Actielijst maken? 5 veelgemaakte fouten én hoe het wel moet

Ik ben fan van actielijsten. Maar lang niet iedereen werkt handig met een actielijst, wat mij betreft. In deze blog wil ik daarom met je delen welke fouten ik regelmatig voorbij zie komen, en hoe je het dan slimmer aan kunt pakken om een actielijst maken wél effectief te doen voor meer overzicht en om dingen gedaan te krijgen.

Wat is een actielijst?

Een actielijst is, de naam zegt het al, een lijst met acties die nog moeten gebeuren. Het is hetzelfde als een takenlijst, maar het woord takenlijst wordt vaak gebruikt om een persoonlijke lijst aan te duiden, en een actielijst wordt vaak gebruikt in de context dat je er samen met anderen aan werkt.

Ik ga er in dit blogartikel daarom even vanuit dat je een actielijst wilt gebruiken omdat je met een groep mensen, bijvoorbeeld collega’s, verschillende taken wilt uitvoeren. Deze taken heb je met elkaar besproken in een vergadering.

Op zo’n actielijst vind je vaak onderdelen als:

• De actie die uitgevoerd moet worden
• Wie het moet doen
• Wat de deadline of gewenste datum van voltooiing is

Wil je tips voor het maken van een persoonlijke takenlijst, lees dan deze blog over hoe je een takenlijst maakt in 6 stappen.

Is de actielijst achterhaald?

De actielijst is een oud concept en sommige tips die je online kunt vinden zijn ronduit achterhaald in de digitale wereld van nu, omdat ze duidelijk komen uit een tijd dat er nog veel meer op papier gewerkt werd of heen en weer gemaild. Dingen die tegenwoordig niet meer nodig zijn om samen aan verschillende taken te werken.

Op mijn werk in loondienst maakte ik het best kennis met de actielijst. En een hele tijd lang dacht ik dat iedereen zo werkte met een actielijst, als ik en mijn collega’s daar doen. Maar het blijkt dat ik een goed voorbeeld had en dat veel mensen nog wat van deze werkwijze zouden kunnen leren.

Een actielijst is niet alleen handig voor secretaresses die notulen moeten maken van een vergadering. Wat mij betreft zou uit nagenoeg élke vergadering een actielijst moeten komen – de meeste vergaderingen heb je immers om te bepalen hoe je ergens mee aan de slag gaat, iets oplost of wat ergens de voortgang van is. De actielijst is dus absoluut niet achterhaald, mits je een effectieve werkwijze gebruikt die niet stamt uit de jaren 80.

5 fouten die vaak gemaakt worden bij het werken met een actielijst

Fout 1: Eén lange lijst met ALLE taken hebben

Er is helemaal niets mis met een actielijst met daarop 15 verschillende taken waaraan gewerkt wordt. Die kun je prima doornemen tijdens een vergadering waar je de stand van zaken bespreekt, en die kun je wekelijks snel even doorlezen om te bepalen of / wat je er deze week van wilt uitvoeren.

Heb je echter een lijst met daarop 20 of meer taken, dan kan het al snel een rommeltje worden. Dat los je op door:

• De actielijsten op te splitsen in categorieën, zodat je overzicht behoudt en niet altijd per se de hele lijst hoeft te doorlopen als je een taak zoekt of de status wilt weten. Je kunt de lijst bijvoorbeeld opsplitsen per klant, per project, per verantwoordelijkheid of per subonderdeel van je vakgebied.
• De actielijsten op te splitsen in twee lijsten: een lijst met taken waar actief aan gewerkt wordt, bijvoorbeeld deze week of deze maand, en een lijst met alle overige taken voor later.

Fout 2: De actielijst staat alleen in notulen van vergaderingen

De acties worden besproken in een vergadering, er worden notulen gemaakt van die vergadering, dus het spreekt voor zich dat de actielijst dan in die notulen staat, toch?!

Nou nee, wat mij betreft. Notulen van een vergadering zijn nou niet echt een documentje wat iemand altijd goed bewaard en waar je super regelmatig in terugkijkt.

In de notulen kun je natuurlijk wél zetten wat de stand van zaken op dit moment is, als je dit graag wilt borgen. (Vraag je wel af wat er echt nodig is om op te slaan voor later en hoe groot de kans is dat het teruggelezen wordt.)

Daarom raad ik aan om één hoofdbestand te maken wat de actielijst is, wat altijd hetzelfde bestand blijft en wat het liefst op een gedeelde plek staat, bijvoorbeeld in een cloud dienst zoals OneDrive, Google Drive of Dropbox. Iedereen die de acties wilt bekijken kan altijd naar dezelfde plek gaan en je kan een linkje ernaartoe opslaan in je favorieten.

Fout 3: Werken met nummers

Vaak wordt er bij actielijsten met nummers gewerkt. De eerste taak in de lijst krijgt dan nummer 1, de tweede taak krijgt nummer 2, enzovoort. Je blijft steeds nieuwe nummers aan taken koppelen zodat je kunt refereren naar een taak met zijn nummer. Dus wordt taak 4 voltooid, dan staan taak 1, 2, 3 en 5 nog op de lijst bijvoorbeeld.

Op zich is daar niks mis mee, MITS je een goede reden hebt om met die nummers te werken. Want het kost toch net even extra moeite om steeds een nummer erbij te verzinnen, en als je er niks mee doet – waarom die moeite nemen?

Misschien wil je met nummers werken zodat je in notulen naar nummers kan verwijzen in plaats van de hele taak moet uitschrijven. En dat werkt waarschijnlijk heel fijn voor jou als notulist, omdat jij precies weet wat ‘actiepunt 4’ is. Maar je collega die sporadisch een keer aansluit bij de vergadering en de actielijst misschien 1x per maand ziet, kan je notulen echt niet volgen als er staat “Piet heeft punt 4 af”. Dan moet je óf die actielijst toch in de notulen erbij zetten (en niet punt 4 al weghalen omdat het voltooid is – want dan moet je collega dus de vórige notulen gaan terugzoeken), waarna die collega heen en weer kan gaan scrollen tussen de actielijst en de tekst, óf je zet gewoon de actie zelf erbij – en dan voegt dat nummer dus niks mee toe.

Fout 4: Te veel of te weinig informatie

Een taak op de actielijst kan te vaag zijn en te weinig informatie bevatten. Een taak als “Uitzoeken fout X” of “Onderzoek doen naar onderwerp Y”. Leuk, maar wanneer is het afgerond? Als je weet wat de fout precies is, hulp ingeschakeld hebt, of als ‘ie helemaal is opgelost? Wanneer is het onderzoek goed genoeg, als je weet of je er iets mee wilt doen? Als het project gestart kan worden? Wat is het doel van het onderzoek? Zorg dat bij een taak duidelijk is wanneer hij voltooid is en dus van de actielijst af kan. Zeker als je samenwerkt met anderen, zodat jullie ook geen ander beeld bij de taak hebben.

Een taak op de actielijst kan ook te veel informatie bevatten. Als je een lijst in een tabel maakt en steeds een categorie moet kiezen, terwijl niemand daar naar kijkt of daar niks mee gedaan wordt, is het zonde om die moeite te nemen. En als het drie zinnen kost om de taak zelf te omschrijven, dan is het waarschijnlijk niet één taak maar ben je stiekem meerdere taken onder één kop aan het zetten.

Fout 5: De actielijst niet gebruiken

Een actielijst is super zinvol, mits hij ook wel echt gebruikt wordt. Dat betekent dat iedereen die taken heeft staan op de actielijst, ook buiten de vergaderingen om ernaar kijkt en het gebruikt als bron om de eigen planning te vullen. Heb je bijvoorbeeld maandelijks een vergadering, dan zou je wekelijks een korte afspraak kunnen plannen waarbij je met iedereen bespreekt wat er afgelopen week van de actielijst gedaan is en wat men van plan is om komende week te doen.

Hoe maak je dan wél een actielijst?

Je wilt een actielijst maken die jou en iedereen die er verder mee te maken heeft, vooruit helpt. Denk daarom na over de volgende punten als je wilt gaan werken met een actielijst (of als je de huidige actielijst wilt verbeteren).

Bepaal wat er in de actielijst moet staan

Een actielijst moet niet te veel of te weinig informatie bevatten. Denk daarom goed na over welke informatie waardevol is in een actielijst, en met welke informatie je jezelf alleen maar extra werk bezorgt. Dit zijn de dingen die je mogelijk in de actielijst wilt zetten (mits je ze dus echt gaat gebruiken!):

• Wat de taak is (onmisbaar natuurlijk)
• Wie de taak moet(en) uitvoeren
• Wat de deadline is
• Wat de gewenste periode is waarin de taak uitgevoerd moet worden (bijv. de week of de maand)
• De status
• Eventueel: hoeveel prioriteit het heeft
• Eventueel: sub informatie, zoals voor welke klant of welk project de taak is
• Eventueel: waar het actiepunt vandaan komt, bijvoorbeeld ‘vergadering datum x’ of ‘brainstorm kwartaal 2’
• Eventueel: een tijdsinschatting en/of hoeveel tijd het gekost heeft om de taak uit te voeren

Bepaal waarin je de actielijst gaat maken

Als je wilt bepalen in welk programma je de actielijst gaat maken, moet je weten wat er in de actielijst moet komen te staan (zie de tips hierboven) én of je de acties na afloop nog wilt kunnen bekijken. Afhankelijk daarvan kun je kiezen waar de actielijst komt te staan. Een aantal ideeën zijn bijvoorbeeld:

• Excel: Heel handig om veel informatie kwijt te kunnen, en via Office 365/OneDrive of Google Drive gemakkelijk om met meerdere mensen aan te werken. Lees ook mijn tips voor plannen in Excel.
• Word: Handig om ook extra teksten toe te voegen, en er kan ook weer via Office 365/OneDrive of Google Drive samen aan gewerkt worden. Als je met een tabel werkt in Word, kun je misschien wel beter voor Excel kiezen.
• Todoist, Microsoft To Do of een andere taken app: In de meeste taken apps kun je samen aan taken werken. Je kunt de app op je telefoon of tablet zetten om er altijd bij te kunnen, en taken toevoegen of deadlines wijzigen gaat heel makkelijk want daar is het programma voor gemaakt. Een nadeel is dat voltooide taken weg zijn en je beperkt wordt door de mogelijkheden van de app. Hier lees je meer over planning apps.
• OneNote, Apple Notes of een andere notitie app: In de meeste notitie apps kun je lijstjes maken, en eventueel ook tabellen. Ook kun je ze vaak delen. Een notitie app zie ik wel als het meest geschikt voor persoonlijke notities én niet voor taken, dus van de opties raad ik deze het minst aan.

Als je meer structuur wilt aanbrengen in je werkdag met een planning en actielijst, en twijfelt over de manier waarop, of in welk programma, of hoe je alles wat nu rondslingert overzichtelijk maakt, dan kan ik je ook helpen met een 1-op-1 Planning Workshop Dag!

Tijd voor jouw actielijst!

Deze blog heeft je hopelijk een aantal handvaten gegeven over hoe je jouw actielijst kunt maken of verbeteren. Tijd om zelf aan de slag te gaan! En wil je nog meer structuur aanbrengen in je werkdag? Doe mijn quiz en ontdek je ‘structuur struikelblok’, oftewel jouw grootste verbeterpunt voor meer structuur: