Timeblocking: wat is het en waarom wil je dit doen?

Timeblocking is een simpele maar praktische werkwijze om je tijd productiever in te delen. In dit blogartikel leg ik je uit wat het precies is, waarom het zo handig is én hoe je timeblocking het beste aan kunt pakken.

Wat is timeblocking?

Ken je van die dagen, waarop je het gevoel hebt dat je constant vijf dingen door elkaar doet? Ik heb het ook wel eens. Je bent met iets bezig, maar dan vraagt je collega iets, krijg je een e-mail van een klant en bedenk je je dat je eigenlijk ook nog iets anders moest doen. Voordat je het weet ben je vier dingen tegelijk aan het doen. En dan is het opeens tijd voor je afspraak.

Met timeblocking ga je dit soort situaties zoveel mogelijk beperken. Timeblocking is namelijk niets meer en niets minder dan ‘tijd blokken’. Een tijdblok vrijhouden voor één taak, waarin je ook die ene taak doet. Je laat je daarbij niet afleiden door andere maar maakt dat blok vol met tijd die je spendeert aan de gekozen taak.

Waarom is het zo handig om met tijdblokken te plannen?

Plannen met tijdblokken heeft een aantal voordelen:

• Je weet precies wat te doen op elk moment van de dag
• Je neemt de tijd voor taken die je wilt doen (en laat niet je mailbox of iets anders je dag bepalen)
• Het eind van zo’n tijdblok is in feite een soort deadline, waardoor je als het goed is gemotiveerd bent om de taak binnen zo’n blok af te ronden
• Het zorgt ervoor dat je bewust focust op één taak, wat top is voor je concentratievermogen en waardoor je in een flow kunt komen.

Benieuwd hoe je precies aan de slag kunt gaan? Ik leg het je uit en deel mijn timeblocking tips!

Hoe werkt timeblocking?

Timeblocking is in basis simpel. Maar toch zijn een aantal dingen goed om rekening mee te houden.

Gebruik een planning als basis

Als je aan de slag gaat met timeblocking, is het handig om al een to do lijst of planning voor jezelf te hebben bepaald. Bijvoorbeeld vanuit een maandplanning, weekplanning of dagplanning. Zo weet je zeker dat de taken waarvoor je tijd gaat blokken, ook de taken zijn die je vandaag echt wilt doen.

Je wilt daarbij zoveel mogelijk belangrijke taken inplannen in een blok (de taken uit kwadrant 2 van de prioriteitenmatrix).

Bepaal waarin je tijd gaat blokken

Vervolgens kies je waarin je tijd gaat blokken; met welke tool. Daarvoor heb je eigenlijk drie mogelijkheden:

• In een online agenda (Outlook, Gmail, etc.)
• In een offline planner of agenda (Passion Planner, Purpuz Planner, jaaragenda)
• Op een leeg papier (notitieboek)

Het meest voor de hand liggend is om te werken met tijdblokken in een agenda, online of offline. Wel is de laatste optie het overwegen waard. Waarom? In het boek Diep werk suggereert Cal Newport dat je dan helemaal links op een pagina je dagplanning met tijdblokken kunt maken. Wanneer er iets verandert in je dag (wat – geef toe – vast regelmatig gebeurt), dan kun je rechts daarvan een nieuwe indeling met tijdblokken maken waar je je vervolgens aan kunt houden. Zo heb je niet het idee dat je hele dag ‘in de soep loopt’ als er na je eerste tijdblok iets tussendoor komt waar je echt niet aan onderuit kunt komen. Tegelijkertijd houd je wel inzicht in hoe je je dag in eerste instantie gepland hebt – en kun je later dus ook zien wat daar van terecht is gekomen ;-).

Plan voldoende grote blokken

Als je je tools verzameld hebt, is het tijd om de tijdblokken in te plannen. Zorg hierbij vooral dat je realistische blokken plant. En dat betekent in veel gevallen: voldoende grote blokken. We leiden namelijk massaal aan de planning fallacy; we denken dat we dingen veel sneller kunnen doen dan daadwerkelijk het geval is.

Plan verder ook blokken van liefst minimaal een uur, zodat je de tijd kunt nemen om volledig te focussen op die ene taak. Zo kun je ook echt in de flow komen.

Bedenk wat je gaat doen als je tijd overhoudt én tijd te kort komt

Het is nooit verkeerd om een back-up plan te hebben. Je kunt met de beste intenties inschatten hoe lang je over een taak doet, maar soms zal iets sneller gaan dan gepland en soms juist langzamer. Bedenk wat je gaat doen als dat het geval is.

Heb je de taak sneller afgerond dan gepland? Kijk of je steeds een andere taak kunt bepalen waar je mee aan de slag kunt gaan als de geplande taak klaar is. Kies daarbij bij voorbaat een taak die niet per se af hoeft maar waar je wel 30 minuten tot een uur aan kan werken, en waarvoor je ook geen opperste concentratie nodig hebt (zodat je er ook aan kunt werken als je nog een kwartier over hebt).

Heb je slechts 10 minuten over? Neem dan even pauze, zodat je weer volledig opgefrist aan je volgende taak kunt beginnen. Loop een stukje, eet of drink wat, of klets even bij met iemand bijvoorbeeld.

Doe je langer over de taak dan gepland? Plan dan direct een nieuw moment waarop je deze taak gaat afronden. Bijvoorbeeld morgen. Komt het vaak voor dat taken net iets langer duren, dan kun je ook overwegen om aan het eind van de dag een ‘bufferblok’ in te plannen, waarin je alle taken af kunt maken die je elders op de dag niet af hebt gekregen.

Plan een blok voor kleine taken

Er zijn ongetwijfeld ook dingen die je moet doen, die veel minder tijd dan een uur kosten. Een mailtje beantwoorden, een kort telefoontje plegen, een document bijwerken, administratieve klusjes… Plan daarom ook één blok voor kleine taken en maak een lijst van alle taken die je daarin wilt oppakken. (Overigens, als je het binnen een minuut kunt doen, doe het dan liever gelijk.)

Laat je niet afleiden

Tot slot: laat je zo min mogelijk afleiden als je met een blok bezig bent. Probeer je volledig te focussen op die ene taak. Hoe je omgaat met externe afleiding, dus bijvoorbeeld vragen van anderen? Geef aan dat je nu bezig bent, en wanneer je wél tijd hebt. Houd hier bijvoorbeeld ruimte voor vrij in je ‘kleine taken blok’, of houd tussen je blokken soms een half uur vrij om ad hoc taken op te pakken als het erg vaak voorkomt. Lees ook mijn andere tips over niet afgeleid worden en omgaan met ad hoc taken.

Nog productiever werken?

Wil jij je productiviteit, concentratie en focus nog verder verbeteren? Dan heb ik nog iets voor je! Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daarbij helemaal gratis de checklist voor een productieve dag. Deze invulbare checklist helpt je om je planning en productiviteit nog verder te verbeteren. Vul het formulier in:

Meld je aan voor e-mails en ontvang gratis checklist voor een productieve dag!

Wil jij meer uit je dag halen en productiever worden? Meld je aan voor mijn e-mails met productiviteitstips en je ontvangt daarbij gratis toegang tot de checklist ‘in 5 stappen naar een productieve dag’: