Out of office bericht: dit móet er in, incl. voorbeelden en extra tips

Wil je snel een goed out of office bericht instellen? Dan zit je hier goed! Ik kom net terug van zwangerschapsverlof, en ik heb me daarbij verdiept in het opstellen van een ontzettend goed out of office bericht. Ik werk namelijk voor mezelf hier als Mevrouw Structuur, en dus kon niemand mijn werk overnemen. Mede dankzij mijn out of office bericht had ik weinig werk aan het bijhouden van mijn e-mail en dat gun ik jou ook. Niet alleen tijdens een lang verlof, maar ook bijvoorbeeld tijdens vakantie, ziekte of als van baan verandert. Dit zijn mijn tips en voorbeelden voor een goed out of office bericht in bijvoorbeeld Outlook of Gmail!

Wat moet er in een out of office bericht staan?

In een out of office bericht dat je instelt in Outlook of Gmail moeten in principe maar 2 dingen staan: wanneer je er weer bent en/of waar iemand terecht kan. Je kan er iets heel grappigs van maken, maar het belangrijkste is dat ‘ie functioneel is: je informeert iemand automatisch over je afwezigheid.

1) Wanneer je er weer bent

Weet je precies wanneer je weer aanwezig bent, bijvoorbeeld omdat je op vakantie gaat? Benoem dit dan in je out of office bericht, dan weet iemand wanneer hij/zij een reactie kan verwachten.

Weet je dit niet, omdat je ziek bent of nog niet weet hoe lang je verlof gaat duren, benoem dit dan uiteraard niet. Dan voorkom je dat je beloften doet die je niet na kan komen. Ook als je uit dienst gaat kun je dit natuurlijk niet benoemen. Om dit te voorkomen heb ik ook wel eens het volgende in mijn out of office bericht gezet, toen ik wel aan het werk was maar minder:

Ik werk op dit moment minder en reageer daarom beperkt op mijn e-mail. Indien je een vraag of verzoek bij me hebt weggelegd, kan het iets langer duren voordat je een reactie ontvangt.

Ik doe geen beloften die ik misschien niet na kan komen, maar ik schep ook niet de verwachting dat ik ‘gewoon’ kan reageren op alle e-mails.

Tip: Verwacht je na je vakantie niet gelijk te kunnen reageren op alle e-mails, omdat je agenda weer snel vol zal zijn of omdat je gewoon veel e-mails krijgt? Overweeg dan te zeggen dat je net een dag of een paar dagen later pas weer bereikbaar bent. Dat geeft jou de ruimte om je mailbox in Outlook of Gmail te brengen vóórdat iemand een reactie van je verwacht.

2) Waar iemand terecht kan

De meeste e-mails ontvang je omdat de afzender iéts van jou wil. En als dat is omdat hij/zij zelf niet verder kan of een vraag heeft, dan is het wel zo fijn als diegene weet bij wie ‘ie wel terecht kan.

De makkelijkste manier om dat te doen, is in de out of office die je instelt in Outlook of Gmail, te benoemen bij welke collega’s, of algemeen e-mailadres/telefoonnummer iemand terecht kan. Als voorbeeld:

Heb je een vraag die niet kan wachten? Stuur dan een mail naar info@jouwbedrijf.nl of bel 012-3456789.

Heb je een vraag die niet kan wachten? Gaat het over marketing, stuur dan een mail naar jan@jouwbedrijf.nl. Is het een administratieve vraag of gaat het over iets anders, stuur dan een mail naar piet@jouwbedrijf.nl.

Of een voorbeeld als je uit dienst gaat:

Mijn werkzaamheden zijn overgenomen door Piet. Je kunt hem bereiken via piet@jouwbedrijf.nl of 012-3456789.

Kun je iemand niet naar een ander doorsturen, omdat je alleen voor jezelf werkt? Overweeg dan om te verwijzen naar een veelgestelde vragen pagina, als er algemene vragen zijn die je regelmatig krijgt. Een voorbeeld:

Heb je een vraag gesteld? Dan vind je het antwoord misschien op mijn veelgestelde vragen pagina.

Ga je uit dienst? Dan zou je kunnen overwegen om in je out of office bericht aan te geven hoe iemand jou persoonlijk in de toekomst nog kan bereiken. Wel is het netjes met je werkgever te overleggen in hoeverre je dit mag doen. Je kunt overwegen om mensen door te verwijzen naar je LinkedIn profiel via je out of office bericht.

Waar stel je een out of office bericht in bij Outlook of Gmail?

Lees hier hoe je een out of office bericht instelt in de meestgebruikte e-mailprogramma’s:

• Out of office instellen in Outlook
• Out of office instellen in Gmail

Staat jouw mailprogramma er niet bij? Dan is Google of ChatGPT je vriend ;-).

