Is jouw mailbox helemaal vol en kun je geen nieuwe e-mails meer ontvangen? Of wordt je inbox traag doordat er zo veel mails in staan? In deze blog vind je praktische en slimme tips om snel je mailbox te legen én ‘m in de toekomst ook minder snel vol te laten stromen. Zo kun je jouw mailbox leegmaken in Outlook, Gmail of een ander mailprogramma!

Waarom is je mailbox vol?

Je e-mailprovider of de ICT afdeling van je werk heeft een grens gesteld voor hoeveel ruimte jouw e-mails in beslag mogen nemen. Als je de grens bereikt, kun je geen nieuwe e-mails meer ontvangen en dat is natuurlijk nogal onhandig. Je kunt in gesprek gaan met de ICT afdeling om de grootte te verruimen óf bij je e-mailprovider een groter pakket afnemen, maar je kunt ook kijken of je jouw mailbox leeg kunt maken. Vaak zit het probleem ‘m namelijk in een kleine selectie e-mails die toevallig hele grote bijlagen hebben en daardoor een enorm groot deel van de beschikbare ruimte in beslag nemen.

Een te volle mailbox leegmaken: dit zijn de 3 dingen om te doen

Is er nood aan de man en kun je op dit moment helemaal niks meer met je mailbox, omdat je continu de melding krijgt dat ‘ie vol zit? Of omdat anderen bij je aangeven dat hun e-mails naar jou niet aankomen, omdat je mailbox vol is? Tijd om deze 3 nood stappen te zetten voor het leegmaken van je mailbox, om ‘m zo snel mogelijk weer enigszins bruikbaar te maken:

Verwijder de e-mails die de meeste ruimte in beslag nemen

De slimste strategie bij het leegmaken van een volle mailbox is: beginnen bij de e-mails die de meeste ruimte in beslag nemen. Want die zorgen er voornamelijk voor dat je mailbox zo vol raakt. Je wilt daarom je e-mails óf filteren, óf sorteren op grootte. Dit is hoe je dat doe bij verschillende e-mailproviders:

Grote e-mails vinden in Gmail:

1. Klik bovenaan op de schuifjes helemaal rechts van de zoekbalk.

2. Een zoekvenster opent. Ga in het zoekvenster naar de regel ‘Grootte’ en zet ‘m ‘Groter dan 10 MB’. Klik op zoeken en je ziet automatisch de mails die groter dan 10 MB zijn – dit zijn vrij grote e-mails.

3. Als volgende stap kun je ook nog filteren op steeds iets kleinere e-mails, bijvoorbeeld 5 MB, 2 MB, enzovoort, net zolang totdat je de ruimte beschikbaar hebt die je wilt!

Grote e-mails vinden in Outlook:

1. Klik bovenaan in Outlook op de zoekbalk. Rechts verschijnt de optie om op een pijltje naar beneden te klikken. Klik vervolgens op ‘+ Meer opties toevoegen’

2. Selecteer ‘Berichtgrootte’ en klik op Toepassen.

3. Klik opnieuw op de zoekbalk en het pijltje naar beneden. Typ bij berichtgrootte 10MB en je krijgt de mails te zien die groter zijn dan 10MB.

4. Als volgende stap kun je ook nog filteren op steeds iets kleinere e-mails, bijvoorbeeld 5 MB, 2 MB, enzovoort, net zolang totdat je de ruimte beschikbaar hebt die je wilt!

Bij andere e-mailproviders werkt het vaak ongeveer hetzelfde! Kom je er niet aan uit? Zoek op Google hoe dit moet.

Check of het probleem echt door e-mail komt

Bij veel bekende e-mailproviders tellen niet alleen e-mails mee in de beschikbare ruimte, maar bijvoorbeeld ook documenten die je in hun online cloud verzamelt. Check daarom wat er precies voor zorgt dat je geen ruimte meer beschikbaar hebt.

• Check hier bij Google/Gmail waardoor de opslag vol is
• Check bij Outlook waardoor de opslag vol is

Heb je een andere e-mailprovider? Zoek op Google hoe je meer inzicht kunt krijgen in de opslag of vraag het op je werk aan de ICT afdeling.

Leeg de prullenbak

Klaar met je opschoonactie? Maak dan je prullenbak leeg! Vaak zie je niet gelijk effect van al je verwijderde e-mails, omdat ze zich nog in de prullenbak bevinden. Door deze leeg te maken zijn de e-mails écht weg en moet je weer wél plek krijgen in je mailbox.

Je mailbox in de toekomst niet hóeven leegmaken met deze 4 tips

Wil je voorkomen dat je mailbox (opnieuw) helemaal vol raakt of je mailprogramma super traag wordt? Dan heb ik nog een aantal extra tips!

Grote bijlagen apart opslaan / versturen

E-mail is super handig, maar niet voor AL het digitale werk. En als je niet al te veel ruimte hebt, is het vooral niet handig om grote bijlagen per mail te versturen. Gebruik hiervoor een dienst zoals WeTransfer, waarmee je gratis grotere bestanden kunt doorsturen, of werk samen met anderen in een online opslag (cloud), zoals Google Drive, Dropbox of OneDrive.

Gebruik mail alleen voor mail

Mail is niet bedoeld om hele grote bestanden uit te wisselen, maar het is evenmin bedoeld als takenlijst of chat hulpmiddel. Daar zijn genoeg (veel betere) alternatieven voor. Door mail alleen te gebruiken voor communicatie die geen haast heeft en/of communicatie die je graag vastgelegd wilt hebben, bespaar je jezelf een hoop potentieel werk in de toekomst. Want hoe minder mail, hoe beter vindbaar de mails zijn die er wél in je mailbox staan, en hoe sneller je mailbox is.

Bekijk hier mijn planning app tips om taken in te plannen

Wil je mail slimmer gebruiken? Daar kan ik je ook bij ondersteunen! Plan een gratis kennismaking om de mogelijkheden te bespreken.

Ruim je mailbox écht goed op

Naast de grootste e-mails verwijderen zodat je mailbox überhaupt weer bruikbaar is, kan het ook waardevol zijn om je mailbox écht een keer goed op te ruimen en mails die je nooit meer nodig gaat hebben, te verwijderen. Dat is vooral waardevol als je mailprogramma trager wordt door meer e-mails (dit kan vooral bij Outlook gebeuren), of als je heel vaak oude e-mails moet terugzoeken. Heb je van beide geen last, kun je natuurlijk ook besluiten om je e-mailarchief te laten voor wat het is en het vanaf nu slimmer bij te houden.

Je mailbox vanaf nu op orde houden met mailbox werkwijze

Ben jij iemand die alle mails laat binnenstromen in de inbox, en de mails er tussenuit pikt waar je écht wat mee moet doen? Dan durf ik te zeggen dat dat af en toe een onrustig gevoel geeft. Want wat als je een belangrijke e-mail bent vergeten eruit te pikken? Daarnaast raakt je mailbox zo waarschijnlijk langzaam dichtgeslipt met allerlei e-mails die je écht niet hoeft te bewaren, zoals e-mails met tijdelijke aanbiedingen of die alleen “Bedankt!” bevatten.

Zorg daarom dat je je inbox bijhoudt en regelmatig helemaal leegmaakt. Hiervoor kun je de inbox zero strategie gebruiken, daar schreef ik al eerder een aparte blog over: Lees hier mijn tips voor het werken met een inbox zero strategie.

Ook heb ik een gratis stappenplan voor je wat je helpt bij het leegmaken van je inbox, zelfs als er nu heel veel e-mails in staan. Je ontvangt deze helemaal gratis als PDF als je aanmeldt voor mijn e-mails:

Meld je aan voor mijn e-mails en ontvang gratis PDF stappenplan voor een lege inbox!

Loopt jouw mailbox over? Besteed je veel te veel tijd aan e-mail? Ervaar je stress van e-mail? Met het Stappenplan voor een lege inbox ga je snel en efficiënt je inbox verwerken! Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daarbij gratis het PDF stappenplan:

En ben je op zoek naar een lange termijn verbetering in de manier waarop je met e-mail omgaat? Dan heb ik twee opties voor je: