De inbox zero techniek: dit is het en zo ga je ermee aan de slag

Mijn controversiële mening: Ik houd van e-mail. Máár: ik houd niet van álle e-mail. E-mail is een extreem handig medium, maar het is niet voor alles geschikt. (Denk: die hele gevoelige discussie, of het eindeloos heen-en-weer-gemail over pietluttige details.) Maar om iemand anders op de hoogte te brengen of om een vraag te beantwoorden, zónder iemand te storen bij waar hij of zij op dit moment mee bezig is, is e-mail ideaal. Desondanks heeft niet iedereen dezelfde standaarden én is het heel makkelijk om per mail iets “over de schutting te gooien”. Inbox zero als leidraad aanhouden helpt dan om het overzicht te bewaken en ervoor te zorgen dat er geen mails tussen wal en schip vallen. Maar wat is inbox zero precies en hoe ga je ermee aan de slag?

Wat is inbox zero?

Een “inbox zero” strategie in je mailbox, houdt in dat je de e-mail inbox elke keer als je hem bekijkt, he-le-maal leegmaakt. Dat betekent dat wanneer je een mail leest, je gelijk besluit wat je ermee wilt doen. Zo zit er alleen ongelezen mail in je inbox én zie je mails nooit lang over het hoofd.

Dit houdt niét per se in dat je gelijk alles beantwoordt of doet wat er in die mails staat, maar wél dat je een besluit neemt over wat je ermee wilt doen en aan de hand daarvan je mail uit je inbox haalt.

Deze inbox zero techniek heeft 2 grote voordelen:

  • Het geeft rust in je hoofd. Je weet zeker dat er iets gedaan is met alle e-mails die zich een weg naar je inbox hebben gevonden, en dat je dus niets over het hoofd ziet of niets belangrijks vergeet.
  • Het bespaart tijd. De e-mail strategie van veel mensen is: ik open mijn e-mail, bekijk een e-mail, en besluit er later nog eens naar de te kijken want nu heb ik eigenlijk geen tijd/energie/zin om er iets mee te doen. En dat dan nog vijf keer. Dan besteed je dus steeds een paar minuten aan dezelfde mails, zonder er écht iets mee te doen. Dan kun je beter iets meer tijd nemen om gelijk een besluit te nemen, zodat je er in een keer “vanaf” bent.

Wat ik van de inbox zero techniek vind

Ik ben GROOT fan van de inbox zero strategie. Ik kan me een tijd herinneren, jaren terug, waarin er continu gelezen en ongelezen mails in mijn inbox stonden. Compleet onrustig werd ik ervan. Ik heb structuur nodig omdat het anders een grote chaos in mijn hoofd is – en dus ook structuur in de mailbox. Inbox zero is de basis van mijn structuur en werkwijze.

Ik kan je op elk moment namelijk precies vertellen met welke e-mails ik nog iets moet doen, en met welke niet.

Je hoeft daarvoor geen complexe dingen te doen, maar je hebt WEL een werkwijze nodig om tot inbox zero te komen.

Ik kan je op elk moment precies vertellen met welke e-mails ik nog iets moet doen, en met welke niet.

Hoe je aan de slag gaat met inbox zero in je mailbox

Bepaal je inbox zero werkwijze

Ik ben ervan overtuigd dat inbox zero alleen werkt met een werkwijze om slim met je e-mails om te gaan erbij. Of je moet echt maar drie e-mails per week ontvangen. Maar dan ben je tegenwoordig vrij uniek.

Die werkwijze kán zijn: zodra ik mijn mailbox open verwerk ik gelijk élke mail die ik krijg: ik beantwoord alles, ik doe wat van me gevraagd wordt, en noem maar op. Als je niet al te veel mails krijgt kan deze strategie perfect werken.

Maar als je mails krijgt met verzoeken voor taken die een aantal uur duren, of als je mails krijgt met informatie die je pas over twee weken nodig hebt (maar toch niet mag vergeten), dan wordt het al wat meer een uitdaging om gelijk altijd alles te verwerken.

Vraag jezelf dan af: welke acties kan ik moeten doen nadat ik een e-mail krijg?

Bijvoorbeeld:

  • Niets doen (verwijderen of archiveren)
  • De mail snel beantwoorden
  • De mail uitgebreid beantwoorden
  • De mail uitgebreid lezen
  • Een taak doen en dan de mail beantwoorden
  • Wachten op iemand anders of iets in de toekomst en dan de mail beantwoorden

Bepaal vervolgens bij elke mogelijkheid voor jezelf: hoe ga ik daarmee om? Welke van deze acties doe je gelijk bij het openen van je inbox en welke niet? Hoe zorg je dat je terugkomt op de e-mails die je niet gelijk gaat oppakken?

Dit is iets waar ik veel werknemers en kleine ondernemers over adviseer, in mijn online cursus De Altijd Opgeruimde Mailbox en via 1-op-1 workshop dagen waarbij we samen de mailbox opruimen en organiseren, en een werkwijze bepalen om ‘m op orde te houden. Iets voor jou? Neem gerust contact op voor een vrijblijvende kennismaking!

Neem de werkwijze in gebruik

Werkwijze bepaald? Dan is het tijd om die ook echt toe te passen natuurlijk. Doe dit in eerste instantie voor de e-mails die nog in je inbox staan van de afgelopen week. Zo kun je gelijk testen of je werkwijze “waterdicht” is en je een opvolgactie hebben waarmee je elke e-mail in je mailbox op kunt ruimen.

Verplaats ondertussen oudere e-mails naar een archief óf plan tijd in om deze ook te verwerken volgens je nieuwe werkwijze.

Verwerk je mailbox op vaste momenten

Inbox zero is het meest waardevol als je niet continu de hele dag je mailbox open hebt staan. Elke popup van een e-mail kan je afleiden van dat wat je op dit moment aan het doen bent. Juist door je mailbox af te sluiten, en elke keer als je hem opstart gelijk naar inbox zero te gaan, houd je meer focus op taken waar je aan bezig bent én ben je minder tijd kwijt aan e-mail.

Bepaal daarom vaste momenten om je mailbox te verwerken. Dat kan zijn: steeds als ik een taak klaar heb. Maar bijvoorbeeld ook: elke ochtend als ik mijn werkdag begin, direct na de lunch en een half uur voor het einde van de werkdag.

Evalueer en scherp je werkwijze verder aan

Zorg dat je na verloop van tijd evalueert op je werkwijze. Wat vind je fijn werken en wat niet? Waar wil je mee doorgaan, waar wil je mee stoppen en waar wil je mee starten? Kijk ook of je het proces nog efficiënter kunt maken. Kun je bijvoorbeeld automatische regels instellen om facturen automatisch naar je facturen map door te laten sturen, of e-mails waar je altijd iets mee moet doen automatisch naar je planning app?

Kun je extra hulp en inspiratie gebruiken voor jouw inbox zero werkwijze?

Dan heb ik nog een heleboel extra handvaten voor je! Zo kun je zelf aan de slag gaan met mijn online cursus De Altijd Opgeruimde Mailbox, waarin ik je stap voor stap meeneem in het eens en voor altijd opruimen van je mailbox, om vervolgens met een handige werkwijze ‘m altijd opgeruimd te kunnen houden.

Daarnaast geef ik 1-op-1 workshop dagen waarin we samen aan de slag gaan met het optimaliseren van je mailbox inrichting en werkwijze. Hierin kijk ik met je mee en kan ik ook technische zaken voordoen of samen oppakken, zodat je precies weet hoe je aan de slag kunt gaan en snel omgaat met je mailprogramma. Daarnaast kunnen we samen een werkwijze bepalen om ook naar inbox zero te gaan! Neem gerust even contact op om vrijblijvend kennis te maken.

En kun je meer inspiratie voor opruimen van je mailbox gebruiken? Meld je aan voor mijn e-mails en ik stuur je alvast mijn gratis stappenplan lege inbox toe. Vul het formulier in om je aan te melden:

Meld je aan voor mijn e-mails en ontvang gratis PDF stappenplan voor een lege inbox!

Loopt jouw mailbox over? Besteed je veel te veel tijd aan e-mail? Ervaar je stress van e-mail? Met het Stappenplan voor een lege inbox ga je snel en efficiënt je inbox verwerken! Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daarbij gratis het PDF stappenplan:

 

Meld je aan voor mijn e-mails en krijg gratis toegang tot het Stappenplan Beginnen met Opruimen!

Wil je graag opruimen, maar ga je nooit aan de slag? Of begin je wel eens, maar loop je dan altijd vast? Ik ga jou helpen! In 8 stappen ga je jouw huis opruimen. Alle stappen vind je in een praktisch PDF stappenplan. Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daarbij gratis toegang tot het stappenplan:

Plaats een reactie