Gebruik Toggl voor time management en word productiever

In deze blogpost lees je alles over Toggl, een handige dienst waarmee je inzicht krijgt in waar je je tijd aan besteedt. Hierdoor kun je uiteindelijk een betere en realistischere planning maken! Waarom juist Toggl handig is en waarom dit jou productiever maakt; ik vertel het je allemaal!

Wat is Toggl?

Toggl is een app – of eigenlijk een dienst – die het mogelijk maakt om bij te houden hoe lang je over een bepaalde taak doet. Je voert in wat je gaat doen, zet de timer aan en stopt hem wanneer je met je taak stopt. Natuurlijk kan dit ook met de standaard stopwatch app van je telefoon, maar in deze blogpost ga ik je uitleggen waarom je beter Toggl kunt gebruiken en hoe dit je dan echt kan helpen om productiever te worden. 

Toggl is een uitgebreide app die werkt op je computer of laptop (Mac/Windows/Linux) en op je telefoon (iOS/Android). Ook kun je het gewoon via je browser gebruiken. Je maakt een account aan, waarmee je vervolgens overal kunt inloggen en zo kun je elk apparaat synchroniseren. Ideaal als op verschillende plekken met verschillende apparaten werkt.

Klik hier om naar de website van Toggl te gaan. Scroll helemaal naar beneden om het voor verschillende apparaten te downloaden.

Wat je kunt met Toggl

Toggl is in principe bedoeld voor bedrijven die willen bijhouden hoeveel uren ze maken op welk project. Dat merk je ook aan hoe het is gemaakt, maar je kunt alles prima zo inrichten dat je het bijvoorbeeld ook persoonlijk of voor je studie kunt gebruiken.

In Toggl wordt er namelijk gewerkt met Clients en Projects. Als bedrijf heb je klanten, waarvoor je verschillende projecten doet. Onder Clients kunnen dus allerlei Projects vallen. Neem je de tijd op, dan vraagt Toggl om weer in te vullen waar je precies mee bezig bent. Dus stel je bent copywriter en je controleert voor klant je Fietswinkel Pietje de spelling van een stuk over de fietsbanden die in aanbieding zijn, dan krijg je dit:

• Client: Fietswinkel Pietje
• Project: Aanbieding fietsbanden
• Taak: Spellingcontrole

Ideaal dus voor bedrijven, maar in principe kun je dit overal op toepassen en ook gebruiken op de manier die jij wilt. Ben je student en wil je graag inzicht in welke vakken het meeste tijd kosten, dan doe je het bijvoorbeeld zo:

• Client: Statistiek
• Project: Leren
• Taak: Tentamen blok 4

Als je dit vervolgens voor al je taken doet en het bijvoorbeeld een maand of een blok lang volhoudt, kun je vervolgens precies zien hoe lang je in totaal over elk project hebt gedaan, en hoeveel tijd je aan elke “Client” hebt besteed, of dus elk vak in het laatste voorbeeld. Maar je kunt ook een cirkeldiagram bekijken, waarop je ziet hoeveel tijd je aan een bepaalde taak hebt besteedt ten opzichte van anderen.

Toggl ten opzichte van handmatig timen

Voordelen

Het grote voordeel van Toggl is natuurlijk dat je geen moeite hoeft te doen om op tellen hoe lang je in totaal over een bepaalde taak doet. Hij telt alle uren van projecten bij elkaar op en zo weet je precies hoe lang je erover doet en hoeveel tijd je aan wat besteedt. Je hoeft niet steeds op te schrijven hoe lang je over iets deed en het totaal staat meteen op al je apparaten.

Bovendien is het aanmaken van de clients en projects (eigenlijk gewoon categoriëen en subcategorieën) simpel maar doeltreffend als je wilt weten hoe lang je over taken doet. Je kunt deze zo specifiek of algemeen houden als je zelf wilt en je kunt ook zelf kiezen of je bij de taak nog een beschrijving invoert van wat je precies doet of niet.

