Al jaren doe ik een weekly review. Een weekly review betekent simpelweg dat je wekelijks een moment neemt om de afgelopen week af te ronden, alle openstaande zaken aan te pakken en de komende week te plannen. Het is onderdeel van de Getting Things Done methode (ook wel GTD methode) uit het gelijknamige boek Getting Things Done. Soms krijg ik de vraag: Hoe komt het dat je zo’n weekly review al jaren volhoudt? In deze blog leg ik dit uit, voor als jij op een goede manier met de weekly review wilt starten, of als je dit al probeert te doen maar het niet goed lukt om vol te houden.

Wat is een weekly review

Voordat ik helemaal uitleg waardoor ik dit zo goed volhoud, eerst even een basis uitleg over de weekly review. Dit is waar een weekly review bij mij uit bestaat:

• Terugblik: Mijn weekly review begint met een reflectie op de afgelopen week, en een terugblik om te voorkomen dat belangrijke taken of afspraken vergeten worden.
• Verwerken: Vervolgens neem ik de tijd om alle verzamelde taken uit verschillende bronnen, zoals e-mails en notities, door te nemen en te beslissen wat ik ermee wil doen.
• Plannen: Tijd om vooruit te kijken! Ik stel een planning op voor de komende week, met focus op de belangrijkste taken die aansluiten op lopende doelen en projecten.
• Onderhoud: Kleine taken die wekelijks moeten worden uitgevoerd, koppel ik aan deze review, zodat ze niet worden vergeten en zich niet opstapelen.

Ben je op zoek naar meer uitleg over de weekly review? Lees dan eerst deze blog, waarin ik de basis van de wekelijkse review uitleg.

Dit is hoe ik de weekly review al jaren volhoud

Ik verwacht niet van mezelf de weekly review perfect gaat

Ik kom altijd weer terug bij de weekly review, maar dat betekent écht niet dat ik elke week op hetzelfde tijdstip dezelfde taken afvink. Ik houd niet van al te simpele en repetitieve taken (waaruit een weekly review wel bestaat) en ik word opstandig als mijn hele week van tijdblokken aan elkaar hangt. Ik heb het vaak genoeg geprobeerd maar dat werkt niet voor mij. Toch denk ik dat ik júist hierdoor die weekly review volhoud: doordat ik niet van mezelf verwacht dát ik elke week op een vast tijdstip alles perfect doe. De ene week doe ik de weekly review eerder dan ik gepland had, en de andere week later. De ene week doe ik ‘m heel snel en de andere week uitgebreid. Of ik sla een keer de helft van de taken over. Dat maakt niet uit, omdat ik erop vertrouw dat als ik het deze week niet doe, het volgende week vanzelf weer komt.

Ik heb een checklist die voor mij heilig is

Mijn weekly review gaat al jaren mee, maar de basis is altijd een checklist van taken die ik tijdens deze review wil doen. En deze checklist is niet al jaren hetzelfde. Ik denk dat ik er zeker elk kwartaal tot misschien wel elke maand een kleine verandering in aanbreng. Ik zorg ervoor dat deze checklist:

• Super duidelijk is voor MIJ. Als ik iets op die checklist zie staan, moet ik precies weten wat ik daarmee bedoel.
• Alleen dingen bevat die ik op dit moment belangrijk vind. Merk ik dat ik iets al weken niet doe, dan is het blijkbaar niet belangrijk en gaat het ook gelijk van de lijst af.
• Dingen bevat die IK belangrijk vind. Ik hecht grote waarde aan rust. Dus alles wat op de checklist staat geeft mij rust. Voor jou is mijn checklist misschien te kort of juist te uitgebreid. Maar hij werkt voor mij, want hij geeft mij rust.

Ik doe met heel veel dingen niks

Over het algemeen zijn er 2 dingen die beïnvloeden hoe snel je een weekly review kunt doen:

1. Hoeveel nieuwe dingen (taken, ideeën, mails…) er in de afgelopen week binnengekomen zijn
2. Hoeveel je van jezelf verwacht dat je met die dingen moet doen

Laten we het over dat tweede punt hebben. De weekly review kan héél lang duren als jij elke taak die je bedacht hebt of die naar jou gemaild is in de afgelopen week, gaat proberen in te plannen voor komende week. Want waarschijnlijk kom je tot de conclusie dat het nóóit past in een week. Als jij bij elke nieuwsbrief denkt: goh, dat is interessant, zal ik daar komende week eens iets mee doen? – dan ben je lang bezig met je mailbox verwerken én geef je jezelf veel te veel werk. Bij alles wat ik tijdens de weekly review doorloop stel ik mezelf heel kritisch deze 2 vragen:

• Moet ik er iets mee doen? Of is het toch niet écht belangrijk? Veel dingen lijken heel belangrijk als ik ze in eerste instantie opschrijf, maar als ik er dan 2 dagen later naar kijk valt het allemaal wel mee.
• Moet ik er NU iets mee doen? Als je écht kritisch bent hoef je als het goed is niet met alles NU iets te doen – en als dat wel moet en het past echt niet, dan is het tijd om verantwoordelijkheden over te dragen.

Veel van de dingen die ik me bedenk of die ik interessant vind komen op mijn ooit lijst: een lijst met ideeën en taken die ik graag nog eens zou doen, maar het kan ook later. Of helemaal niet. En als ik een nieuw project start dan pak ik mijn ooit lijst erbij om te bekijken of ik al een heel goed idee had voor een taak die ik nu zou kunnen doen.

Doordat ik niet van mezelf verwacht dat er iets gedaan moet worden met élk idee wat ik bedenk of wat met me gedeeld wordt, zeg ik “nee” tegen een groot deel van mijn taken en ideeën.

Ik pas de 2 minuten regel & de OHIO regel toe

De 2 minuten regel houdt in dat als iets in 2 minuten kan gebeuren, ik het gelijk doe. En dat betekent niet dat dit altijd perfect werkt:

• Soms duurt iets toch langer dan 2 minuten
• Soms ben ik niet op de juiste plek om het te doen
• Soms kan het nog niet nu; bijvoorbeeld omdat ik over een paar dagen moet controleren of dat iemand iets gedaan

Als ik het niet nu kan doen, maar het wel iets is wat écht moet gebeuren en wat ik niet wil vergeten, dan pas ik de OHIO regel toe: Only Handle It Once.

Ik moet bijvoorbeeld over 2 dagen controleren of een collega dat ene document heeft aangeleverd wat ik nodig heb voor een vergadering. Ik kan dat willekeurig ergens opschrijven zodat ik het tijdens mijn weekly review weer tegenkom. Maar:

• Dan mag ik mijn weekly review niet later doen (want dan check ik het misschien te laat en ben ik de pineut tijdens de vergadering)
• Én tijdens die weekly review moet ik óf de taak direct uitvoeren (waardoor die review heel lang gaat duren, want tientallen van dit soort kleine taken kosten bij elkaar heel veel tijd), óf ik moet hem tijdens de review ergens anders inplannen.

Veel sneller is om direct in mijn planning app (Todoist, lees ook mijn blog daarover) over 2 dagen een taak in te plannen: Check of collega document X heeft aangeleverd. Het staat gelijk op de goede plek en omdat ik elke dag in Todoist kijk vertrouw ik erop dat ik het niet vergeet, waardoor het nu juist wél uit mijn hoofd gaat en ik kan focussen op andere taken. Én ik hoef er géén tijd aan te besteden tijdens de weekly review.

Ik laat bewust ruimte tussen het bedenken en uitvoeren van een taak

Dit punt gaat klinken alsof het het tegenovergestelde is van de 2 minuten regel en de OHIO regel. Maar dit is mijn advies als het gaat om een taak die nog niet 100% vast staat, die niet per se moet gebeuren en die (nog) geen keiharde deadline heeft.

