Een goede planning maken is makkelijker gezegd dan gedaan. Immers wil je bij het maken van een goede planning voor een dag, precies de dingen plannen die je vandaag wilt én kunt doen. Maar hoeveel kun je doen op een dag? Dat is een kwestie van tijd inschatten. In dit blogartikel geef ik je mijn tips om beter tijd te leren inschatten, zodat je uiteindelijk een betere planning kunt maken!

Waarom tijd inschatten bij het maken van een planning?

Een planning maken is natuurlijk zo moeilijk of makkelijk als je het jezelf maakt. Een lijst met allerlei willekeurige taken kun je ook een planning noemen. Maar zo makkelijk maak ik niet voor mezelf. Ik plan het liefst:

• Op basis van doelen
• Van lange termijn naar korte termijn

Ik stel dus een doel en op basis daarvan bepaal ik het liefst acties die mij daar dichterbij brengen, bijvoorbeeld in 1 maand. Vervolgens kijk ik per week welke van die acties ik in die week wil doen (met een weekplanning), en tot slot per dag wat ik op een dag wil doen.

Om te bepalen wat ik in een week en op een dag kan doen, werk ik regelmatig met tijdsinschattingen. Ik bekijk dan:

• Hoeveel tijd ik verwacht dat elke taak in beslag gaat nemen
• Hoeveel tijd ik heb
• Wat ik dus verwacht te kunnen doen in die tijd

Op deze manier krijg je een beeld van wat je zoal op een dag kunt doen. Zodat wanneer iemand anders je vraagt of je ergens tijd voor hebt, je ook daadwerkelijk aan kunt geven of en wanneer je tijd hebt. Maar ook zodat je zelf goed kunt plannen en dus aan het eind van de dag niet teleurgesteld bent omdat je je to do lijst weer eens niet hebt kunnen afronden.

Dan is het wel zo handig als je tijdinschattingen realistisch zijn. Daarvoor ga ik je nu mijn tips geven!

Mijn tips voor het inschatten van tijd

Ik maak al heel lang planningen en doe daarbij aan tijd inschatten. In deze jaren heb ik mezelf allerlei tips & tricks geleerd om hier beter in te worden. Dit zijn mijn belangrijkste tips:

Meet de tijd op

Zonder twijfel is dit mijn allerbelangrijkste tip: houd bij waar je tijd naartoe gaat. Houd eens bij wat je zoal doet op een dag en hoeveel tijd dat kost. Het geeft je zó veel inzicht. Voor wat betreft taken die regelmatig terugkomen. Zo weet ik aardig goed hoe lang ik bezig ben met taken die wekelijks of maandelijks terugkomen, maar kan ik ook op basis van vergelijkbare taken voor nieuwe taken een aardige inschatting maken.

Ook privé kan dit super zinvol zijn. Zo weet ik dat als ik 45 minuten ga hardlopen, ik daar gerust twee uur voor uit kan trekken. Van tevoren zo’n half uur om me om te kleden en om oefeningen en warming up te doen, tijdens het lopen een kwartiertje voor in- en uitwandelen en achteraf nog een half uur voor wat krachtoefeningen en om te douchen. Het heeft dus geen zin om een hardloopsessie te plannen op een avond waarop ik een uurtje tijd heb.

Hoe je tijd op kunt meten? Dat kan heel simpel door pen en papier te pakken en bij elk punt op je planning op te schrijven hoe lang je erover doet. Ook zou je het op je computer in bijvoorbeeld Excel bij kunnen houden. Ben je op zoek naar een tool die dat makkelijker maakt voor jou en waarmee je snel inzicht krijgt? Dan raad ik je aan om een keertje naar de mogelijkheden van Toggl te kijken. Ik gebruik deze app zelf ook en het geeft mij altijd veel inzicht.

Doe alsof je tijd voor een ander inschat

Het klinkt een beetje egocentrisch, maar het is wel waar: we schatten onze eigen tijd altijd optimistischer in dan de tijd van een ander. Oftewel: we denken zelf dat we dingen sneller kunnen doen dan iemand anders. Wanneer je jouw planning maakt, denk je eens in dat je collega of partner de taken uit zou moeten voeren en schat op basis daarvan tijd in. Wedden dat je niet zo’n ‘strenge’ planning maakt als je voor jezelf zou doen?

Zet de verdubbelaar in

Deze term hoor ik regelmatig voorbij komen als tijd te optimistisch ingeschat wordt. Het betekent letterlijk de tijdsinschatting verdubbelen. Planning fallacy heet het, het fenomeen dat je standaard te weinig tijd inschat. Tony Crabbe adviseert in zijn boek Nooit meer te druk de volgende handvaten om hiermee om te gaan:

• Bedenk hoeveel je tijd je over hebt/vandaag hebt/voor een bepaalde taak hebt en halveer deze tijd
• Bedenk hoeveel tijd je denkt nodig te hebben voor een bepaalde taak en verdubbel deze tijd

Hak de taak in stukken

Taken als ‘plan maken’, ‘strategie bedenken’ en ‘aan scriptie werken’ zijn groot en heel vaag. Het is superlastig om voor dit soort taken tijd in te schatten te maken, simpelweg omdat je niet goed weet wát zo’n taak precies inhoudt. Wat moet er in dat plan staan? Hoe bedenk je een strategie? Aan welk deel van je scriptie wil je werken?

Merk je dat je het lastig vindt om tijd in te schatten, doordat je niet zo goed weet wat je precies moet doen? Hak de taak dan in kleinere stukken. Strategie bedenken bestaat bijvoorbeeld misschien uit:

• Brainstorm
• Uitwerken doelgroep
• Uitwerken doelstellingen
• Uitwerken boodschap
• Uitwerken middelen
• Planning bepalen
• Budget bepalen

Dat maakt zo’n taak gelijk al een stuk concreter. Waarschijnlijk lukt het je ook een stuk beter om voor deze ‘subtaken’ een tijdsinschatting te bepalen. Het is een kwestie van optellen om te weten hoe lang je dan over de totale taak ‘strategie bedenken’ doet.

TIJD OM ÉCHT slim te plannen?

Ben je klaar met een planning waarvan je NOOIT alles gedaan krijgt, en zoek je iets wat je structureel kan helpen verbeteren? Dan is de online cursus ‘Krijg het gedaan’ misschien iets voor jou! Hierin ga je niet alleen aan de slag met het maken van een realistische planning, maar ook met afleiding verminderen, concentratie verbeteren, je mindset rondom productiviteit verbeteren, je energielevels verhogen en nog veel meer. Lees meer op de cursus pagina: