Wil je graag beter leren plannen en organiseren, maar weet je niet zo goed hoe je dit aan kunt pakken? In dit blogartikel deel ik mijn 8 tips om beter te leren plannen en organiseren.

Mijn 8 tips om beter te leren plannen en organiseren

#1 Leren plannen? Start met een braindump

Om te bepalen wat je allemaal kunt plannen en organiseren, starten we met een braindump. Een braindump is niets meer dan het halen van je gedachten uit je hoofd (brain) en ze op papier zetten (dump).

Pak er dus pen en papier bij, of een leeg document op je computer, en start met het maken van een lijst van alle dingen die in je hoofd zitten. Dat mogen dingen zijn die je nog wilt doen, maar bijvoorbeeld ook ideeën.

Loop je vast? Stel jezelf dan bijvoorbeeld de volgende vragen:

• Wat moet ik nog doen?
• Wat wil ik nog doen?
• Wat wil ik bereiken?
• Wat mag ik niet vergeten?

#2 Plannen en organiseren via een takenlijst

Het resultaat van je braindump is vervolgens je basis voor een takenlijst.

Pak die braindump er dus bij en vraag je bij alles wat je opgeschreven hebt af:

Is dit een taak?

Zet alle taken in een lijst. Dit kan gewoon in een tekstdocument op je computer. Of je kunt mijn favoriete app gebruiken: Todoist (lees ook mijn review). Deze lijst wordt je takenlijst.

Sommige dingen die je hebt opgeschreven zullen misschien geen taak lijken, maar het in potentie wel zijn. Wanneer je bijvoorbeeld ‘auto kapot’ hebt opgeschreven, wil je op je takenlijst zetten: ‘garage bellen om auto te laten maken’. 

#3 Bepaal je doelen om goed te leren plannen

Je takenlijst lijkt nu misschien wat overweldigend. Zoveel dingen die je nog moet, wilt en kunt doen. Wat ga je eerst doen?

Om dat goed te bepalen is het zinvol om na te denken over wat je doelen zijn. Wat wil je bereiken met het doen van deze taken? Wil je op je werk klanten helpen hun doelen te bereiken, een expert worden in iets, en/of een promotie behalen? Wil je thuis het huis georganiseerd hebben, een goede relatie hebben, en/of beter worden in de sport die je doet?

Denk daar over na. Gebruik mijn gratis werkblad SMART doelen stellen om goede doelen te stellen.

#4 Stel prioriteiten om slim te plannen en organiseren

Als je doelen hebt gesteld, dan kun je op basis daarvan prioriteiten gaan stellen. Gebruik hiervoor de Eisenhower matrix.

Hierbij beslis je voor al je taken of deze belangrijk en/of urgent zijn.

• Belangrijk: taken die je bijdragen aan het behalen van jouw (al dan niet concrete) doel(en) (doelafhankelijk).
• Urgent: taken die NU aandacht nodig hebben (vaak doordat het te maken heeft met iets of iemand anders) (tijdafhankelijk)

Vervolgens past elke taak in de matrix:

Lees meer over de Eisenhower matrix.

Als je voor een taak hebt bedacht in welke kwadrant deze past, kun je dat gebruiken om te bepalen:

• Of je de taak wel moet doen (als het niet belangrijk is en niet urgent, waarom zou je het dan doen?)
• Wanneer je de taak gaat doen

Denk na over wat de allerbelangrijkste taken zijn en geef deze voorrang.

Vind je dit lastig? In mijn online cursus Krijg het gedaan ga ik hier nog veel dieper op in en help ik je met praktische stappen om slim prioriteiten te stellen!

#5 Verdeel je taken

Je vraagt je nu misschien af hóe je die taken voorrang geeft in je takenlijst. Daar gaan we nu mee aan de slag. Je hebt als het goed is nog steeds een takenlijst in een tekstdocument staan. Verdeel de taken uit deze takenlijst nu over vier lijsten:

• Ooit
• Jaar
• Kwartaal
• Maand

Alle taken wil je ooit doen, maar wat wil je dit jaar doen? En wat wil je dit kwartaal doen? En wat deze maand? Verdeel je taken zodat je een globaal idee krijgt van wat je wanneer wilt doen. Je kunt hierbij natuurlijk zo veel of zo weinig lijsten aanhouden als je wilt, afhankelijk van hoeveel taken je op je takenlijst hebt gezet.

#5 Maak een weekplanning

Vervolgens is het tijd om een weekplanning te maken. Zo kun je bepalen welke taken je deze week wilt doen. Pak je takenlijst er opnieuw bij en bekijk welke taken je deze maand wilde doen.

Welke van deze taken wil je deze week doen? En op welke dag? Maak daarvan een weekplanning. Dat kan in verschillende tools. Zelf ben ik fan van de Purpuz planner en de HEMA deskplanner. Ook gebruik ik vaak Todoist (lees mijn review).

Meer weten over het maken van een weekplanning? Lees dan ook dit blogartikel.

#6 Maak een dagplanning

Vanuit je weekplanning kun je vervolgens bepalen wat je vandaag wilt doen. Kijk naar de weekplanning en bepaal welke taken je vandaag wilt (en kunt!) oppakken.

Ik schrijf mijn dagplanning graag op papier en leg dit naast me weg, zodat ik altijd weet wat de belangrijkste dingen zijn voor vandaag en zodat ik dit altijd kan zien.

Bonus tip: Zorg dat je planning haalbaar is

Tot slot nog een laatste tip! Zorg dat je planning haalbaar is, zodat je dat wat je gepland hebt ook echt realistisch kunt doen op een dag. Enerzijds wil je niet te veel plannen, want dan lukt het je nooit om alles gedaan te krijgen en zal je steeds het gevoel hebben achter te lopen. Anderzijds wil je ook niet te weinig plannen, want dan ga je je misschien vervelen of laat je je sneller afleiden.

Meld je aan voor mijn e-mails via het onderstaande formulier, en je ontvangt daar nu gratis de checklist voor een haalbare planning bij, zodat je kunt checken of jouw planning haalbaar is!

Ontvang gratis tips en updates (incl. gratis checklist voor een haalbare planning)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Mevrouw Structuur en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus GRATIS de checklist die je helpt om een haalbare planning te maken!

En wil jij echt serieus goed leren plannen, en ook echt dóen wat je gepland hebt? Dan heb ik 2 e-cursussen die je kunnen helpen:

In mijn e-cursus Planning op Orde help ik je stap voor stap een planning maken op je werk. De cursus is het meest gericht op werknemers en kleine ondernemers met een kantoorbaan, en helpt je om overzicht te creëren in je werk taken, zodat je weet wat je wanneer moet én wilt doen (ook als er continu dingen veranderen).

In mijn e-cursus Structuur in Huis help ik je stap voor stap om structuur in je taken thuis aan te brengen. Dit is mijn planning cursus voor je privéleven, met planning advies en tips om structuur aan te brengen in allerlei aspecten van je privéleven (zoals het huishouden en tijd voor jezelf maken).

^{Dit artikel bevat affiliate links. Dat betekent dat als jij iets koopt, ik een percentage daarvan ontvang. Je betaalt daardoor nóóit meer en ik promoot alleen dingen waar ik zelf ook echt fan van ben. Lees ook mijn disclaimer.}