Een document ontvangen wat je nodig hebt voor een vergadering die gepland staat, MOET gebeuren voor die vergadering. Maar bijvoorbeeld een nieuw marketingexperiment opstarten kan super waardevol zijn, maar heeft op het moment dat je dit bedenkt nog geen deadline en moet dan ook nog niet per se gebeuren.

Zoiets schrijf ik juist bewust op om er pas tijdens mijn weekly review verder over na te denken. Een paar dagen later kan ik namelijk meestal veel nuchterder naar dit briljante idee kijken, en mezelf bedenken dat het bij nader inzien toch niet zo briljant was (en dus misschien helemaal geschrapt kan worden), of dat het wel heel briljant is, maar qua timing veel handiger om mee te nemen in het project wat pas over 2 maanden start (waardoor ik het op de lijst voor dat project zet en ik er nu verder geen tijd aan kwijt ben).

Dit maakt mijn weekly review misschien niet sneller, maar zorgt er wel voor dat ik tijdens mijn weekly review BEWUST een planning maak, in plaats van me te laten leiden door toevalligheden en briljante ideeën die later toch niet zo extreem briljant blijken te zijn.

Dat zijn volgens mij op dit moment voor mij de 5 belangrijkste dingen.

Dus zo maak ik van mijn GTD weekly review een succes

Samenvattend:

1. Ik verwacht niet van mezelf dat het perfect gaat. Het mag eerder of later, of een weekje niet, of slechts een aantal punten.
2. Ik heb een checklist die voor mij heilig is. Hier staat precies op wat MIJ rust geeft. Niks méér dan wat ik daarvoor nodig heb.
3. Ik doe met heel veel dingen niks. Ik accepteer dat ik niet alles kan doen en beslis heel vaak dat iets naar de “ooit lijst” gaat.
4. Ik pas de 2 minuten regel & de OHIO regel toe. Kan het in 2 minuten, dan doe ik het gelijk. Heeft iets een deadline of mag ik iets echt niet vergeten, dan komt het gelijk op de juiste plek in mijn planning (en wacht ik niet af tot de weekly review).
5. Ik laat bewust ruimte tussen het bedenken en uitvoeren van een taak. Als een taak nog niet per se móet (en als je kritisch bent geldt dat voor véél taken), wacht ik juist wel af tot de weekly review om dan met een scherpe blik kritisch te beoordelen of het NU prioriteit heeft.

Start met jouw weekly review

Ik doe een weekly review inmiddels zeker een jaar of 7, als het niet veel langer is, en in de loop der jaren heb ik geleerd wat er wel en niet werkt. Wil jij aan de slag gaan met een slimme planning werkwijze, inclusief weekly review, en kun je daarvoor concrete handvaten gebruiken? Dit kan je helpen:

• In mijn cursus Structuur in Huis help ik je stap voor stap om zelf de wekelijkse review voor je privéleven te gaan doen. De cursus bevat alle handvaten om dit op een voor jou fijne en simpele manier in te richten om alle ballen hoog te houden in je privéleven.
• In mijn cursus Planning op Orde leer je hoe je dit aanpakt voor je werkplanning als je (grotendeels) op kantoor werkt. Dit zit bewust in twee aparte cursussen, niet eens zo zeer vanwege de wekelijkse review, maar vooral omdat ik qua planning andere dingen adviseer voor je werk als voor je privéleven. En je wekelijkse review is wat mij betreft dé basis om je planning te onderhouden!

^{Dit artikel bevat affiliate links. Dat betekent dat als jij iets koopt, ik een percentage daarvan ontvang. Je betaalt daardoor nóóit meer en ik promoot alleen dingen waar ik zelf ook echt fan van ben. Lees ook mijn disclaimer.}