Iets wat ik heel vaak hoor is: het lukt me niet om me te houden aan mijn planning. Ik maak wel een planning, maar vervolgens dóe ik niet wat daar op staat.
Dat kan héél veel verschillende oorzaken hebben en heel veel verschillende oplossingen. En er zit ook een verschil tussen beloftes aan klanten niet nakomen en de was nog een dagje langer laten liggen. Het heeft vaak andere oorzaken én andere oplossingen. Ik kan dus ook niet even snel dé oplossing in de mail met je delen.
Maar wat ik wél in deze mail wil delen is: ik heb nog nóóit iemand gesproken die altijd perfect doet wat hij of zij ingepland heeft voor zichzelf. We zijn mensen, geen robots. We kunnen niet perfect vooraf voorspellen hoe een week of dag gaat lopen – en dus kun je niet perfect bepalen wat je wanneer gaat doen.
Je kunt wél heel goed worden in:
- Een zo haalbaar mogelijke planning maken, door te leren van situaties uit het verleden en rekening te houden met onverwachte omstandigheden;
- Accepteren dat er niet zoiets bestaat als “perfect doen wat je gepland hebt”.
En over dat laatste wil ik het met je hebben: accepteren dat er niet zoiets bestaat als “perfect doen wat je gepland hebt”. Ik zou mezelf namelijk zeker als perfectionist omschrijven. Nee, ik kan niet wakker liggen van een spelfout in deze tekst. Maar ik houd mezelf onbewust aan hoge standaarden en moet mezelf eraan blijven herinneren dat goed genoeg ook goed is. En dus ook op het gebied van plannen. Toch weet ik dat ik moet accepteren dat ik nooit die perfecte planning ga kunnen maken. Er bestaat namelijk zoiets als de planning fallacy. Die theorie stelt dat we onderschatten altijd hoeveel tijd we nodig denken te hebben voor taken, omdat we onbewust uitgaan van het meest optimistische scenario.
Oké, dus hoe ga ik daarmee om:
Ik houd bij wat er wél goed gaat
Het grote negatieve effect van de planning fallacy is niet eens zo zeer dat je bepaalde taken niet af hebt, maar dat je de dag eindigt met een gevoel van teleurstelling omdat je niet hebt voldaan aan de verwachtingen die je van jezelf had. Als je 3 dingen doet en je had er 3 gepland, ben je meer tevreden dan wanneer je er 3 hebt gedaan en je had er 5 gepland. Ik doe daarom soort van het tegenovergestelde: ik heb een notitieboek waarin ik bijhoud waar ik elke dag blij van word. Ik schreef er deze blog over begin 2016. Ik gebruik nog steeds exact deze werkwijze. Dat betekent dat ik al zo’n 8 jaar (!) deze gewoonte volhoud. Soms doe ik het een paar weken minder fanatiek, en of het nou het placebo effect is of niet, ik voel me mentaal minder goed en minder gefocust als ik dit even niet doe.
Mijn planning verandert continu
In principe werk ik met een weekplanning. Ik bepaal 1x per week, tijdens mijn wekelijkse review, wat ik in de komende week wil gaan doen. Maar dat betekent niet dat ik vervolgens niets meer aanpas. Zodra ik merk dat mijn planning niet meer haalbaar is, of zodra er iets belangrijks tussendoor komt wat ten koste gaat van de andere taken die ik gepland heb, pas ik mijn planning aan. Ik bepaal wat ik nog wel ga doen en wat niet meer. Zo blijf ik continu een enigszins realistisch beeld houden van wat ik wil doen – en ik denk niet na twee dagen: ach, laat ook maar. Ik ga dit toch allemaal niet meer redden deze week, dus laat ik maar helemaal niet meer naar mijn planning kijken.
Ik toets mijn taken aan wat ik belangrijk vind
Oké, dit klinkt misschien een beetje wazig. Maar ik zorg ervoor dat ik bij het plannen en het aanpassen van mijn planning denk aan wat ik belangrijk vind op dit moment in mijn leven. Dat gaat soms onbewust en soms bewust. Stel dat ik me onrustig voel. Dan kan ik het heel belangrijk vinden om weer tot rust te komen. Ik toets dan alle openstaande taken op mijn planning daaraan: ga ik meer rust ervaren als ik deze taak wél doe, of juist als ik mezelf niét dwing om deze taak te doen? En dat bepaalt dan wat ik ga doen.
Ik kijk naar het grote plaatje
Ik werk echt al jaren met een werkwijze waarbij ik begin met grote doelen waaruit kleinere projecten komen die helpen om die doelen te bereiken. De ene periode werk ik hier veel actiever mee dan de andere. Maar ik kom er áltijd weer op terug. Het geeft me zoveel meer focus als ik weet wat het grotere doel is waar ik aan werk. Ook al is dat doel misschien super logisch; door bewust te bepalen dat het belangrijk is voor me, weet ik ook heel goed welke taken belangrijk zijn. Tegelijkertijd helpt juist dit me beseffen dat alle kleine taken onderdeel zijn van een groter geheel. En dat als ik nu vandaag niet die ene taak doe, het niet meteen betekent dat mijn hele jaardoel in duigen valt. Dit helpt mij om beter te accepteren dat niet alles op dagniveau hoeft te gaan zoals je wilt, zolang je uiteindelijk maar kleine stappen in de richting van je doel blijft zetten.
Hoe ik doelen stel en er naartoe werk om ze te bereiken kun je ook leren in mijn cursus Doelen op orde. Daar deel ik stap voor stap hoe ik zorg voor doelen waar ik écht enthousiast over ben en hoe ik van doel naar planning ga.
Dan nog een laatste punt over het accepteren dat je niet altijd zal doen wat je gepland hebt: bij mij gaat dit ook met ups en downs. De ene maand plan ik super realistisch en kan ik ervan balen als één ding niet loopt zoals gepland, en de andere maand loopt alles anders dan gepland en kan ik er totaal niet mee zitten. Maar wat ik hierboven heb geschreven helpt mij altijd om weer op het pad der acceptatie te komen ;-)
