Voordat je verder leest...

Wil jij meer rust & overzicht in je werkdag?

Ontdek met 10 meerkeuzevragen wat jou tegenhoudt om meer rust en overzicht in je werkdag te creëren én wat de eerste stap is om daar iets aan te veranderen!

9 time management tips voor je werkdag op kantoor


Wil jij je werkdagen op kantoor of thuis efficiënter besteden? Mis je rust en overzicht in je werkdagen? Dan kunnen time management tips helpen! Ik zie time management als een waardevolle (en onmisbare) stap in het pakken van de controle over je werkdagen, zodat je meer rust ervaart, proactiever kunt werken en zo goed mogelijk werk kunt leveren, zonder die continue stress en gejaagdheid. En ik help je graag om “time management” leuk en haalbaar te maken! In dit artikel deel ik 9 basis time management tips die je wat mij betreft altijd, elke werkdag zou moeten volgen om grip te hebben op waar je tijd naartoe gaat.

Wat is time management?

De betekenis van time management is: het proces van het slim plannen en indelen van je tijd, om ervoor te zorgen dat je jouw werkdag nuttig, zinvol en vooral bewust besteedt. Vaak met als gevolg dat je slimmer werkt en meer gedaan krijgt – waardoor je ook meer tijd overhoudt.

Heel simpel gezegd maak je dus door aan time management te doen een plan voor je werkdag of werkweek, wat je vervolgens gaat uitvoeren. En als je dat goed aanpakt, krijg je gedaan wat je wilt doen en haal je voldoening uit je werkdagen.

Time management is een voorwaarde voor rust en overzicht

Voor mij is goed en slim time management een voorwaarde om rust en overzicht te hebben in de werkdag. Als je weet wat je wilt doen, en misschien nog wel belangrijker, wat je NIET wilt doen, kun je aan de ene kant gefocust werken aan dat wat je gedaan wilt krijgen, en aan de andere kant flexibel omgaan met alles wat er tussendoor komt, omdat je precies inzichtelijk hebt wat er dan eventueel verder vooruit geschoven moet worden.

Ik adviseer bedrijven en werknemers over hoe ze hun tijd slim kunnen indelen, en de stap waar ik altijd mee begin is overzicht creëren in de planning, en vervolgens een werkwijze bepalen om deze bij te houden. Zelfs een optimalisatie van de huidige manier van plannen geeft eigenlijk iedereen een stuk extra rust, een gevoel van controle, waardoor met meer plezier en voldoening gewerkt kan worden.

Daarbij komen 3 dingen kijken:

3 onderdelen van time management

Overzicht in je werkdag creëren met time management bestaat uit 3 onderdelen:

  1. Overzicht hebben in álles wat je moet doen, het complete plaatje inzichtelijk hebben
  2. Hierin prioriteiten stellen en bepalen wat je wanneer moet en wilt doen
  3. Een werkwijze hebben om de boel op orde te houden

Maar hoe pak deze 3 time management onderdelen goed aan?! Tijd om mijn time management tips met je te delen!

Time management tips om overzicht te creëren

1. Doe een braindump van dingen die je moet doen

Er is een bekende quote van David Allen, die het time management boek Getting things done schreef (lees hier mijn blog erover), en die luidt:

Your mind is for having ideas, not holding them

Wat betekent: je hersenen zien heel goed in ideeën bedenken, maar niet goed in ze onthouden. Gemiddeld gezien kunnen we maar 4 stukjes informatie tegelijk opslaan. Tegen de tijd dat jij idee of taak 5 bedenkt, vergeten jouw hersenen de eerste weer.

Als je nu geen lijst hebt waarop dingen die je moet doen staan, dan is het niet gek dat je hoofd vol zit en je continu wordt afgeleid door alles wat je nog moet doen. Je hersenen proberen krampachtig heel veel te onthouden, terwijl ze daar helemaal niet goed in zijn.

Doe daarom een braindump en schrijf alles wat je nog moet doen op je werk op één lijst.

En bedenk je je later extra taken? Schrijf die dan ook op!

Your mind is for having ideas, not holding them - David Allen

2. Heb één plek waar al je taken staan

Wat hebben die post it op je bureau, die notitie met aantekeningen van een afspraak, dat mailtje naar jezelf, je whiteboard vol ideeën, en die drie to do lijst apps die je hebt uitgeprobeerd met elkaar gemeen? Ze bevatten waarschijnlijk allemaal taken die je nog wilt doen.

