Wat mij betreft heeft iedereen een “ooit lijst” nodig in zijn werk en in zijn leven. Een ooit lijst is simpelweg een lijst met taken die je ooit nog wilt doen, en daarmee maak je verschil met de taken die je NU wilt doen. Dat helpt om overzicht te creëren en prioriteiten te stellen.

Hoe werkt een ooit lijst?

Voor mij zit er een groot verschil tussen een to do lijst maken en een planning maken.

• Een to do lijst is simpelweg een lijst met taken die je nog wilt doen, zonder na te denken over wat eerst moet, wat prioriteit heeft of binnen welke periode het af moet zijn.
• Een planning is een lijst met taken die belangrijk zijn en die je wilt doen in een afgebakende periode (bijvoorbeeld een week).

Als je een planning maakt, zet je daar niet ALLES op wat je kunt bedenken om nog te doen, omdat je dat waarschijnlijk niet allemaal binnen nu en een week kunt doen. Maar als je die taken nergens opschrijft, ga je in ieder geval een deel ervan vergeten. Daarom moet je de taken die niet voor NU zijn, maar voor later, wél ergens opschrijven. En dat doe je op de ooit lijst.

Als je gaat plannen, werk je dus met minimaal 2 lijsten:

• Je planning: de taken waarvan je bewust bepaald hebt dat je ze op korte termijn, bijvoorbeeld binnen een week, wilt doen
• Je ooit lijst: alle overgebleven taken die pas later aan de beurt zijn

Waarom heb je een ooit lijst nodig?

Dit levert een ooit lijst op:

• Meer rust: Doordat je niet alleen bepaalt wat je wél gaat doen, maar ook wat je niét gaat doen, creëer je zó veel rust voor jezelf. Je verlaagt letterlijk je werklast en je bakent af wat je wél en vooral ook NIET gaat doen.
• Minder vergeten: Je kunt erop vertrouwen dat die taken niet vergeten worden (want ze staan genoteerd op een lijst – een stuk betrouwbaarder dan ze in je hoofd bewaren).
• Meer focus: Doordat alles wat later moet gebeuren veilig bewaard wordt op de ooit lijst, kun je je focussen op de dingen die nu moeten gebeuren, zonder dat je constant aan taken voor later hoeft te denken.

Zorg dat je wekelijks naar de lijst kijkt

Er is wel één vereiste om te kunnen vertrouwen op zo’n ooit lijst: je moet elke week een planning maken (bepalen wat je komende week wilt doen). Terwijl je die planning maakt kun je dan die ooit lijst erbij pakken en bepalen of je komende week taken van die lijst wilt doen en zo ja welke. Maak je al wekelijks een planning, dat is dit een kleine extra stap om erbij te doen.

Ga je voor het eerst werken met zo’n lijst, dan raad ik je ook aan om hem precies wekelijks te bekijken. Niet vaker (want kost onnodig tijd als je toch bepaald hebt dat je er nu niets mee wilt doen) en niet minder vaak (want dan vertrouw je er weer niet op en ga je het ergens anders opschrijven of er de hele tijd aan denken waardoor de lijst geen functie meer heeft).

Ga aan de slag met een ooit lijst!

Als je nu geen plek hebt waar je taken kunt opschrijven die je misschien wel ooit wilt doen, maar niet deze week – maak dan een ooit lijst. Het kan zo simpel zijn als een Word document met bullets, een project in Todoist of de notities achterin je papieren weekplanner. Als de lijst langer wordt, kun je er altijd nog op allerlei manieren meer overzicht in aanbrengen.

Enne, denk je nu: wat een goed idee, ik wil meer op deze manier plannen? Bekijk dan eens mijn e-cursussen over plannen:

In mijn e-cursus Planning op Orde help ik je stap voor stap een planning maken op je werk. De cursus is het meest gericht op werknemers en kleine ondernemers met een kantoorbaan, en helpt je om overzicht te creëren in je werk taken, zodat je weet wat je wanneer moet én wilt doen (ook als er continu dingen veranderen).

In mijn e-cursus Structuur in Huis help ik je stap voor stap om structuur in je taken thuis aan te brengen. Dit is mijn planning cursus voor je privéleven, met planning advies en tips om structuur aan te brengen in allerlei aspecten van je privéleven (zoals het huishouden en tijd voor jezelf maken).