Voorbeelden en templates van out of office berichten in verschillende situaties

Kun je wel wat inspiratie gebruiken voor een goed out of office bericht voor Outlook of Gmail in jouw situatie? Hieronder deel ik verschillende voorbeelden van out of office berichten die je kunt gebruiken. Ik heb ChatGPT gebruikt om deze berichten te maken, en dat is ook gelijk een eerste tip voor jou: gebruik ChatGPT! Een account maken is gratis, en je kunt ChatGPT vervolgens vragen:

Doe alsof je een [jouw functie] bent. Ik [ga op vakantie/ben ziek/treed uit dienst/ga met verlof] en wil een out office bericht toevoegen dat [kort/functioneel/vriendelijk/(in)formeel] is. In het bericht moet tenminste staan [wanneer je er weer bent] en [waar iemand terecht kan]. Doe minimaal 3 suggesties voor goede out of office berichten.

Voorbeelden voor een out of office bericht als je op vakantie gaat

Voorbeeld out of office bericht voor tijdens je vakantie, wat kort maar krachtig is:

Bedankt voor je bericht! Ik ben momenteel met vakantie en vanaf 15 juni weer aanwezig. Heb je een dringende vraag die niet kan wachten? Mail dan naar info@jouwbedrijf.nl of bel 012-3456789.

Voorbeeld out of office bericht voor tijdens je vakantie, wat formeel is:

Hartelijk dank voor uw bericht. Ik ben momenteel afwezig wegens vakantie en ben op 15 juni weer bereikbaar. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met mijn collega’s via info@jouwbedrijf.nl of telefonisch via 012-3456789. Uw bericht zal zo spoedig mogelijk na mijn terugkeer worden beantwoord.

Voorbeeld out of office bericht voor tijdens je vakantie, wat informeel is:

Hey! Ik ben er even tussenuit en kom op 15 juni weer terug in mijn mailbox. Is het echt dringend? Stuur dan een mailtje naar info@jouwbedrijf.nl of bel even met 012-3456789. Tot snel!

Voorbeelden voor een out of office bericht als je ziek bent

Voorbeeld out of office bericht voor als je ziek bent, wat kort maar krachtig is:

Op dit moment ben ik afwezig wegens ziekte. Voor dringende vragen kun je mailen naar info@jouwbedrijf.nl of bellen met 012-3456789. Ik reageer zodra ik weer in staat ben om mijn mail op te pakken.

Voorbeeld out of office bericht voor als je ziek bent, wat formeel is:

Hartelijk dank voor uw bericht. Wegens ziekte ben ik op dit moment afwezig en niet in de gelegenheid om e-mails te beantwoorden. Mocht uw vraag spoed vereisen, neem dan contact op via info@jouwbedrijf.nl of telefonisch via 012-3456789. Uw bericht wordt zo spoedig mogelijk na mijn herstel beantwoord.

Voorbeeld out of office bericht voor als je ziek bent, wat informeel is:

Hoi! Ik ben helaas ziek en ben voorlopig niet in staat om mijn mail te beantwoorden. Is het dringend en kan het echt niet wachten? Stuur dan een berichtje naar info@jouwbedrijf.nl of bel 012-3456789. Zodra ik weer op de been ben, laat ik van me horen.

Voorbeelden voor een out of office bericht als uit dienst gaat en niet meer werkzaam bent

Voorbeeld out of office bericht als je uit dienst treedt, wat kort maar krachtig is:

Bedankt voor je bericht. Ik ben niet langer werkzaam bij [jouw bedrijf]. Voor vragen kun je terecht bij mijn collega Piet: piet@jouwbedrijf.nl of 012-3456789.

Voorbeeld out of office bericht als je uit dienst treedt, wat formeel is:

Bedankt voor uw e-mail. U bereikt mij via dit e-mailadres niet meer, aangezien ik uit dienst ben bij [jouw bedrijf]. Voor alle zaken kunt u contact opnemen met mijn collega Piet via piet@jouwbedrijf.nl of telefonisch op 012-3456789.

Voorbeeld out of office bericht als je uit dienst treedt, wat informeel is:

Deze mailbox is niet meer in gebruik – ik ben niet langer werkzaam bij [jouw bedrijf]. Maar geen zorgen, Piet staat voor je klaar! Mail hem via piet@jouwbedrijf.nl of bel 012-3456789.

