Als je onrust ervaart op je werk, dan is het gemakkelijk om te denken dat dit komt door een gebrek aan tijd. Maar eigenlijk is het een gebrek aan prioriteit. Doordat je geen overzicht hebt of geen keuzes durft te maken, weet je niet wat het belangrijkste is, en dus ook niet wat je net zo goed even voor uit kunt schuiven of waar je beter je grenzen moet aangeven. Door te werken met een prioriteitenlijst, dwing je jezelf om te kiezen wat het belangrijkste is en wat daarna. Zo pak je de controle over je eigen planning en werkdag.

Wat is een prioriteitenlijst?

Iets wat “prioriteit” heeft is het belangrijkste wat je kunt doen. Vroeger bestond alleen de enkelvoud-versie van dit woord: er kan maar één ding het állerbelangrijkste zijn. Dus je kunt geen “prioriteiten” hebben, toch?!

Een prioriteitenlijst zie ik dan ook als een lijst van je taken, op volgorde van belangrijkheid. De belangrijkste taak staat bovenaan de prioriteitenlijst, de op één na belangrijkste taak staat op nummer twee, en ga zo maar door.

Door bewust te bepalen welke taken prioriteit hebben, bepaal je ook voor jezelf welke taken het belangrijkste zijn om als eerste te doen.

Tegelijkertijd kun je op deze manier ook aan beter verwachtingsmanagement doen: als je een nieuwe vraag of verzoek krijgt, kun je bepalen waar op je prioriteitenlijst deze hoort, en op basis daarvan aangeven wanneer je het verwacht uit te gaan voeren. Zo kun je gemakkelijker tegen je klant, cliënt of collega zeggen: “Dit pak ik volgende week op” in plaats van “Oh ja misschien lukt het morgen wel” – omdat je niet beseft dat je dan die ene veel belangrijkere taak dan wéér moet doorschuiven.

Een prioriteitenlijst zie ik dan ook als een lijst van je taken, op volgorde van belangrijkheid. De belangrijkste taak staat bovenaan de prioriteitenlijst, de op één na belangrijkste taak staat op nummer twee, en ga zo maar door.

Zonder overzicht, geen prioriteitenlijst

Het maken van een prioriteitenlijst begint bij het hebben van overzicht in wat er op je totale takenlijst staat. Dan kun je bewust bepalen wat het belangrijkste is en wat dus prioriteit moet krijgen.

Als je geen overzicht hebt, kun je geen prioriteiten stellen.

Dat betekent dat je op moet schrijven wat je allemaal moet doen, en vervolgens kun je bepalen wat het belangrijkste is. Ja, het maken van een takenlijst kost tijd. Ja, het bepalen van prioriteitenlijst en je prioriteitenlijst maken kost óók tijd.

Maar als je niet weet wat je totale werklast is en dus ook niet wat het belangrijkste is, doe je waarschijnlijk hetgeen wat zich op dat moment direct voor je neus aandient. Je collega die een verzoek doet wat eigenlijk de verantwoordelijkheid is van een andere collega. Die mail die je iets vraagt, wat je éigenlijk misschien beter volgende week kan oppakken.

Een prioriteitenlijst maken zorgt ervoor dat je van reactief naar proactief werken gaat.

JOUW doelen najagen in plaats van die van iemand anders. Focussen op dingen die JOU energie geven, voldoening geven, dingen die jij iets vindt bijdragen aan de wereld. Taken waarmee jij vindt dat je jouw steentje het beste bij kunt dragen. In plaats van doen wat iemand anders denkt of gewoon puur willekeurig vanuit de waan van de dag.

Hoe maak je een prioriteitenlijst (oftewel: hoe bepaal je wat het belangrijk is?)

Maar hoe weet je nou wat het belangrijkste is om te doen?

Stel jezelf deze vraag: in welke mate draagt deze taak bij aan het bereiken van mijn doelen of aan het leven volgens mijn waarden?

Prioriteitenlijst op basis van doelen

Een taak is belangrijk als hij bijdraagt aan het bereiken van je doelen. Heb je concrete doelen gesteld? Of heb je een visie voor ogen voor waar je over een jaar wilt staan? Of zijn er doelen gesteld binnen je team of bedrijf? Kijk dan vanuit die lens naar de taken op je planning: welke taken gaan je het meest in de richting van het bereiken van je doel of die van je bedrijf brengen? Die krijgen voorrang.

Wil je aan de slag met doelen stellen? Meld je aan voor mijn e-mails en ik stuur je gratis mijn werkblad SMART doelen stellen toe!

Prioriteitenlijst op basis van je waarden

Een taak is ook belangrijk als hij je helpt leven volgens je waarden. Dit is vooral zo als je geen concrete doelen hebt gesteld. Je waarden zijn de dingen die jij belangrijk vindt in het leven en die daarmee je keuzes beïnvloeden.

• Stel dat “rust” een belangrijke waarde voor je is. Welke taken op je planning geven je de meeste rust? Die krijgen voorrang.
• Stel dat “plezier” een belangrijke waarde voor je is. Welke taken op je planning geven je het meeste plezier? Die krijgen voorrang.
• Stel dat “vrijheid” een belangrijke waarde voor je is. Welke taken op je planning geven je het meest een gevoel van vrijheid? Die krijgen voorrang.

En ga zo maar door!

Wil je aan de slag met jouw waarden bepalen? In mijn e-book Plan jouw jaar is één van de stappen om jouw waarden te bepalen op basis van verschillende opdrachten. In het e-book vind je ook een uitgebreide lijst met mogelijke waarden.

Stappenplan prioriteitenlijst maken

Hoe maak je dan concreet van je planning een prioriteitenlijst? Zet de volgende stappen:

1. Pak je planning erbij en zet je taken op volgorde van prioriteit. De bovenste vind je het belangrijkst, als die gedaan is dan is de tweede het belangrijkste, en ga zo maar door. Plan je niet digitaal of kun je geen taken op volgorde zetten in het planning hulpmiddel dat je gebruikt? Werk dan met nummer. De taak waar je “1” bij zet is het belangrijkste, de taak waar je “2” bij zet daarna, en ga zo maar door.
2. Voer zoveel mogelijk je taken op volgorde van prioriteit uit.
3. Komt er een nieuwe taak bij? Schat in: is deze belangrijker dan taken die er al op staan, en op welke plek mag die dan komen?

Kun je meer hulp en inspiratie gebruiken bij het prioriteiten stellen?

Kun je nog meer tips gebruiken over hoe je van je prioriteiten een planning maakt? Dan is de gratis checklist voor een haalbare planning handig voor jou! Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt ‘m er gratis bij:

Ontvang gratis tips en updates (incl. gratis checklist voor een haalbare planning)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Mevrouw Structuur en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus GRATIS de checklist die je helpt om een haalbare planning te maken!