Ik word er oprecht blij van als zaken georganiseerd en gestructureerd zijn. Zelfs als het gaat om mijn persoonlijke boekhouding en financiële thuis administratie organiseren en bijhouden. Ik heb dat graag netjes en op orde en helemaal bijgewerkt. Dan weet ik zeker dat alles goed gaat, en dat geeft rust. In deze blog deel ik hoe ik dit aanpak, zodat jij aan de slag kunt gaan met jouw privé administratie opruimen, ordenen, bewaren en bijhouden.

Ik heb het idee dat persoonlijke boekhouding zich steeds meer uitbreidt naarmate je ouder wordt. Verzekeringen, bankzaken, werk, je relatie, auto en andere vervoersmiddelen, huis, kinderen, pensioen… En doordat er zoveel administratiedingen zijn, wordt het soms nu eenmaal een zooitje. Het is fijn om het dan weer op orde te hebben. Het idee dat je geen belangrijke dingen vergeet en dat je weet waar alles is, geeft rust en overzicht. Ik ga al mijn tips voor het organiseren van je administratie met je delen!

PS Wil jij stap voor stap aan de slag hiermee? Dan is mijn online cursus Papieren en documenten op orde iets voor jou!

Je privé administratie thuis ordenen en organiseren

Ik ga er nu even vanuit dat je persoonlijke administratie momenteel niet helemaal op orde is. Als dat het geval is, is het eerst tijd om deze privé administratie te gaan ordenen.

Bepaal waaruit je persoonlijke boekhouding en administratie bestaat

Voordat je je persoonlijke boekhouding door gaat nemen, is het goed om overzicht te hebben in waaruit je persoonlijke administratie precies bestaat. Bepaal de categorieën van jouw privé administratie.

Bijvoorbeeld:

• Financieel
• Werk
• Overheid/belasting
• Verzekeringen
• Auto
• Wonen
• Hypotheek
• Kinderen

Kijk vervolgens naar wat er onder elk onderdeel valt. Onder auto valt bijvoorbeeld administratie rondom de aankoop/registratie, het onderhoud en de verzekering. Bij wonen hoort bijvoorbeeld administratie van de makelaar, van de aannemer, van verbouwingen die je hebt gedaan etc. Onder werk vallen contracten, jaaropgaven en misschien nog andere belangrijke documenten.

Breng eens in kaart waar jij allemaal persoonlijke administratie van wilt organiseren, want vervolgens heb je ook snel een beeld van wat je wel en niet op orde hebt! Kun je hiervoor wel wat tips gebruiken? Lees dan mijn tips voor het bepalen van een slimme mappenstructuur voor je administratie!

Administratie bewaren op fysieke en digitale bewaarplekken per onderdeel van je persoonlijke boekhouding

Vervolgens wil je voor elk onderdeel van je thuis administratie je fysieke en digitale administratie ordenen. Maak zowel fysiek als digitaal ruimte voor elk onderdeel van je administratie, zodat je bepaalt waar je je administratie gaat bewaren.

Fysiek werkt het handig om je thuis administratie te ordenen en bewaren in documentenmappen. Ik gebruik deze documentenmappen van de HEMA en die zijn echt ideaal voor je persoonlijke boekhouding (je ziet ze ook op de foto’s in dit artikel!). Je stopt nieuwe papieren in het gewenste vak en klaar.

Voor je digitale administratie is het handig om bij het administratie bewaren dezelfde structuur aan te houden als je doet in je fysieke map. Dus heb je fysiek een map voor wonen, maak deze dan digitaal ook aan. Wel kun je digitaal makkelijker specifiekere mapjes maken, om documenten zo makkelijker terug te vinden.

Ga ook aan de slag met financiële administratie organiseren

Je financiële administratie organiseren wil ik even extra uitlichten. Het is super waardevol om deze op orde te hebben, want zo weet je hoe je er financieel voor staat en wat je wel en niet kunt doen met je geld. Heb je behoefte aan meer inzicht of wil je meer sparen, ga dan aan de slag met je financiële administratie organiseren. Ik raad je erg aan om het volgende te doen:

• Maak een huishoudboekje en houd daarin al je uitgaven en inkomsten bij.
• Maak een overzicht van al je vaste lasten. Wat gaat er altijd standaard uit? Kun je daarbij iets opzeggen?