Wat ik geleerd heb van mijn out of office bericht tijdens mijn zwangerschapsverlof

Ik heb net maandenlang een out of office bericht op mijn mailbox gehad, omdat ik met zwangerschapsverlof was. Van tevoren heb ik heel goed nagedacht over wat er in dit bericht moest komen, en ik ben érg tevreden over hoe goed het bericht werkte. Dit was mijn out of office bericht:

Dit heb ik geleerd van dit out of office bericht tijdens mijn zwangerschapsverlof:

• Het werkte goed om er iets persoonlijks in te zetten, in mijn geval dat ik zwanger was / bevallen ben (ik heb hem ergens na de geboorte een keer aangepast). Soms kreeg ik namelijk meerdere mails die mij aanspraken met ‘jullie’ of meerdere malen voorstelden om ‘volgende week te bellen’. Dan heb je duidelijk niet de moeite genomen om mijn out of office te lezen – en wist ik dat ik ook niet de moeite hoefde te nemen om op te mail te reageren. Zo werkt dat voor mij dan wel ;-).
• Voor mijn verlof heb ik mijn verzonden mails van een lange periode doorgenomen, en alle vragen die niet persoonlijk waren maar voor meer mensen zouden gelden, heb ik gebundeld op veelgestelde vragen pagina’s. Ik heb niet alleen in mijn out of office naar deze pagina’s verwezen, maar op zoveel mogelijk plekken op mijn website waar ik wist dat mensen mogen vragen zouden krijgen of hebben. Dit zorgde ervoor dat ik enorm weinig mails kreeg tijdens mijn verlof óf dat men via de out of office al het antwoord kreeg – terwijl ondertussen er wel gewoon aan mijn online cursussen werd begonnen.
• Ik vond het zelf een erg fijn idee om mensen op allerlei manieren door te verwijzen naar mijn cursussen, wachtlijst en blog, omdat dit mij het gevoel gaf dat ik iemand niet met lege handen achterliet, ook al zouden ze even moeten wachten op een antwoord.
• Ik gaf duidelijk aan dat het even kon duren voordat iemand een reactie kreeg, zowel in de out of office als al op mijn website. Dit gaf mij veel rust in mijn verlof, zeker eerste maanden na de bevalling. Ik heb hier van niemand negatieve reacties op gekregen – eerder juist positieve, die me feliciteerden of vroegen of het goed ging. Een duidelijke verwachting én dingen die iemand al op weg hielpen waren daarbij wat mij betreft super belangrijk.

Extra tips wanneer je een out of office bericht gaat instellen

Als je een out of office bericht instelt in Outlook of Gmail, ben je van plan om (tijdelijk) niet meer te werken. Ik wil je specifiek daarvoor nog wat extra tips meegeven!

• Blijf ook écht uit je mailbox. Je stelt niet voor niets een out of office bericht in, toch?! Ga dan niet tijdens je vakantie, of wanneer je met een griep op bed ligt, de hele tijd alsnog je mail checken. Juist als je er écht even uit bed kun je goed je rust pakken, opladen en daarna weer met véél meer energie aan de slag gaan.
• Zeg niet tegen anderen dat ze “je wel gewoon mogen mailen”. Want dan wordt de kans dat ze dat DOEN al gelijk 10x zo groot, en bezorg je jezelf alleen maar een extra berg werk gelijk als je terugkomt van vakantie, ziekte of verlof.
• Informeer mensen al vóórdat ze de mail gestuurd hebben (indien mogelijk). Ben je ook bereikbaar via contactformulieren, social media of elders op internet? Als je langer afwezig bent, overweeg om daar ook al te communiceren dat je er niet bent, zoals ik in mijn zwangerschapsverlof heb gedaan.
• Laat je collega’s je mail checken. Dit doen we bij mijn baan in loondienst: als jij met vakantie gaat, vraag je een collega om af en toe eens in je mail te kijken. Zo worden urgente of belangrijke mails al tijdens je vakantie opgepakt, en begin jij daarna niet gelijk gestrest omdat er dingen niet goed gaan of over het hoofd zijn gezien. Ook als je uit dienst gaat is het netjes om je mail wachtwoord te delen met een collega, zodat mails die bij je binnenkomen niet gelijk ‘doodbloeden’ als iemand je out of office bericht over het hoofd ziet.
• Orden je mail ná de vakantie, verlof of ziekte efficiënt. Heb een slimme werkwijze voor HOE je door je mailbox heen loopt als je weer terug bent. Sla daarvoor mijn blog met tips voor het efficiënt ordenen van je mail na de vakantie op voor dat moment!

Wil jij jouw mailbox lekker helemaal opruimen, net voor of na je vakantie of ziek zijn? Of wil je je nieuwe baan starten met een stuk betere e-mailgewoontes dan je oude? Dan kan ik je misschien verder helpen: