Ik maak altijd en overal lijstjes voor. En hoewel het soms heel fijn is om gewoon vooral je gedachten op papier te zetten, heb je andere keren gewoon hard je to do lijst nodig om alles af te werken. En voor die laatste situatie – het snel en succesvol maken en afwerken van die lijst – geef ik vandaag een aantal tips!

Maak je to do lijst per dag

Heb je simpelweg op een rijtje gezet wat je wilt of moet doen? Dat is een goede stap, maar daarna zou je ook even realistisch kunnen kijken naar wat je kúnt doen. Maak een lijst van de dingen die je ook echt vandaag af kunt maken, en verdubbel daarbij de tijd die je inschat over een taak te doen. We zijn over het algemeen namelijk optimistisch bij het inschatten van hoeveel we kunnen doen ;-). De rest van de taken laat je liggen tot morgen, of zet je alvast op een planning voor de rest van de week. Over het maken van een weekplanning kun je in deze blogpost meer lezen.

Stel prioriteiten in je to do lijst

Naast inschatten wat je vandaag kunt doen, is het ook goed om eens na te denken over wat nu echt belangrijk is en wat je zou moeten doen. Kun je niet iets niét doen?! Daarbij is het goed om na te denken over wat prioriteit heeft. Een goede manier om dit te doen is door middel van de prioriteitenmatrix, waarbij je bij elke taak nadenkt over of deze urgent en/of belangrijk is. Op basis daarvan beslis je wat je met de taak doet en wanneer je ‘m doet.

Doe het op jouw manier

Een to do lijst werkt het beste als je deze op een manier maakt die jij fijn vindt. Het motiveert! Op mijn blog heb ik talloze manieren aangehaald maar misschien maak jij ‘m op een andere manier, die voor jou perfect werkt. Gebruik die dan ook! Als je weet dat dit voor jouw werkt en het jou productief maakt, is dit voor jou waarschijnlijk een goede, zo niet de beste manier. Nog geen ideale manier gevonden? Dan raad ik je zeker aan om verder te lezen over verschillende opties om to do lijstjes in te maken:

• Op papier met tijdsinschatting
• Met de Todoist app
• Met een 3-takenlijst
• Volgens de bullet journal methode
• Op basis van de prioriteitenmatrix
• Via de Trello web app
• Met de Hema desk planner
• Volgens de Gettings Things Done methode

Lees ook mijn artikelen over een planmethode kiezen en gebruik mijn gratis planning app kiezen gids als je een online app zoekt die voldoet aan je eisen.

Plan op tijd

Hiermee bedoel ik niet dat je op tijd moet beginnen (al is het altijd aan te raden om je lijstje alvast de avond van tevoren te maken, zodat je op de dag zelf meteen aan de slag kunt). Ik bedoel dat het kan helpen om een tijdsplanning te maken. Hoe laat begin je en wat ga je dan doen? Wanneer moet dat klaar zijn en kun je met de volgende taak beginnen? Hierbij kun je zo breed of specifiek plannen als jij wilt. Je kunt elke subtaak een tijd meegeven en pauzes ook inplannen, of je kunt alleen tijdblokken plannen waarbinnen je allerlei verschillende taken wilt afmaken.

Kijk vooruit

Je kunt je to do lijst ook helemaal “andersom” maken. Daarmee bedoel ik: je maakt niet een lijst van je to do’s om daarna te kijken wat je vandaag kunt doen, maar je begint eerst van veraf en maakt daarna de tijdsperiode steeds korter. Zo verschuif je to do’s over verschillende “bakjes”. Dit komt deels uit de Getting Things Done methode. Stel deze vragen:

• Wil ik dit ooit doen of dit jaar?
• Wanneer dit jaar – wil ik dit later dit jaar doen of deze maand?
• Wanneer deze maand – wil ik dit later deze maand doen of deze week?
• Wanneer deze week – wil ik dit later deze week doen of vandaag?

Op deze manier heb je niet alleen overzicht in wat je nu moet doen, maar ook in wat er in de toekomst gepland staan. Je zou zelfs al kunnen uitwerken in welke week je de dingen gaat doen die je deze maand wilt doen, en in welke maand je de dingen gaat doen die je dit jaar wilt doen. Lees ook meer over het maken van een jaarplanning of bekijk mijn e-book Plan jouw jaar eens.

Blijf je to do lijst verbeteren

Je kunt jezelf altijd blijven verbeteren en je to do lijst ook. Je kunt aanleren steeds kritischer te worden in het stellen van prioriteiten en wat je wel en niet doet. Je kunt beter leren inschatten wat je kunt doen op een dag door bij te houden hoe lang je écht over taken doet (bijvoorbeeld met Toggl). Je kunt beter leren vooruit plannen door concrete doelen en toekomstplannen. En als je vastloopt, kun je je ook eens je lijst op een totaal andere manier maken; misschien ontdek je dat deze nieuwe manier je nog productiever maakt. Er valt altijd wat te verbeteren!

Kun je nog meer tips gebruiken?

Dat waren de 6 tips! Kun jij nog meer tips gebruiken voor het slim maken én volgen van je to do lijst? Dan heb ik nog iets voor je! Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daarbij NU helemaal gratis de checklist haalbare planning. Deze checklist helpt je nagaan of je to do lijst voor vandaag ook echt realistisch en haalbaar is – en geeft je dus ook tips over hoe je ‘t nog slimmer aan kunt pakken. Vul het formulier in:

Ontvang gratis tips en updates (incl. gratis checklist voor een haalbare planning)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus GRATIS de checklist die je helpt om een haalbare planning te maken!

En is het tijd voor een volgende stap en wil je ECHT serieus aan de slag met plannen? Bekijk dan ook eens de online cursus Krijg het gedaan!