Kijk je naar jouw to do lijst of planning voor vandaag en denk je dan: pfoe, hoe ga ik dit voor elkaar krijgen?! Dan is dit artikel voor jou. Wanneer je een druk, overweldigd of zelfs stress gevoel krijgt van jouw to do lijst, werkt dat niet prettig. Ik deel mijn tips om je minder overweldigd te laten voelen door jouw to do lijst.

Is je to do lijst wel compleet?!

Misschien voel je je wel vooral overweldigd omdat je weet dat er naast je takenlijst ook nog een lijst van “te beantwoorden” mails in je mailbox hangt, iemand anders je ook nog wat heeft gevraagd om te doen, en je ook nog wat post its met taken rond hebt slingeren.

Zorg er daarom als eerste voor dat je werkt met gewoon één lijst, en dat daar ook echt alles op staat wat je moet doen. Doe bijvoorbeeld een korte versie van de braindump (in dit artikel lees je daar meer over). Zorg dat je eindigt met een complete lijst van alles wat je moet doen. Je bent daardoor waarschijnlijk nog steeds overweldigd, maar als het goed is geeft het ook al een beetje overzicht wanneer je weet dat alles wat je moet doen, daar op die lijst staat.

Bekijk of je to do lijst realistisch is

Als je vervolgens één overzicht hebt van alles wat je moet doen, is het tijd om te bepalen of jouw lijst überhaupt haalbaar is vandaag. Misschien staan er wel 15 taken op die allemaal 2 uur duren. We kunnen allemaal berekenen dat dat niet past op een dag.

Schrijf daarom bij elke taak op jouw lijst een tijdinschatting. Hoe lang denk je erover te doen? Ook als je het lastig vindt om dit te bepalen, geef je een inschatting. En zit nogal een verschil tussen een grove inschatting van een half uur of 3 uur.

Tel vervolgens op hoeveel tijd je verwacht dat al deze taken bij elkaar in beslag gaan nemen. Als dat meer is dan de tijd die jij vandaag hebt, dan is de conclusie makkelijk: je moet gaan schrappen. Het kán gewoon niet allemaal.

Besef dat je nooit alles kan doen

Er is altijd zoveel te doen, te zien en te lezen. Besef je dat niemand álles kan doen. Besef je dat bij alles wat je wél doet, je er ook voor kiest iets anders niét te doen. En dat geldt voor alles: iemand die een droomreis maakt kiest ervoor om die tijd niet te besteden aan het zoeken naar een droombaan en andersom. Iemand die veel tijd besteedt aan feestjes leest wellicht minder boeken, en andersom.

Zo werkt het ook bij jouw to do lijst: alles wat je kiest wel te doen, doe je ten koste van wat je niet gaat doen. Daarom kun je maar beter bewust kiezen wat je wél gaat doen, en stoppen met je druk maken om die andere dingen.

Bepaal wat prioriteit heeft

Misschien ben je tot de conclusie gekomen dat je prima vandaag alle taken kunt doen. Dan kun je gewoon aan de slag gaan en moet het goedkomen. Stel daarbij wel prioriteiten: begin met de belangrijkste dingen, zodat je zéker weet dat die gedaan worden.

Als je tot de conclusie bent gekomen dat je nóóit alles vandaag kunt doen, is het stellen van prioriteiten ook heel belangrijk. Daarmee bepaal je dan namelijk niet alleen de volgorde waarin je taken gaat uitvoeren, maar ook wat je wel en niet doet. Als je dan vervolgens de dingen die je niét gaat doen loslaat, helpt dat al een hoop bij het minder overweldigd voelen.

Bij het stellen van prioriteiten, ben ik groot voorstander van het rekening houden met waar een taak in de prioriteitenmatrix valt. Kort gezegd houdt deze theorie in dat alle taken belangrijk of niet belangrijk kunnen zijn. Een taak is belangrijk als deze iets bijdraagt aan je doelen. Ook kunnen alle taken urgent of niet urgent zijn: je moet nu per se actie ondernemen, of niet. 

Liefst wil je zoveel mogelijk belangrijke taken doen. Bedenk je dus welke van de taken die op jouw lijst staan, je het dichtst bij je doelen brengen. Wat wil je per se vandaag doen, omdat dit jou helpt om verder te komen?

Bepaal op basis daarvan de volgorde waarin je de taken uit wilt voeren. Dat kan heel makkelijk: schrijf een “1” bij de taak die je als eerste wilt uitvoeren, een “2” bij de taak die je daarna wilt doen, en ga zo maar door, tot je al je taken hebt gehad. Vervolgens weet je waarmee je kunt beginnen, én welke taken je vandaag eventueel niet kan uitvoeren. Weg overweldigd gevoel, hallo super duidelijk plan voor wat je kunt gaan doen!

Extra tip: bepaal een top 3

Zelf bepaal ik ook heel graag een top 3 aan taken. Welke drie taken wil ik vandaag – hoe dan ook – afronden?! Schrijf dat op, desnoods op een post it die je naast je legt, en neem je voor om tenminste deze taken af te ronden. 3 taken kiezen geeft je focus en zorgt ervoor dat je je dag niet teleurgesteld (en nog steeds overweldigd) eindigt omdat je niet alle vijftien dingen die je eigenlijk wilde doen hebt gedaan (ook al was het bij voorbaat al onrealistisch om dit van jezelf te verwachten).

Zeg nee

Als je hebt bepaald dat je bepaalde taken niet kan doen, dan moet je daar wellicht anderen over inlichten. Ze krijgen pas later antwoord op hun vraag, of jij voert pas later de taak uit die zij van jou verwachten.

In dit artikel deel ik al mijn tips over het nee zeggen tegen anderen. Vind je dat lastig, check dan zeker even de tips. Wanneer je nee hebt gezegd tegen bepaalde zaken zal het je al een stuk meer rust geven, en dus een minder overweldigd gevoel, want je hoeft niet meer al-les te doen.

Neem voldoende rust

Als je to do lijst heel lang is kan het verleidelijk zijn om ook langer aan de slag te gaan. Om veel te lang te blijven werken om maar alles af te krijgen. Of dat nou voor werk, voor school of thuis is. 

Houd daarbij altijd in je hoofd dat rust zó belangrijk is. Er zijn verschillende onderzoeken die aanduiden dat je de volgende dag beter je werk kunt doen, als je je ’s avonds even helemaal hebt afgesloten van je werk en echt een break hebt genomen. Dat geldt voor alles. Je hebt slaap en rust nodig. 

Met rust bedoel ik dat je de tijd neemt voor iets waarmee jij oplaadt voor de volgende dag. Een boek lezen, een bad nemen, of juist met een vriend(in) bijkletsen. Het zorgt ervoor dat je de volgende dag weer vol energie en motivatie begint. En doordat je niet overwerkt bent, zal je ook minder snel zo’n overweldigd gevoel krijgen.

Doe dus zoveel mogelijk, maar stop ook. Want nogmaals – je kunt niet alles (helaas! :-) )