Stel dat je vandaag hebt gepland om te werken aan dat nieuwe, grote project voor klant X en daar heb je een to do lijst voor gemaakt. Maar dan belt je collega met de vraag of je de presentatie van morgen voor klant Y al af hebt, en of je nog gedacht had aan je bijdrage voor het plan van klant Z wat vanmiddag opgeleverd moet worden. Nee, denk je, en je gaat daarmee aan de slag. En je doet niets van die to do lijst die je gemaakt had.

Je kunt een hele mooie to do lijst of planning maken, maar als je er niet op zet wat je écht moet doen, en álles wat je moet doen, dan gaat er nooit wat van terecht komen.

Zorg daarom dat je één plek hebt waar je ALLES verzamelt wat je nog wilt doen. Je kunt namelijk pas écht je tijd gaan managen, als je weet WAT de taken zijn waar je tijd aan moet besteden; als je weet WAT je moet managen. Als je een compleet beeld heb kun je goede keuzes maken over wat je wanneer gaat doen.

Oh, en soms kunnen twee plekken of apps ook werken. Bijvoorbeeld een planning app en een papieren weekplanner, of een combinatie van twee planning apps. Dan is de voorwaarde: zorg dat je goed weet wat je waarvoor gebruikt, en wat je werkwijze is in die twee hulpmiddelen. Dit organiseren is iets waar ik regelmatig advies over geef. Kan ik jou hier mogelijk ook bij helpen? Plan gratis een kennismaking in mijn agenda!

3. Maak taken kleiner

Het is enorm lastig om in te schatten hoeveel tijd een compleet project gaat kosten. Maar als je dat project opsplitst in subprojecten, en vervolgens in specifieke taken, en dáár schat je van in hoeveel tijd ze kosten, wordt het opeens een stuk makkelijker en haalbaarder. Door taken kleiner te maken, overzie je het échte werk beter.

Stel dat je gevraagd wordt om een marketingplan te maken. Dat is zo’n groot project. Dat zou je kunnen opsplitsen in subprojecten:

  • Onderzoek/analyse
  • Doelstelling
  • Doelgroep
  • Propositie/uiting
  • Kanalen
  • Budget
  • Planning

Vervolgens kun je per subproject de taken bepalen. Neem het subproject ‘Onderzoek/analyse’:

  • Brainstorm doen naar te onderzoeken en analyseren zaken
  • Analyse doen van de huidige resultaten
  • Onderzoek doen naar concurrenten
  • Onderzoek doen naar kansen in de markt
  • Conclusie uitwerken
  • Advies voor vervolg bepalen

En zelfs sommige van deze taken kun je nog verder opsplitsen in subtaken. Zo krijg je een veel beter beeld van wat je écht moet doen en hoe haalbaar het is om dit project in een bepaalde periode uit te voeren.

Time management tips om prioriteiten te stellen

4. Werk met tijdsinschattingen

Als je een to do lijst hebt van dingen die je wilt doen, is het gemakkelijk om gewoon met de bovenste taak te beginnen. Of de makkelijkste. Of de kleinste. Maar is dat ook de belangrijkste taak die je moet doen? En als je nu die taak eerst gaat doen, heb je dan nog voldoende tijd om allerlei andere taken met een specifieke deadline, op tijd af te krijgen?

Schat daarom in hoeveel tijd je denkt dat elke taak gaat kosten. Dan maak je namelijk inzichtelijk hoeveel tijd het gaat kosten om je héle planning te volgen – en binnen welke periode je dat kunt doen.

Over het algemeen is het op je werk namelijk duidelijk afgekaderd hoeveel tijd je werkt. Zeker als je in loondienst werkt. Je werkt bijvoorbeeld 40 uur in een week – en da’s dus gelijk iets om rekening mee te houden in je planning. Ben je ondernemer? Dan raad ik je aan om, als je dat nog niet gedaan hebt, voor jezelf te bepalen hoeveel uur je idealiter in een week wilt werken.

Stel dat je inderdaad 40 uur in een week moet of wilt werken. Waarvan je pak ‘m beet 25% nodig hebt voor afspraken, mails beantwoorden en andere dingen die “even tussendoor” komen. Dan heb je dus 30 uur voor je taken. Heb je dan net een lijst gemaakt met 90 uur aan taken, dan weet je dat je (minimaal) 3 weken nodig hebt om door de lijst heen te komen.

