Ik hou van structuur! Niet voor niets noem ik mijn bedrijf natuurlijk “Mevrouw Structuur”. Maar wat bedoel ik eigenlijk met gestructureerd werken? Waarom vind ik het ZO belangrijk om meer rust en overzicht te creëren in je werkdagen? En hoe kun je structuur aanbrengen in je werk? Ik deel het met je in deze blog!

Wat is gestructureerd werken voor mij?

Gestructureerd werken betekent voor mij dat je overzicht hebt in alle plekken waar nieuwe informatie en taken binnenkomen en/of waar je ze ter referentie bewaart. Ook heb je hier een werkwijze voor, zodat je weet wat je wanneer gaat doen en waar je de nodige waardevolle informatie kunt vinden als je het nodig hebt.

Structuur aanbrengen in je werk kan wat mij betreft in de volgende zaken:

• Agenda
• Planning
• Mailbox
• Documenten
• Notities

Waarom is overzicht en een werkwijze belangrijk om gestructureerd te werken?

Zonder structuur heb je wat mij betreft geen grip op je werkdag en werk je minder efficiënt. Dat heeft 3 redenen:

Zonder structuur in je werk kun je geen prioriteiten stellen

Als je geen overzicht hebt in alle taken die je moet doen, mails die je moet beantwoorden, afspraken die je nog moet opvolgen en noem het maar op, dan weet je ook niet wat het belangrijkste is om eerst te doen. Of wat je het beste als eerste kunt doen om je klanten het verst vooruit te helpen. Of welke taak je moet doen om een beter beeld te krijgen van hoe vol je agenda de komende tijd is. Door overzicht te hebben, kun je bepalen wat jij belangrijk vindt, en daardoor bewuster werken aan jouw doelen en volgens jouw (voor)waarden.

Zonder structuur in je werk kun je niet aan verwachtingsmanagement doen

Als een klant op dit moment aan jou vraagt: “wanneer heb je tijd om deze opdracht uit te voeren?” – kun je daar dan binnen een paar minuten antwoord op geven?

Als je structuur in je werk hebt gecreëerd als het goed is wel. Je weet namelijk welk werk er op je bordje ligt – en dus ook waar er ruimte is om er iets bij te doen, of wat eventueel verder vooruit geschoven kan worden en wat niet.

Zo kun je gemakkelijker tegen je klant, cliënt of collega zeggen: “Dit pak ik volgende week op” in plaats van “Oh ja misschien lukt het morgen wel” – omdat je niet beseft dat je dan die ene veel belangrijkere taak dan wéér moet doorschuiven.

Niet gestructureerd werken kost extra veel tijd

Ja – structuur aanbrengen in je werk kóst tijd. Je mailbox is niet vanzelf op orde en een planning werkwijze bedenkt zichzelf niet. Maar wat vaak niet beseft wordt is dan het ook heel veel tijd bespaart. Maar die tijd die bespaard wordt is vaak veel meer versnipperd over je werkdag – waardoor je niet altijd het gevoel hebt dat je ‘m bespaart als je wél gestructureerd werkt.

Als je geen structuur hebt aangebracht in je werkdag:

• Moet je steeds zoeken naar dat éne document
• Check je krampachtig je e-mails om te zien of je niets over het hoofd hebt gezien of vergeten bent te beantwoorden (of je vergeet ze juist te beantwoorden – met alle potentieel negatieve gevolgen van dien)
• Ben je gedurende de dag jezelf continu aan het afvragen: ben ik nu echt de belangrijkste taak aan het doen? Wat is het volgende dat ik moet doen? Wat mag ik niet vergeten?
• Zit je in afspraken die je vergeten bent voor te bereiden of waarvan je vergeten bent om ook maar iets te doen met de actiepunten uit de voorgaande afspraak – waardoor deze afspraak éigenlijk nutteloos is (want je herhaalt alleen maar wat je vorige keer al besproken hebt)

En zo kan ik nog wel even doorgaan. Structuur aanbrengen in je werk zorgt ervoor dat je in controle bent van je werkdag, proactief kunt zijn en goed kunt inschatten wat er belangrijk is en wat niet. En nog mooier: doordat je proactief bent, kun jij focussen op de taken die het meest waardevol vindt en op die manier meer plezier halen uit je werk.

Hoe begin je met structuur aanbrengen in je werk?

Gestructureerd werken met inboxen

Je kent de inbox ongetwijfeld van je e-mail. Komt er een mail in je inbox, dan moet je daar iets mee doen. Dat is het idee.

Maar naast je e-mail inbox heb je, bewust of onbewust, nog veel meer inboxen. Waar schrijf je taken op waar je nog iets mee moet doen? Waar laat je aantekeningen van afspraken waar je nog iets mee moet doen? Wat doe je met documenten waar je nog iets mee moet doen? Dat zijn óók allemaal inboxen.

Breng in kaart waar taken zich verzamelen, zodat je ook die inboxen kunt gaan bijhouden net als je e-mail inbox, en overzicht hebt in waar nieuw werk vandaan komt.

Heb een werkwijze: wanneer gaat wat waarheen?

Ik schreef eerder in deze blog: structuur aanbrengen in je werk kan wat mij betreft in de volgende zaken:

• Agenda
• Planning
• Mailbox
• Documenten
• Notities

Wil je gestructureerd werken? Zorg dan dat je voor elk van deze plekken een werkwijze bepaalt. Denk bijvoorbeeld na over:

• Waar bewaar je wat?
• Waar staan dingen waarmee je nog iets moet doen?
• En waar staan dingen waarmee je niets meer hoeft te doen?
• Hoe zorg je dat je iets doet met alle informatie die binnenkomt of die je zelf opschrijft op deze plekken?

Schrijf dit letterlijk eens een keer uit voor jezelf. Wat doe je nu en waar gaat het nu wel eens mis? Of wat kun je verbeteren?

Gebruik hulpmiddelen (waar ze voor bedoeld zijn)

E-mail is gemaakt om contact te hebben met anderen en informatie te delen. Je agenda is gemaakt om afspraken in te zetten. Je documenten bestaan om bestanden in op te slaan. Allemaal stuk voor stuk hartstikke handig en waardevol. Gebruik ze ook daarvoor.

E-mail is niet gemaakt om continu to do lijsten naar jezelf te sturen. Je documenten zijn niet gemaakt om e-mails in op te slaan. En je agenda is niet gemaakt om “misschien ga ik dit doen”-taken in toe te voegen. Gebruik ze dan ook niet daarvoor.

En kies juist wel bewust een hulpmiddel voor je planning. Bijvoorbeeld:

• Een planning app zoals Todoist
• Een programma wat je al kent zoals Excel
• Een papieren planner zoals de Purpuz planner
• Of als je juist wel graag op exacte datums en tijden plant: je agenda

Elk van deze programma’s kan prima werken om een planning in te maken, zolang het de mogelijkheden biedt die jij nodig hebt.

Je planning is de plek waar ALLES staat wat je wilt doen. Dus als er een document is wat je nog af moet maken, is dat een taak voor op je planning. Als er uit je e-mail een taak komt die je nog moet doen, is dat een taak voor op je planning. En ga zo maar door.

Heb overal dezelfde indeling

Vervolgens kun je in elk hulpmiddel dezelfde indeling aanhouden, zodat je altijd weet wat je waar kunt vinden.

• Zijn je mailmappen nu ingedeeld met een map per klant? Doe dat ook zo in je documenten en planning app.
• Zijn je documenten nu ingedeeld met een map per project? Doe dat ook zo in je notitie programma en mailbox.

Overweeg het volgende:

• Maak de indeling niet te moeilijk. Hoe meer mappen en submappen, hoe meer tijd het kost om te bepalen waar je iets het beste kunt laten.
• Zorg dat je gemakkelijk bij de mails, documenten en taken kunt die je het vaakste nodig hebt.
• Maak pas extra mappen als als je er ook daadwerkelijk (meerdere!) taken, mails, notities of documenten zijn om in deze mappen te bewaren.

Doe een wekelijkse review

Een wekelijkse review is een vast moment waarop je terugblikt op de afgelopen week en je planning maakt voor de komende week. Tijdens een wekelijkse review kun je alle verschillende inboxen leegmaken en bepalen wat je met alle verzamelde informatie gaat doen. Je kunt controleren of er geen taken of e-mails te lang open blijven staan. Je kunt checken of je geen afspraak bent vergeten op te volgen. Zo ben je altijd weer bij na één week, en kun je erop vertrouwen dat zaken nooit langer blijven liggen.

Maak een checklist voor deze wekelijkse review, die je er altijd even bij kunt pakken om te controleren of je alles weer bijgewerkt hebt. Zo’n wekelijkse review werkwijze kunnen we ook samen implementeren. Benieuwd hoe ik jou zou kunnen helpen? Plan gerust een gratis kennismaking.

Waar kan jij het beste beginnen met structuur aanbrengen in je werk?

Dat waren de tips om aan de slag te gaan met gestructureerd werken! Ben jij benieuwd op welk punt jij het beste kunt starten met meer structuur aanbrengen in je werk? Doe de quiz en ontdek jouw structuur struikelblok: dat wat jou het meeste tegenhoudt om meer rust en overzicht in je werkdag te creëren: