Voordat je verder leest...

Wil jij meer rust & overzicht in je werkdag?

Ontdek met 10 meerkeuzevragen wat jou tegenhoudt om meer rust en overzicht in je werkdag te creëren én wat de eerste stap is om daar iets aan te veranderen!

Omgaan met de planning fallacy: 4 tips om haalbaarder te plannen


Planning fallacy betekent letterlijk vertaald een “planning misvatting”. En dat is precies wat het is. Iets waar iedereen – ja, ook jij en ik – kan intrappen als je gaat plannen. In deze blog leg ik je uit wat de planning fallacy is, hoe ik hierover denk én hoe je er rekening mee houdt, zodat je er vanaf nu minder gevoelig voor gaat zijn.

Wat is planning fallacy?

Hoe vaak heb jij al een planning voor jezelf gemaakt, om achteraf tot de conclusie te komen dat je nog niet de helft van wat je hád willen doen, gedaan hebt?

Vaker dan je zou willen, waarschijnlijk.

Op het moment dat je de planning maakte, had je last van de planning fallacy.

De planning fallacy houdt in dat je overschat wat je kunt doen in de tijd die je hebt. Je bent te positief, te optimistisch over wat je allemaal in de nabije toekomst kunt doen.

Je denkt er niet aan dat je tijdens het uitvoeren van de taak zeer waarschijnlijk afgeleid gaat worden, dat je écht niet continu een top concentratie hebt, en dat er áltijd wel wat tussendoor komt. Ohja, en je had ook even niet aan die afspraak in je agenda gedacht.

En doordat je te veel voor jezelf inplant, doe je niet wat je wilt doen, eindig je werkdagen gefrustreerd daarover, en ontbreekt het je aan de rust en het overzicht in je werkdag waar je misschien wel zo’n behoefte aan hebt.

Ik ontdekte dit psychologische fenomeen dankzij het boek Nooit meer te druk van Tony Crabbe, waar ik ook enkele blogartikelen over schreef.

Je overkomt de planning fallacy nooit

Inmiddels weet ik al járen dat er zoiets als een planning fallacy bestaat. Nog veel langer ben ik gróót voorstander van plannen. Ik lees alles en zuig informatie op over time management als een spons. Ik adviseer nota bene bedrijven, werknemers en ondernemers door middel van workshops over het inplannen van hun tijd.

Maar betekent dit dat ik nóóit te optimistisch plan en nooit “last” heb van de planning fallacy?

Nee.

Hoe goed je ook denkt te zijn in plannen – je moet al-tijd rekening blijven houden met je eigen planning fallacy.

Als je exact het aantal taken inplant voor de uren die je beschikbaar hebt – kom je vaak bedrogen uit.

Ja, af en toe gaat een taak wél sneller dan gepland. Ja, soms gaat een taak niet door.

Maar daar staat tegenover dat één of meerdere van de volgende dingen veel vaker gebeuren:

  • Taken duren langer dan je van tevoren had ingeschat (want: planning fallacy!)
  • Er komen extra taken bij die je niet van tevoren had kunnen voorzien
  • Je bent taken vergeten in te plannen (reistijd, planning tijd, en voorbereiding/opvolging van afspraken worden enorm vaak vergeten mee te rekenen)

Oók bij mij. (Oké, ik vergeet misschien minder vaak taken in te plannen. Maar de rest geldt wél.)

Moet je het maken van een realistische planning dan maar opgeven? Nee, zeker niet. Houd alleen meer rekening met de planning fallacy – en blíjf dat doen (en dat geldt dus ook voor mij).

Hoe goed je ook denkt te zijn in plannen – je moet al-tijd rekening blijven houden met je eigen planning fallacy.

Hoe je rekening houdt met de planning fallacy: 4 tips

Wil je rekening houden met de planning fallacy? Dan zijn er een aantal tips die ik voor je heb.

#1 Leer hoeveel tijd taken kosten

Tijd inschatten is lastig, en niet alleen door de planning fallacy. Maar als je je nooit bewust bent van hoeveel tijd taken eigenlijk in beslag nemen, is tijd inschatten helemáál lastig. Je hebt namelijk geen referentiekader.

Ik houd op een werkdag continu bij waar ik aan bezig ben. De ene keer scherper dan de andere, maar ik doe het wel.

En nee, dat betekent niet dat ik vind dat iédereen dat áltijd moet doen. Maar wel dat ik denk dat het voor iedereen waardevol is om het af en toe eens te doen. Bijvoorbeeld 1 week per maand of kwartaal.

Zo leer je hoeveel tijd taken écht kosten. Misschien denk je dat je elke dag 1 uurtje bezig bent met je mails beantwoorden – maar blijkt dat in werkelijkheid 2 uur te zijn. Misschien denk je dat het maken van een rapportage voor de gemiddelde cliënt een half uurtje kost – maar is het in werkelijkheid gemiddeld 1 uur. Dan ga je toch gelijk al te optimistisch plannen!

#2 Schat tijd ruimer in dan je nu denkt

Pak er eens een taak van je planning bij. Hoeveel tijd schat je in dat je ervoor nodig hebt?

1 uur?

Maak er maar 1,5 uur van.

Want die 1 uur is waarschijnlijk je inschatting in de meest ideale omstandigheden: je hebt super veel energie, je kunt je top concentreren, er zijn geen collega’s die vragen stellen, er belt niemand, je weet precies wat je moet doen en waar je alle benodigde info moet vinden…

Maar in de praktijk gebeurt er vrij weinig onder de ideale omstandigheden. En dus duren dingen langer.

Dit is iets waar ik mezelf ook continu aan moet herinneren: ik kan nog zo veel van time management weten, ik ben toch écht geen robot maar een mens…

Een andere tip: Stel je voor dat je de taak niet zelf gaat doen, maar dat je hem delegeert aan een collega die hetzelfde doet als jij, en die even veel of net iets minder ervaring heeft. (En heb je die niet – dan is het je denkbeeldige collega ;-) ). Hoe lang denk je dat deze collega erover zou doen? Vaak kun je tijd realistischer inschatten voor een ander dan voor jezelf – omdat je voor jezelf veel kritischer bent over wat je zóu moeten kunnen doen.

#3 Houd rekening met hoeveel tijd je hébt voor taken

Het is simpel om te denken: ik werk 8 uur, dus heb ik 8 uur om taken uit te voeren.

Maar pak je agenda er eens bij. Heb je 2 afspraken van 1 uur? Waarvan één met een half uur reistijd heen en terug? Dan heb je dus nog maar 5 uur over.

Hoeveel tijd kost het beantwoorden van e-mail, telefoontjes en vragen je gemiddeld op een dag? 1 uur? Die haal je dan van die 5 uur af.

Dan heb je éigenlijk dus geen 8 uur, maar slechts 4 uur voor het uitvoeren van taken van je planning. Ga daar dan ook vanuit als je gaat bepalen wat je kunt doen op een dag.

#4 Kom je niet aan taken toe? Let dan (weer) scherper op de planning fallacy

Ik zei het al: je blijft al-tijd “last” houden van de planning fallacy. In mijn ervaring wisselen periodes van realistisch plannen zich altijd af met dipjes – omdat het even net wat drukker wordt, of omdat het zó goed gaat dat je de touwtjes wat laat vieren en je even wat minder bewust bent van de planning fallacy.

Merk je dat je niet toekomt aan de taken die je wilt doen op je werkdag? Zie dat niet als “fout”, maar als een signaal dat je weer éven wat scherper mag zijn op de planning fallacy, en iets minder optimistisch taken mag inplannen voor jezelf.

Dan kun je niet alleen beter houden aan beloftes die je doet over taken, en scherper aangeven of je wel of niet aan verwachtingen kunt voldoen, maar ervaar je zélf ook veel meer rust en overzicht in je werkdag.

Dan kun je niet alleen beter houden aan beloftes die je doet over taken, en scherper aangeven of je wel of niet aan verwachtingen kunt voldoen, maar ervaar je zélf ook veel meer rust en overzicht in je werkdag.

Vond je dit artikel waardevol? Dan vind je mijn checklist voor het maken van een haalbare planning denk ik ook interessant! Hiermee kun je – de naam zegt het al – je planning checken op een aantal punten om ‘m zo haalbaar mogelijk te maken – en dus niet voor die planning fallacy te vallen. Je ontvangt de PDF gratis bij aanmelding voor mijn e-mails (waarin ik óók nog eens extra inspiratie en tips deel om slim te plannen). Meld je nu aan:

Ontvang gratis tips en updates (incl. gratis checklist voor een haalbare planning)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Mevrouw Structuur en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus GRATIS de checklist die je helpt om een haalbare planning te maken!

Dit artikel bevat affiliate links. Dat betekent dat als jij iets koopt, ik een percentage daarvan ontvang. Je betaalt daardoor nóóit meer en ik promoot alleen dingen waar ik zelf ook echt fan van ben. Lees ook mijn disclaimer.

 

Ontvang gratis tips en updates (incl. gratis checklist voor een haalbare planning)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus GRATIS de checklist die je helpt om een haalbare planning te maken!

Hoi! Ik ben "Mevrouw Structuur"

Ik ben Linda en ik help jou met je agenda, planning, mailbox en documenten op orde brengen. Meer structuur in je werk creëren dus! En daarom noem ik mezelf Mevrouw Structuur – met een knipoog, want ik neem mezelf niet zo serieus als “mevrouw” misschien suggereert. Ik wil rust en overzicht creëren juist leuk maken voor je!

Ik deel gratis inspiratie in mijn blog en in mijn e-mail nieuwsbrief. En ik bied een ruim aanbod e-cursussen over structuur aan, die je op jouw tempo en jouw eigen tijd kunt volgen. Daarnaast bied ik workshops aan, online en op locatie, waarin ik individuele werknemers en kleine teams help om meer structuur aan te brengen in hun werkdagen, met als doel om meer rust én plezier uit hun werkdagen te halen.

Plaats een reactie