5. Stel prioriteiten

Tijd voor de vijfde time management tip. Prioriteiten stellen betekent dat je bewust bepaalt welke taken van je lijst het belangrijkste zijn. Maar hoe bepaal je dat? Stel jezelf bijvoorbeeld de volgende vragen:

  • Welke taken helpen je om je doelen te bereiken?
  • Welke taken helpen je klanten of cliënten het beste?
  • Welke taken brengen je bedrijf of het bedrijf waar je werkt het meest vooruit?
  • Welke taken zorgen dat je de verantwoordelijkheid pakt in de functie die je hebt?

Taken die het belangrijkste zijn, wil je waar mogelijk voorrang geven in je werkdag, zodat je zeker weet dat je die in ieder geval gedaan krijgt. Lees ook mijn blog over het maken van een prioriteitenlijst als je hiermee aan de slag wilt gaan!

6. Maak een planning en probeer niet alles NU te doen

Als je taken hebt bepaald met een tijdsinschatting én je weet wat de belangrijkste taken zijn, kun je een planning maken: je kunt voor een vooraf bepaalde periode bewust bepalen wat je gaat doen. Bijvoorbeeld: je maakt een planning voor komende week, waarop de belangrijkste taken staan (waarvan je, op basis van je tijdsinschatting en wat er al in de agenda staat, ook denkt dat je die kunt doen in een week).

Zo maak je niet alleen één lange lijst met taken, en je kijkt ook verder vooruit dan alleen naar vandaag. Je bepaalt voor een iets langere periode bewust wat je wilt doen.

Je kunt daarbij nog verder vooruit plannen, zodat je bijvoorbeeld alle taken hebt ingedeeld op:

  • Taken die je ooit wilt doen
  • (waarvan je selecteert:) Taken die je deze maand wilt doen
  • (waarvan je selecteert:) Taken die je deze week wilt doen
  • (waarvan je selecteert:) Taken die je vandaag wilt doen

7. Schrap taken

Als er simpelweg té veel verantwoordelijkheid op je bord ligt en je nooit het gevoel hebt bij te kunnen blijven, omdat er té veel speelt, moet je het rigoureuzer aanpakken en ook bewust bepalen wat je NIET gaat doen.

Overweeg of je:

  • Taken kunt delegeren (naar een andere collega)
  • Taken kunt uitbesteden (kun je een virtuele assistent of (extra) werknemer inhuren?)
  • Taken kunt automatiseren (wat kan de computer voor je doen?)
  • Projecten vooruit kunt schuiven (moet het project nu of kan het ook volgend kwartaal of volgend jaar?)
  • Dingen kunt schrappen omdat ze niet belangrijk genoeg zijn (wees vooral kritisch op dingen die je elke week doet: wat leveren die eigenlijk op? Moet je ze wel elke week doen? Of is het oké als dit niet bijgehouden wordt /op orde is, omdat je er eigenlijk verder nooit iets mee doet?)

Time management tips om het op orde te houden

8. Wees flexibel

Het is heel verleidelijk om een planning te zien als iets wat op de manier dat je ‘m gemaakt hebt uitgevoerd MOET worden. Vooral als je op papier plant (dan kun je taken wat minder makkelijk verplaatsen dan online) of als je heel precies op tijd plant (dan zie je het gelijk als iets niet precies gaat zoals gepland).

Ik vind dit ook verleidelijk: ik heb een planning gemaakt en alles gaat gewoon lopen zoals gepland, toch?!

Nou nee. Ik ken niemand wiens planning altijd exact zo uitgevoerd wordt zoals het van tevoren bedacht is.

Life happens. Of beter gezegd: dingen gebeuren. Er komen onverwachte vragen van klanten. Je hebt vandaag even niet zoveel concentratie als je éigenlijk nodig hebt voor dat belangrijke rapport. Het document wat je nodig hebt om verder te kunnen moet je nog van je collega krijgen. Noem het maar op.

Zie een planning als een richtlijn, en wees flexibel. Pas ‘m aan als er iets verandert. Dat mag, sterker nog, dat MOET wat mij betreft.

