Ik ben iemand die lijstjes maakt voor ALLES. Te plegen telefoontjes, op-te-volgen taken vanuit vergaderingen, willekeurige ideeën voor nieuwe projecten; noem het maar op en ik heb er vast al eens een lijstje van gemaakt. Waarom? Omdat ik weet dat je hoofd héél slecht is in dingen onthouden. En omdat ik de hele werkdag door heel veel ideeën bedenk – voorkom ik graag de chaos in mijn hoofd door ze ERUIT te halen. En op een to do lijst te zetten. Maar niet alle to do lijsten zijn hetzelfde en ze zijn zeker ook niet allemaal even waardevol. Hoe kun je op je werk een to do lijst maken die dat wél is? Wanneer helpt het je vooruit, en wanneer niet? En wat zijn voorbeelden en templates die ik aanraad, zowel online als om te printen? Ik deel het allemaal met je!
Een to do lijst: wat is het eigenlijk?
Laten we bij het begin beginnen: wat is een to do lijst eigenlijk? Natuurlijk: een to do lijst is een lijst met taken die je wilt doen. En ik raad je ook altijd aan om daar een fysieke of digitale lijst van te maken, en niét in je hoofd proberen te onthouden wat je allemaal moet doen.
Waarom taken opschrijven heel belangrijk is
Ik kan dit niet vaak genoeg herhalen: je hersenen zijn SUPER SLECHT in dingen onthouden.
In het boek Grip van Rick Pastoor (lees ook mijn review) staat hierover een interessante afbeelding. Stel dat iemand je ‘s ochtends heel vroeg belt. Je neemt niet op en je belooft diegene om terug te bellen. Maar dat schrijf je nergens op. Dan gebeurt waarschijnlijk het volgende:
Je gaat door je dag, en telkens op willekeurige momenten (die meestal niet goed uitkomen) denk je even: goh, ik moet die persoon nog terugbellen. Het leidt je vier keer af van wat je eigenlijk aan het doen bent en de vijfde keer bel je toch maar eens terug.
Stel je nu voor dat je zo omgaat met álles wat je nog moet doen, doordat je álles in je hoofd bewaart. Je kunt je voorstellen dat het een drukte van jewelste wordt en dat je continu afgeleid wordt door ál die verschillende taken.
Terwijl als je ze opschrijft, je ze UIT je hoofd haalt en je erop terugkomt wanneer JIJ dat wilt.
Dit werkt wel alleen als je op je to do lijst kunt vertrouwen
Er is wel een belangrijke voorwaarde aan het uit je hoofd halen van taken. Als je taken opschrijft op een lijstje, waarvan je éigenlijk al weet dat je er nooit bij terug gaat komen, dan zijn je hersenen slim genoeg om te denken: “Ja hallo, daar gaan we niet op vertrouwen, ik ga je vandaag alsnog vijf keer eraan herinneren!”
Als je een werkwijze hebt waarbij je terugkomt op die lijst, doordat je dit ook écht doet, dán laten je hersenen het los als je iets opgeschreven hebt.
Dus wil je dat je to do lijst je helpt om:
- Dingen uit je hoofd te halen
- Iets te DOEN met de dingen die je uit je hoofd hebt gehaald
Maar een to do lijst is daar niet altijd even geschikt voor. Daarover zo meer. Eerst wil ik het namelijk even hebben over het verschil tussen een to do lijst, planning en agenda.
De to do lijst versus de agenda versus de planning
Dit is hoe ik het zie:
- Een to do lijst is een lijst met taken, niet meer en niet minder.
- Een planning is een lijst met taken, maar dan in ieder geval bewust geordend op prioriteit en haalbaar in de periode waarvoor je de planning hebt gemaakt.
- Een agenda bevat taken of afspraken die op een bepaalde dag en/of tijdstip moeten gebeuren. (Optioneel kun je ook je planning IN je agenda maken.)
Een to do lijst is een simpele lijst. Daar is in principe niets mis mee, maar het wordt een uitdaging als er honderd dingen zijn die je nog wilt of moet doen op je werk, en je daardoor in die lange lijst het overzicht kwijtraakt in wat wanneer moet gebeuren.
Dat is waarom ik meestal aanraadt om op je werk niet te werken met een to do lijst, maar met een planning. Werktaken worden vaak snel complex en lange termijn, en het zijn er vaak te veel om op korte termijn te doen, waardoor je met een simpele to do lijst het overzicht gemakkelijk kwijtraakt. Ook kun je geen goede verwachting afgeven aan bijvoorbeeld klanten, als je niet inzichtelijk hebt wanneer je verwacht welke taak te kunnen doen. En dat veroorzaakt stress en onrust.
Gebruik de to do lijst op je werk als startpunt, om je hoofd leeg te maken, en maak er vervolgens een planning van.
Overigens kán een to do lijst in bepaalde situaties zeker wel werken. Met name:
- Voor de hele korte termijn. Als er een project is waarvan de deadline vandaag of morgen is, en er zijn een aantal dingen die je niet mag vergeten te checken, nog moet navragen of nog moet opsturen, kan het fijn zijn om dat gewoon even snel uit je hoofd te halen en bij de hand te houden. Immers heeft dat dan sowieso even prioriteit.
- Voor privé. Je kunt gerust een to do lijst maken van de huishoudelijke taken die je thuis wilt oppakken. Daar hoeft echt geen tijdsinschatting en prioriteitenlijst aan te pas te komen. Hiervoor hoef je namelijk geen verwachting af te geven aan anderen, en het maakt ook niet zo veel uit in welke volgorde dingen gebeuren en of ze wel écht allemaal vandaag gedaan worden. Maar hiermee haal je misschien wel wat onrust uit je hoofd over de klusjes die nog gedaan moeten worden. Wil je aan de slag met structuur in je privéleven thuis aanbrengen, bekijk dan eens mijn online cursus Structuur in huis.
Maar als we het hebben over de totale planning van wat je wanneer gaat doen op je werk, is een to do lijst waarschijnlijk niet houdbaar. Of die geeft op z’n minst onrust en stress.
Waar kun je een to do lijst (en/of planning) maken?
Een to do lijst kun je natuurlijk in elk willekeurig notitieboek of document maken. Maar het maken van een to do lijst en planning mag ook best LEUK zijn. Immers zorgt dat ervoor dat je het er vaker bij pakt, je werkwijze volhoudt, en het leuk vindt om te doen, in plaats van als een verplicht klusje waar je continu tegenop ziet (en dus ook sneller uitstelt).
Daarom vind je hieronder allerlei tips en voorbeelden voor waarin je jouw to do lijst kunt maken:
To do lijst maken in een boekje
Wil je de to do lijst graag maken in een boekje op papier? Kijk dan hier eens naar:
- Mijn favoriete HEMA notitieboekjes. Ik ben groot fan van de betaalbare, maar leuke boekjes van de HEMA en er zijn een aantal varianten die ze altijd in de collectie hebben.
- Zoek je hoge kwaliteit notitieboeken? Dan raad ik die van Moleskine aan. Een mooie leren kaft en fijn papier. Kan jaren mee (zodat je over 10 jaar nog eens terug kan kijken waar je nu allemaal mee bezig bent ;-) ).
- Misschien is de bullet journal methode iets voor jou. Dit is een werkwijze om echt een planning te maken (en dus niet alleen een to do lijst) in een simpel notitieboek.
- De Purpuz planner. Een weekplanner met een focus op wat langere termijn plannen op basis van doelen – ideaal dus als je een beetje ambitieus bent.
- De HEMA deskplanner. Ik heb ‘m al jaren en pak hem er af en aan bij om het overzicht te creëren in mijn week als ik daar op dat moment behoefte aan heb.
To do lijst online maken: digitale app tips
Een to do lijst kun je ook zéker digitaal maken. Ik schreef al eerder een artikel over mijn favoriete planning apps. Todoist is mijn absolute favoriet – en hier lees je mijn Todoist review.
Of klik op de button, meld je aan voor mijn e-mails en ontvang gratis de planning app kiezen gids, waarin ik vijf planning apps op allerlei vlakken met elkaar vergelijk:
Meld je aan voor mijn e-mails en ontvang gratis de Planning app kiezen gids!
Zoek je een geschikte planning app, maar weet je niet welke het beste bij jou past? Lees waar je over na moet denken én mijn vergelijking van 5 apps op 11 onderdelen! Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daarbij gratis toegang tot de gids:
Een to do lijst voorbeeld template voor Excel
Wil je jouw to do lijst maken in Excel? Daarvoor heb ik een voorbeeld template wat je gratis erbij krijgt als je aanmeldt voor mijn e-mails. Vul hieronder het formulier in:
Ontvang gratis structuur in je werk tips (incl. Excel planning template)
Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Mevrouw Structuur en gratis tips om meer rust en overzicht in je werk te creëren. Plus nu als bonus GRATIS een Excel planning template!
In 7 stappen van je to do lijst een planning maken
Wil jij van je to do lijst een planning maken, omdat er véél taken zijn die je nog moet doen en je overzicht wilt in wat je wanneer gaat doen? Dit is hoe je dat kunt aanpakken in 7 stappen:
- Zorg dat je to do lijst compleet is. Zorg dat ALLES wat je nog moet of wilt doen op je werk erop staat. Als je namelijk een mooie planning maakt, maar je vergeet de helft van de taken die je moet doen, dan gaat je planning héél snel achterhaald zijn.
- Splits je to do lijst op. Wat ga je deze week doen en wat ga je later doen? De belangrijkste taken geef je prioriteit en doe je deze week. Bij het bepalen van wat prioriteit heeft, denk bijvoorbeeld hierover na:
- Wat heeft een deadline?
- Wat brengt me dichter bij mijn doelen?
- Wat helpt mijn klanten het meest?
- Wat staat al het langste open?
- Bepaal hoeveel tijd je denkt dat elke taak die je deze week wilt doen kost. Je kunt dit gewoon bij de taak erbij schrijven of typen.
- Bepaal hoeveel tijd je hebt om je taken op te pakken. Als je 40 uur werkt, je hebt 10 uur aan afspraken staan, en je bent gemiddeld een uur per dag kwijt aan e-mail en andere dingen die tussendoor komt, dan heb je 25 uur om vol te plannen.
- Bekijk of de taken die je deze week wilt doen in je week passen, of dat je meer taken door moet schuiven naar een later moment.
- Bepaal welke taken van je weekplanning, je vandaag wilt doen. Kies de ALLERbelangrijkste taken uit en zorg dat dié in ieder geval gedaan worden.
- Bepaal een vast moment waarop je dit proces herhaalt en je planning voor volgende week maakt!
Dat waren de to do lijst naar planning stappen! Kun je hierbij extra hulp gebruiken? Kijk dan eens of mijn planning cursus of workshop dag iets voor jou is:
Planning cursus
Zelf een overzichtelijke en haalbare planning maken én onderhouden
In deze planning cursus ga je stap voor stap overzicht creëren in je taken, zodat je altijd weet wat je wanneer moet én wilt doen (zelfs als er continu dingen veranderen). Je gaat dus letterlijk van to do lijst naar planning. Deze cursus is ideaal voor werknemers of kleine ondernemers met een kantoorbaan. De cursus bevat de basis stappen die je kunt volgen met elk planning hulpmiddel.
1-op-1 workshop dag
Samen met mij een planning structuur én werkwijze bepalen
Tijdens een 1-op-1 workshop dag krijg je op maat advies over je planning van mij. We videobellen, jij deelt je scherm, en we gaan samen aan de slag met je planning maken en een werkwijze bepalen om hem te onderhouden. Zo pakken we direct uitdagingen en problemen die jij tegenkomt aan. Hiervoor maakt het niet uit hoe je op dit moment een to do lijst of planning maakt. En zie je jezelf als een beetje digibeet maar wil je wel graag online plannen? Da’s geen probleem, ik loods je door alles heen en geef je direct tips om dingen sneller en efficiënter voor elkaar te krijgen.
Dit artikel bevat affiliate links. Dat betekent dat als jij iets koopt, ik een percentage daarvan ontvang. Je betaalt daardoor nóóit meer en ik promoot alleen dingen waar ik zelf ook echt fan van ben. Lees ook mijn disclaimer.
Hoi! Ik ben "Mevrouw Structuur"
Ik ben Linda en ik help jou met je agenda, planning, mailbox en documenten op orde brengen. Meer structuur in je werk creëren dus! En daarom noem ik mezelf Mevrouw Structuur – met een knipoog, want ik neem mezelf niet zo serieus als “mevrouw” misschien suggereert. Ik wil rust en overzicht creëren juist leuk maken voor je!
Ik deel gratis inspiratie in mijn blog en in mijn e-mail nieuwsbrief. En ik bied een ruim aanbod e-cursussen over structuur aan, die je op jouw tempo en jouw eigen tijd kunt volgen. Daarnaast bied ik workshops aan, online en op locatie, waarin ik individuele werknemers en kleine teams help om meer structuur aan te brengen in hun werkdagen, met als doel om meer rust én plezier uit hun werkdagen te halen.