Voordat je verder leest...

Wil jij meer rust & overzicht in je werkdag?

Ontdek met 10 meerkeuzevragen wat jou tegenhoudt om meer rust en overzicht in je werkdag te creëren én wat de eerste stap is om daar iets aan te veranderen!

2 simpele gewoontes om tijd te besparen


Er zijn talloze gewoontes waarvan ik je kan aanraden om die te verbeteren. Of die ik zelf graag nog zou willen verbeteren. Een hele tijd terug deelde ik ook al zo’n lijst met goede gewoontes die je jezelf aan kunt leren.

Vandaag ga ik daarop verder en deel ik twee simpele gewoontes die je jezelf wat mij betreft meteen aan zou moeten leren, om tijd te besparen. Ik leg je uit wat deze gewoontes zijn en waarom je hiermee tijd bespaart.

De 1 minuut regel

De eerste gewoonte is dat je je bij alles dat je moet of wilt gaan doen, het volgende afvraagt:

Kan dit in minder dan 1 minuut gedaan worden?

Is het antwoord ja, doe het dan nu meteen. Dat geldt voor dingen die anderen je vragen, voor dingen waarvan je zelf bedenkt dat je die je nog moest doen, voor activiteiten op basis van binnenkomende e-mails enzovoorts. Alles wat binnen één minuut kan, doe je nu.

Waarom bespaart dit tijd?

Deze kleine taken besparen tijd om twee verschillende redenen. De eerste is dat wanneer je zo’n taak gaat onthouden voor later, je al snel meer dan een minuut besteedt aan het onthouden van de taak, het steeds opnieuw bedenken dat je het nog moet doen, het verwerken ervan in je planning, of een combinatie hiervan. In die tijd had de taak natuurlijk allang afgerond kunnen zijn.

Ten tweede zorgt het voor meer focus op de taken die je eigenlijk moet doen. Wanneer je ondertussen aan andere dingen denkt en die probeert te onthouden, kost het veel langer om de taak waar je eigenlijk mee bezig was uit te voeren. Het zorgt als het ware voor ruis op je focus. En als het gaat om het opruimen van dingen (fysiek of in je mailbox), zorgt het meteen verwerken ervan natuurlijk niet alleen in je hoofd voor meer rust, maar is iets ook echt letterlijk uit de weg.

Aan de slag met de 1 minuut regel

Klinkt goed natuurlijk, maar hoe ga je hier nu praktisch mee aan de slag? Eén ding opruimen kost misschien weinig tijd, maar als je om je heen kijkt en een grote bende ziet, wordt dat een groter project. Dan valt “iets opruimen” niet meer onder de 1 minuut regel maar kun je daar beter een soort project van maken.

Toch zijn er een aantal dingen die je kunt doen om een goede start hiermee te maken:

  • Bedenk wat voor kleine taken je nu aan het onthouden bent die je eigenlijk in een minuutje kan uitvoeren, en voer deze nu uit.
  • Kijk naar je werkplek en probeer om binnen een minuut wat op te ruimen (richt je op dingen die in je zicht liggen en je dus constant afleiden). Haal eventueel je werkplek leeg, leg alles tijdelijk in een doos of op een andere plek en zoek later uit.
  • Scroll door je mailbox en werk alle mails weg die je binnen een minuut kunt beantwoorden of verwerken. En versleep natuurlijk de mails waar je helemaal niets mee hoeft te doen. (Lees in deze blogpost meer over je mailbox organiseren.)
  • Kijk op je aantekeningen, to do lijst of planning naar taken die je binnen een minuut kunt doen en werk deze nu meteen af.

De eerste keer kost dit natuurlijk wat meer tijd, maar dan kun je het vanaf nu wel structureel bij gaan houden: wat binnen 1 minuut kan, doe je meteen.

Deze tip is geïnspireerd op een tip uit het productiviteitsboek Getting Things Done, waar dit advies wordt gegeven maar dan voor 2 minuten.

Kan ik iets meenemen?

De tweede gewoonte is een aanvulling op de eerste gewoonte. Wanneer je thuis of op je werk bent en aanstalten maakt om naar een andere ruimte te gaan (al is het de wc of de keuken), kijk eerst om je heen en stel jezelf deze vraag:

Kan ik iets meenemen richting de plek waar het hoort?

Neem je afval mee naar de keuken als je een glas drinken wilt pakken, en neem oude papieren mee naar de papierbak bij de printer als je wat gaat printen. Maar doe dit ook als je niet exact naar de ruimte gaat waar iets thuishoort. Dus stel je gaat naar de wc en de keuken ligt vlakbij de wc, dan kun je gerust een vuil glas meenemen. En stel je loopt naar de woonkamer en komt daarbij langs de mand van je hond, kun je best dat speeltje even terugleggen.

Waarom bespaart dit tijd?

Door elke keer wanneer je opstaat na te denken over of je iets kunt opruimen, ruim je steeds hele kleine beetjes per keer op. Het resultaat daarvan is dat je nooit (of veel minder vaak) een echt grote opruimbeurt hoeft te doen, want je bent de hele dag door bezig met opruimen.

Het verschil met de 1 minuut regel is dat het hierbij niet gaat om dingen die je ziet of je bedenkt, maar juist andersom: op het moment dat je iets gaat doen (verplaatsen van ruimte) ga je nadenken of er iets is wat je daarbij kunt doen om je huis of werkplek netjes te houden.

Aan de slag met spullen meenemen

Hiermee kun je natuurlijk nu meteen aan de slag gaan! Vooral als je steeds maar uitstelt om iets op te ruimen, doe dan steeds tussendoor een klein ding. Alle kleine beetjes helpen écht ;-).

Nog meer tijd besparen?

Wil jij tijd besparen, het minder druk hebben én méér overzicht creëren? Meld je nu aan voor mijn e-mails en je ontvangt er gratis mijn stappenplan Van chaos en drukte naar productiviteit bij! Vul het formulier in:

Stappenplan Van chaos en drukte naar productiviteit

Meld je aan voor mijn e-mails en krijg gratis toegang tot het stappenplan “Van chaos & drukte naar productiviteit”

Kom je altijd tijd tekort? Is je to do lijst eindeloos? Heb je behoefte aan meer overzicht & rust in je hoofd, en wil je méér gedaan krijgen? Ik ga jou helpen in 6 stappen, in dit praktische PDF stappenplan. Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daarbij gratis toegang tot het stappenplan:

 

Met een SMART doel heb je duidelijk en helder op papier staan wat je wilt bereiken; je hebt een handvat om mee aan de slag te gaan. In dit artikel neem ik je stap voor stap mee bij het stellen van een SMART doel. Ook kun je onderaan gratis een werkblad downloaden om aan de slag te gaan!

Meld je aan voor mijn e-mails en krijg gratis toegang tot het werkblad SMART doelen stellen

Wil jij aan de slag met een doel stellen dat je ook écht gaat behalen? Meld je aan voor mijn e-mails en ontvang daarbij gratis toegang tot het werkblad SMART doelen stellen!

Hoi! Ik ben "Mevrouw Structuur"

Ik ben Linda en ik help jou met je agenda, planning, mailbox en documenten op orde brengen. Meer structuur in je werk creëren dus! En daarom noem ik mezelf Mevrouw Structuur – met een knipoog, want ik neem mezelf niet zo serieus als “mevrouw” misschien suggereert. Ik wil rust en overzicht creëren juist leuk maken voor je!

Ik deel gratis inspiratie in mijn blog en in mijn e-mail nieuwsbrief. En ik bied een ruim aanbod e-cursussen over structuur aan, die je op jouw tempo en jouw eigen tijd kunt volgen. Daarnaast bied ik workshops aan, online en op locatie, waarin ik individuele werknemers en kleine teams help om meer structuur aan te brengen in hun werkdagen, met als doel om meer rust én plezier uit hun werkdagen te halen.

8 gedachten over “2 simpele gewoontes om tijd te besparen”

  1. Die 1-minuutregel probeer ik toe te passen inderdaad, en ik merk dat ik daardoor veel sneller toekom aan kleine taakjes en daarna ook gemakkelijker op de grote taken kan focussen!

    Beantwoorden
  2. Ik probeer de 1-minuut regel ook toe te passen! Op mijn werk heb ik de afspraak met mijzelf dat ik dingen die ik snel kan regelen, niet op mijn to-do lijst mag zetten. Het op mijn to-do lijst zetten kost net zoveel tijd als het mailtje daadwerkelijk beantwoorden (bijvoorbeeld). Scheelt een hoop gestress en vaak een lege mailbox :)

    Beantwoorden
    • Goed bezig! Ja precies wat jij zegt inderdaad, is de reden om het meteen te doen. Mijn mailbox probeer ik ook op die manier opgeruimd te houden.

      Beantwoorden
  3. Die tweede regel pas ik vaak toe, ook omdat ik ooit in de horeca heb geleerd “nooit met lege handen lopen”. Die eerste regel heb ik vaker gehoord, maar ik moet hem toch eens wat beter gaan toepassen!

    Beantwoorden
  4. De regel “nooit met lege handen lopen” zou veel mensen helpen! Ik kan me ook echt mateloos irriteren aan huishoudelijke dingen zoals glazen op het aanrecht zetten terwijl de vaatwasser eronder staat. Dan gaat het in mijn hoofd: *#@$@!!**ERROR*@##!!@@*.

    De 1-minuutregel is handig maar merk dat ik soms wel lang opgeslokt wordt door de 1-minuut taakjes waardoor grotere opdrachten langer blijven liggen. It’s all about the balance :)

    Beantwoorden
    • Hahaha ja herkenbaar. Al ben ik ook niet perfect, zo ben ik er een stuk lakser in wanneer ik bijvoorbeeld haast heb… Maar eigenlijk heb je inderdaad helemaal gelijk en is dat echt onzin, want dan moet het dus nogmaals opgepakt en verplaatst worden. Wat betreft de 1-minuut regel heb je ook gelijk, wanneer je echt heel veel 1-minuut taken hebt kan dat bij elkaar veel tijd opslokken. Dan is het meer een kwestie van je afsluiten van bijvoorbeeld mail of andere plekken waar deze taken vandaan komen ;-).

      Beantwoorden

Plaats een reactie