Wees kritisch op alles bij het ordenen van je persoonlijke boekhouding

Heb je orde geschept in je persoonlijke administratie? Wees dan eens kritisch op alles wat je doet. Kijk of je gelijk een deel van je administratie kunt opruimen. Vraag jezelf bijvoorbeeld het volgende af:

• Zijn er dingen die je op kunt zeggen of stop kunt zetten?
• Zijn er dingen waarvan je de post kunt annuleren?
• Moet je deze administratie wel zelf doen, of kun je dit ook delegeren of automatiseren?
• Kun je iets jaarlijks betalen i.p.v. maandelijks?
• Moet je alle papieren die je nu hebt wel bewaren, of kan een deel weg? Denk aan voorwaarden van iets wat je niet meer gebruikt of updatebrieven van dingen die allang weer nog een keer veranderd zijn.

Kun je hulp gebruiken bij het opruimen van je mailbox? Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt gratis het PDF stappenplan voor een lege inbox:

Meld je aan voor mijn e-mails en ontvang gratis PDF stappenplan voor een lege inbox!

Loopt jouw mailbox over? Besteed je veel te veel tijd aan e-mail? Ervaar je stress van e-mail? Met het Stappenplan voor een lege inbox ga je snel en efficiënt je inbox verwerken! Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daarbij gratis het PDF stappenplan:

Houd je persoonlijke boekhouding veilig

Bij administratieve zaken is veiligheid extra belangrijk en vooral bij het organiseren van je financiële administratie. Het gaat vaak komen vaak bedrijven die veel persoonsgegevens en/of financiële gevens van je hebben. Stel bij dit soort zaken je (digitale) veiligheid voorop.

• Zorg voor goede wachtwoorden. Ik gebruik hiervoor 1Password, dat werkt echt ideaal.
• Log alleen in via betrouwbare netwerken, en bijvoorbeeld niet via openbare WiFi.
• Log in met dubbele authenticatie als dat mogelijk is. Dubbele authenticatie houdt in dat je pas in kan loggen als je twee stappen zet, bijvoorbeeld je wachtwoord invullen en een code invullen die je per sms hebt ontvangen of die in een app op je telefoon staat.

Je privé administratie bijhouden en bewaren

Is je persoonlijke administratie helemaal op orde? Dat is top! Dan heb je nu overzicht in wat er allemaal speelt. Dat overzicht wil je natuurlijk wel behouden. Tijd om aan de slag te gaan met je administratie bijhouden. Daarvoor zijn de volgende tips bedoeld!

Inventariseer wat je moet doen voor het bijhouden van je persoonlijke administratie

Net zoals je net hebt uitgewerkt waaruit je privé administratie en financiële administratie allemaal bestaat, is het ook handig om uit te werken waaruit het bijhouden van je administratie allemaal bestaat. In basis zullen dat de volgende dingen zijn:

• Post verwerken
• E-mail verwerken
• Rekeningen betalen
• Updates lezen
• Huishoudboekje bijwerken

Schrijf uit welke stappen jij wilt zetten om je (financiële) administratie bij te houden.

PS kun je tips gebruiken bij het onderhouden van je mailbox? Dan is de online cursus De Altijd Opgeruimde Mailbox misschien iets voor jou. Of lees mijn tips voor het bereiken van inbox zero.

Plan wekelijks tijd voor je thuis administratie bijhouden

Vervolgens is het tijd om in te plannen wanneer je deze taken gaat doen. Ik raad je aan om ervoor te zorgen dat je jouw administratie wekelijks bijhoudt. En dan vooral het bijhouden van je financiële administratie. Zo ben je niet te laat met bijvoorbeeld rekeningen die binnen 14 dagen betaald dienen te worden.

Mijn administratie bijhouden doe dit zelf ook één keer per week. Als er administratieve post binnenkomt, dan lees ik deze vaak wel, maar vervolgens leg ik deze in mijn postvak. Elke maandag neem ik dat postvak door en doe ik alles wat er nodig is om in ieder geval mijn financiële administratie bij te houden: ik betaal rekeningen, en ik archiveer of verwijder de post waarmee ik niets hoef te doen. Hetzelfde geldt voor alles wat digitaal binnenkomt.

Doe dit eventueel samen met je partner of verdeel het bijhouden van de financiële administratie, zodat jullie beide weten wat er speelt.

Blijf tijdens het administratie organiseren kritisch op wat je gaat opruimen en bewaren

Als je je administratie gaat bijwerken met alles wat binnengekomen is, dan is altijd de belangrijkste vraag om jezelf te stellen:

Moet ik deze administratie bewaren of niet?

Het overzicht van je inkomstenbelasting is handig om te bewaren. Maar een update over een kleine wijziging in iets hoef je waarschijnlijk niet te bewaren. Gooi dat soort dingen gelijk weg, zodat je er vanaf bent.

Digitaal is het gemakkelijk om alle administratie maar gewoon te bewaren. Toch is het goed om hier ook overzicht in te scheppen en je administratie doorlopend te blijven opruimen. Het kan helpen om jezelf het volgende te vragen:

Had ik dit bewaard als ik het fysiek ontvangen had?

Is het antwoord nee, dan kun je het digitaal waarschijnlijk ook wel weggooien.

Let wel op dat sommige dingen uit je administratie wel goed zijn om te bewaren. De belastingdienst kan tot vijf jaar naderhand vragen stellen, dus het is handig om loonstrookjes vijf jaar te bewaren. De meeste dingen van je financiële administratie wil je dus even bewaren.

In de online cursus Papieren en documenten op orde heb ik voor het bewaren van je administratie een checklist gemaakt met de eisen en richtlijnen van de overheid, met zowel een Nederlandse als Belgische versie!

Niet alleen thuis administratie ordenen, maar ook opruimen

Af en toe raad ik je aan om je administratie te gaan opruimen. Er zijn nu eenmaal dingen die je eerst wel belangrijk vond om te bewaren, maar die inmiddels niet meer belangrijk zijn.

Plan jaarlijks een moment waarop je je administratie helemaal gaat opruimen. Gebruik dit moment om bijvoorbeeld de loonstrookjes die ouder zijn dan vijf jaar weg te gooien. Maar gooi ook alle andere dingen weg waarvan je in het verleden besloten had dat je ze wilde bewaren, maar die je nu niet meer relevant vindt. 

Doe een jaarlijkse check om je thuis administratie te blijven ordenen en bijhouden

Naast dat het goed is om je administratie op te ruimen, is het ook goed om vanuit je administratie te kijken waar je allemaal administratie van hebt en of je dingen nog kunt verbeteren. Plan bijvoorbeeld in december altijd wat tijd om uit te zoeken of je zorgverzekering goedkoper kan. Vooral bij het bijhouden van je financiële administratie hoort wat mij betreft deze jaarlijkse check.

Check dan ook vooral:

• Welke verzekeringen goedkoper kunnen (of juist duurder, bijvoorbeeld je reisverzekering als je verder gaat reizen). Of zet ze stop als ze helemaal niet meer van toepassing zijn.
• Welke vaste lasten goedkoper kunnen of stopgezet kunnen worden.

Stap voor stap aan de slag met je online documenten & (financiële) administratie opruimen en organiseren?

Wil jij stap voor stap aan de slag met jouw (financiële) thuis administratie ordenen, opruimen en bijhouden? Dan is mijn online cursus Papieren en documenten op orde iets voor jou!

Niet alleen je administratie ordenen en organiseren, maar ook thuis opruimen?

Dan heb ik nog iets voor je! Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt er gratis het stappenplan Beginnen met opruimen bij, waarin ik je in 8 stappen op weg help bij het opruimen van je huis:

Meld je aan voor mijn e-mails en krijg gratis toegang tot het Stappenplan Beginnen met Opruimen!

Wil je graag opruimen, maar ga je nooit aan de slag? Of begin je wel eens, maar loop je dan altijd vast? Ik ga jou helpen! In 8 stappen ga je jouw huis opruimen. Alle stappen vind je in een praktisch PDF stappenplan. Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daarbij gratis toegang tot het stappenplan:

Sommige links in dit artikel zijn affiliatelinks. Dit betekent dat ik kleine vergoeding krijg als jij een product aanschaft. Dit heeft geen invloed op de prijs die je betaalt en zeker ook niet op mijn mening.