En merk je dat je continu aan het veranderen bent? Dat niets lukt van wat je plant? Kijk dan naar de volgende punten:

  • Wees kritisch hoeveel tijd je écht hebt om taken uit te voeren. Als je 4 uur per dag afspraken hebt, en 2 uur bezig bent met e-mails beantwoorden, dan houd je maar 2 uur over voor andere taken. Het heeft geen zin om dan te proberen vijf uur aan werk in die 2 uur te proppen.
  • Wees kritisch op hoeveel tijd opgaat aan afspraken en ad hoc taken (taken die tussendoor komen). Moet je echt bij al die afspraken zijn? En moet JIJ al die ad hoc taken oppakken? En moet dat nu, of kan het ook op de lijst voor volgende week, zodat je deze week de dingen afkrijgt waarvan je bewust bepaald hebt dat ze belangrijk zijn?

PS Wil jij beter leren omgaan met ad hoc werkzaamheden op je werk? Dan is de Tussendoor Taken Challenge iets voor jou! In 6 weken ga je in 6 stappen de controle pakken over je werkdag, door stap voor stap slimmer om te gaan met taken die tussendoor komen. Lees hier alle info!

9. Heb een vast moment om je planning te maken

Time management werkt niet als je één keer een prachtige lijst maakt en er vervolgens nooit meer naar kijkt. Dat heeft 2 redenen:

  1. Je hersenen moeten erop kunnen vertrouwen dat dat wat je opschrijft en inplant, daar veilig is. Dat je terugkomt bij je planning om iets te doen met wat daar staat. Dan komt het niet steeds oppoppen in je gedachten, omdat je hersenen wéten: je komt er vanzelf bij terug als je weer naar je takenlijst kijkt.
  2. Zoals hierboven genoemd, verandert er waarschijnlijk continu véél op je werk. Hoe langer de periode hoe meer er verandert. Je móet continu opnieuw bepalen wat nu belangrijk is en waar je aandacht nu naartoe gaat. Ongeacht of je alles wat je voor vorige week bedacht had, precies zo hebt uitgevoerd.

Heb daarom een vast moment waarop je je planning bijwerkt en een plan bepaalt voor de komende periode. Idealiter doe je dit één keer per week, zodat je elke week weer even helemaal bij bent met alles. In mijn planning cursus ga ik er helemaal op in hoe je dat doet en vind je allerlei checklists om erbij te pakken en aan te passen naar je eigen voorkeuren. Tijdens een 1-op-1 workshop kunnen we hier ook samen mee aan de slag en kunnen we een werkwijze en checklist bepalen die precies past bij het werk wat jij doet en bij hoe jij graag een planning maakt. Plan gerust een gratis kennismaking om de mogelijkheden te bespreken!

Welke time management tips kun jij het beste gebruiken?

Dat waren de time management tips! Benieuwd waar bij jou het meeste te behalen valt bij het aanbrengen van structuur in de planning op je werk? Doe de structuur struikelblok quiz en ontdek wat jou tegenhoudt bij time management in je werk:

Dit artikel bevat affiliate links. Dat betekent dat als jij iets koopt, ik een percentage daarvan ontvang. Je betaalt daardoor nóóit meer en ik promoot alleen dingen waar ik zelf ook echt fan van ben. Lees ook mijn disclaimer.

 

Stappenplan Van chaos en drukte naar productiviteit

Meld je aan voor mijn e-mails en krijg gratis toegang tot het stappenplan "Van chaos & drukte naar productiviteit"

Kom je altijd tijd tekort? Is je to do lijst eindeloos? Heb je behoefte aan meer overzicht & rust in je hoofd, en wil je méér gedaan krijgen? Ik ga jou helpen in 6 stappen, in dit praktische PDF stappenplan. Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daarbij gratis toegang tot het stappenplan:

Hoi! Ik ben "Mevrouw Structuur"

Ik ben Linda en ik help jou met je agenda, planning, mailbox en documenten op orde brengen. Meer structuur in je werk creëren dus! En daarom noem ik mezelf Mevrouw Structuur – met een knipoog, want ik neem mezelf niet zo serieus als “mevrouw” misschien suggereert. Ik wil rust en overzicht creëren juist leuk maken voor je!

Ik deel gratis inspiratie in mijn blog en in mijn e-mail nieuwsbrief. En ik bied een ruim aanbod e-cursussen over structuur aan, die je op jouw tempo en jouw eigen tijd kunt volgen. Daarnaast bied ik workshops aan, online en op locatie, waarin ik individuele werknemers en kleine teams help om meer structuur aan te brengen in hun werkdagen, met als doel om meer rust én plezier uit hun werkdagen te halen.

Plaats een reactie