Nadelen

Wel mist op Toggl de functie om gemiddelden te zien, bijvoorbeeld hoeveel tijd je gemiddeld op een dag of per keer aan een bepaald project besteedt. Dat is met een kleine rekensom natuurlijk wel snel opgelost, want je kunt de totaaltijd eenvoudig door de periode of door het aantal keer dat je de tijd bijgehouden hebt delen. Dit moet je alleen wel even zelf doen ;-). Dit komt natuurlijk omdat Toggl bedoeld is om bij te houden hoeveel tijd er in totaal aan een project besteed wordt door een bedrijf.

Waar ik zelf verder nog tegenaan loop is dat ik soms nog wel eens vergeet om aan te geven dat ik met iets nieuws begin. Dit komt doordat het programma op de achtergrond aanstaat en je er dus niet constant aan herinnerd wordt. Je kunt trouwens wel instellen dat het project en de tijd in je statusbalk worden weergeven (in ieder geval op Mac)! Dat scheelt al veel.

Zo word je productiever

Waarom helpt Toggl (of eigenlijk bijhouden hoe lang je over je taken doet in het algemeen) je dan om productiever te worden? Het helpt op twee verschillende manieren, die ik hieronder allebei uitleg:

Inzicht in tijd motiveert

En wel op drie manieren!

Ben je nu echt al twee uur bezig met je mail?! Zonde van je werkdag! Door het aanzetten van een timer kun je constant in de gaten houden hoe lang je al met een taak bezig bent. Dit kan je helpen om makkelijker grenzen te stellen. Spreek bijvoorbeeld met jezelf af dat je dagelijks maximaal x minuten aan je mail besteedt, en dat alles wat je niet binnen die tijd kunt verwerken, naar morgen verschuift. Zo voorkom je dat je je dag laat bepalen door e-mail.

Ook kan het je motiveren hard door te werken: als je dacht dat je een bepaalde taak wel in 45 minuten kon doen, en er zijn al 35 minuten voorbij, zet je misschien net even dat tandje bij om het door jou gestelde doel te halen. Zo kan dit je helpen om productiever aan de slag te gaan en beter je best te doen.

Verder kan het je nog op een derde manier motiveren: als jij net een timer hebt aangezet om die ene opdracht af te ronden, moet je niet vervolgens een kwartier op Facebook gaan surfen of uitgebreid een praatje met iemand aanknopen. Dat klopt er niets meer van die tijd! Op deze manier kan het opnemen van tijd je motiveren om te focussen op die taak, zodat je achteraf ook echt een realistisch beeld hebt van hoeveel tijd een taak kost, en dat beeld niet vertroebeld wordt door allerlei afleidingen. Het helpt je focussen op één taak en kan een motivatie zijn om jezelf niet af te laten leiden. Wat heel fijn is, want van multitasken word je niet bepaald productiever (dat kun je lezen in deze blogpost).

Het helpt je beter plannen

Door het bijhouden van tijd, weet je bijvoorbeeld dat je eigenlijk gemiddeld twee uur nodig hebt voor die taak waarvan je dacht hem in één uur te kunnen doen. Natuurlijk kun je dat ook ontdekken door de tijd een beetje in de gaten te houden, maar op deze manier staat het echt op papier en kun je ook terug zien dat je er altijd zo lang over doet.

De volgende keer dat je een planning maakt met die taak erop, verwerk je dus dat je er twee uur voor nodig hebt, in plaats van dat je na het uitvoeren van de taak een uur achterloopt op de planning en dingen niet af krijgt.

Door bij te houden hoe lang je over taken doet, kun je dus voor jezelf een realistischere planning opstellen.

Het helpt dus op korte en lange termijn

Dat de lopende tijdklok jou motiveert om harder te werken en niet afgeleid te worden, gebeurt zodra je je eerste timer aanzet. Meteen, op korte termijn. Inzicht in hoe lang je gemiddeld over taken doet om een betere planning te maken, is iets wat pas later kan, maar waar je uiteindelijk een meer realistische planning aan overhoudt. Het bijhouden van tijd, met Toggl, helpt je dus zowel op korte als lange termijn!

Klik hier om naar de website van Toggl te gaan. Scroll helemaal naar beneden om het voor verschillende apparaten te downloaden.