Voordat je verder leest...

Wil jij meer rust & overzicht in je werkdag?

Ontdek met 10 meerkeuzevragen wat jou tegenhoudt om meer rust en overzicht in je werkdag te creëren én wat de eerste stap is om daar iets aan te veranderen!

Nee zeggen op werk: makkelijker gezegd dan gedaan (mijn tips)


Niet voor iedereen is nee zeggen op het werk gemakkelijk. Als buitenstaander is het makkelijk om te zeggen “je moet gewoon vaker nee zeggen”. Als het gaat om nee zeggen tegen taken, is het vaak niet eens zo dat je nee wilt zeggen omdat je het niet wilt doen. Het past gewoon écht niet in de planning en je wilt niet overwerkt raken. Dan is het niet per se een kwestie van nee zeggen, maar ook van prioriteiten stellen, keuzes durven maken en verder vooruit plannen. Ik deel mijn tips en advies voor het nee zeggen tegen taken op je werk.

2 redenen waarom je nee wilt zeggen op je werk (of zou moeten zeggen)

Niet alle “nee’s” zijn zo maar op één hoop te gooien en zéker niet op je werk. Ik zie het namelijk zo dat er twee redenen zijn waarom je mogelijk nee wilt (of moet) zeggen op je werk.

Reden 1: Je wilt nee zeggen op werk omdat je het niet wilt doen

Er wordt je iets gevraagd om te doen wat je om welke reden dan ook écht niet wilt doen. Bijvoorbeeld omdat het om een klant of cliënt gaat waar je niet (meer) voor wilt werken. Of omdat je iets gevraagd wordt waarbij er over een grens die je hebt heen gegaan wordt. Of omdat het iets is waar jij zelf niet achter staat en waar jij een andere mening over hebt.

Dat zijn situaties waarin je per definitie nee WILT zeggen omdat het tegen je eigen normen en waarden indruist. Pak hiervoor mijn algemene blog met tips om nee te zeggen erbij.

Reden 2: Je moet nee zeggen omdat het écht niet past in je planning

We hebben allemaal een beperkt aantal werkuren in een week. Dat betekent dat als deze volgepland zijn, er niets meer bij past. (Ervan uitgaande dat je efficiënt en effectief werkt, maar daar gaat het nu even niet over.)

Je zegt dan wel nee, maar je wilt dat éigenlijk niet. Omdat je de taak misschien wel heel graag wilt oppakken, een bijdrage wilt leveren aan het project, of de klant of cliënt heel graag verder wilt helpen. Maar het kán niet, of in ieder geval niet op heel korte termijn.

Tegelijkertijd kán je soms ook geen nee zeggen, ook al past het niet in je planning. Als er met de klant een afspraak is dat hij of zij altijd snel geholpen wordt, of als de deadline van een project nadert en jij eigenlijk de enige bent dat de taak waar de boel nu op vastloopt kan oppakken.

Eigenlijk is het hier dan niet per se een kwestie van nee móeten zeggen, maar van goed verwachtingsmanagement, prioriteiten stellen en vooruit plannen.

Mijn tips en advies over nee zeggen op je werk, omdat de planning vol is

De belangrijkste tip: Zorg dat je weet wat je werkdruk is

Als je geen zicht hebt op wat je deze week allemaal moet doen, kun je ook niet bepalen of die ene afspraak of taak er nog bij past of niet. Je hebt misschien wel een idee, omdat er allerlei dingen-die-je-niet-mag-vergeten in je hoofd rondspoken, maar het vóelt vooral als een chaos.

Om te kunnen zien of je nee MOET zeggen omdat je planning simpelweg vol is, zorg dat je een overzicht hebt van:

  • Welke afspraken je hebt (en hoeveel tijd je daarbij kwijt bent aan reistijd, voorbereidingstijd en opvolgingstijd)
  • Welke taken en deadlines je hebt en hoeveel tijd je verwacht dat die kosten

Dan kun je simpelweg gaan rekenen of er nog iets bij past of niet.

Weet wat je prioriteiten zijn

Weet jij wat het belangrijkste is dat je doet op je werk? Dat zijn je prioriteiten. In principe zou je alles wat er op je planning staat op volgorde moeten kunnen zetten van hoe belangrijk het is.

Lees mijn blog over het maken van een prioriteitenlijst als je dit een uitdaging vindt.

Als er dan iets bij komt wat éigenlijk niet meer past, dan kan de minst belangrijke taak of afspraak doorschuiven naar volgende week. Een planning die je op maandag maakt hoeft écht niet tot vrijdag hetzelfde te blijven. Schuiven in je planning is geen doodzonde. Het laat zien dat je flexibel bent en in kan spelen op veranderingen – als het nodig is.

En is de taak waar je overweegt “nee” tegen te zeggen gewoon écht onbelangrijk? Zeg dan dus wél echt nee, hè.

Het is oké als je planning wijzigt – het laat zien dat je flexibel kunt zijn

Doe aan verwachtingsmanagement

Als je dan weet wat je planning is en wanneer je waarschijnlijk tijd hebt om die ene taak op te pakken, kun je daarvoor een verwachting afgeven. Zo hoef je niet te zeggen “nee, daar heb ik nu geen tijd voor”, maar kun je zeggen: “deze week en volgende week is mijn planning erg vol, maar over twee weken maak ik hier tijd voor vrij.”

Delegeer waar mogelijk

Voordat je het op je eigen planning zet, denk ook even na over of jij degene bent die de taak moet oppakken. Is het überhaupt jouw verantwoordelijkheid? En ben jij de beste persoon om dit te doen? Is er een collega voor wie dit leerzaam zou zijn om dit te doen? Of die simpelweg een minder volle agenda heeft, en waarvoor dit een zinvolle taak zou zijn?

En als je ondernemer bent: is het tijd om hulp in te schakelen omdat deze taak niet iets waar je zelf in uitblinkt en echt je toegevoegde waarde laat zien?

Heb je planning als leidraad, en niet je mailbox

Als je dan zo’n planning hebt met zicht op wat je wanneer kunt gaan doen, houd dat dan aan als leidraad in je werkdag. Begin je werkdag niet met je mailbox openen en doen wat anderen je gevraagd hebben, maar met je planning en doen wat je zélf bepaald hebt wat belangrijk is.

Als je dit een uitdaging vindt, dan is mijn online cursus De Altijd Opgeruimde Mailbox misschien iets voor jou.

Heb duidelijke grenzen

In deze blog heb ik het tot nu toe gehad over hoe je anders kun omgaan met verzoeken die eigenlijk niet in je planning passen, dan “nee” zeggen terwijl je dat niet wilt, of “ja” zeggen terwijl het eigenlijk niet in je planning past. Maar één belangrijk punt om daarbij nog wel aan te stippen is: bewaak hierbij wel altijd je eigen grenzen.

Zet taken niet extra bij op je planning omdat je het echt graag wilt doen, als je daardoor urenlang over moet werken, terwijl je weet dat je dan de volgende dag veel minder energie hebt en waarschijnlijk juist vooral minder gedaan krijgt. Zeg geen “ja” tegen taken die dan als gevolg hebben dat je bepaalde grenzen over gaat die je eigenlijk niet over wilt gaan, zoals werken op een part time dag of bereikbaar zijn buiten werktijden.

Bepaal voor jezelf wat jouw persoonlijke grenzen zijn, en zeg altijd nee als iemand daaroverheen dreigt te gaan. Dat is niet egoïstisch, onloyaal of onklantvriendelijk, dat is zorgen dat jij altijd je meest energieke, enthousiaste zelf bent op momenten dat je wél werkt, zodat je goed werk levert en niet overwerkt raakt.

Dat is niet egoïstisch, onloyaal of onklantvriendelijk, dat is zorgen dat jij altijd je meest energieke, enthousiaste zelf bent op momenten dat je wél werkt, zodat je goed werk levert en niet overwerkt raakt.

Kun je meer hulp en inspiratie gebruiken bij het nee zeggen op je werk?

Dat kan! Wil je beter leren plannen zodat je goed zicht hebt op wat er wel en niet op je planning past? Gebruik dan mijn praktische PDF werkboek voor het maken van een haalbare planning, waarbij je stap voor stap aan de slag gaat met het uitwerken, organiseren en inplannen van alle taken die er bij je open staan. Lees hier meer over het werkboek haalbare planning.

Daarnaast geef ik 1-op-1 workshop dagen waarin we samen aan de slag gaan met het maken van een complete planning zodat je overzicht krijgt over je werkzaamheden en aan goed verwachtingsmanagement kunt doen. Hier gaan we samen kijken naar jouw planning, alles organiseren en inrichten, en ook bepalen hoe ver je vooruit gaat plannen en welke werkwijze je daarbij aan kunt houden. Lees hier meer over de 1-op-1 Planning Workshop Dag.

En kun je meer inspiratie voor het aanbrengen van overzicht in je werkzaamheden gebruiken? Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt gratis mijn PDF stappenplan van chaos en drukte naar productiviteit. Vul het formulier in:

Stappenplan Van chaos en drukte naar productiviteit

Meld je aan voor mijn e-mails en krijg gratis toegang tot het stappenplan “Van chaos & drukte naar productiviteit”

Kom je altijd tijd tekort? Is je to do lijst eindeloos? Heb je behoefte aan meer overzicht & rust in je hoofd, en wil je méér gedaan krijgen? Ik ga jou helpen in 6 stappen, in dit praktische PDF stappenplan. Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daarbij gratis toegang tot het stappenplan:

 

Stappenplan Van chaos en drukte naar productiviteit

Meld je aan voor mijn e-mails en krijg gratis toegang tot het stappenplan "Van chaos & drukte naar productiviteit"

Kom je altijd tijd tekort? Is je to do lijst eindeloos? Heb je behoefte aan meer overzicht & rust in je hoofd, en wil je méér gedaan krijgen? Ik ga jou helpen in 6 stappen, in dit praktische PDF stappenplan. Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daarbij gratis toegang tot het stappenplan:

Hoi! Ik ben "Mevrouw Structuur"

Ik ben Linda en ik help jou met je agenda, planning, mailbox en documenten op orde brengen. Meer structuur in je werk creëren dus! En daarom noem ik mezelf Mevrouw Structuur – met een knipoog, want ik neem mezelf niet zo serieus als “mevrouw” misschien suggereert. Ik wil rust en overzicht creëren juist leuk maken voor je!

Ik deel gratis inspiratie in mijn blog en in mijn e-mail nieuwsbrief. En ik bied een ruim aanbod e-cursussen over structuur aan, die je op jouw tempo en jouw eigen tijd kunt volgen. Daarnaast bied ik workshops aan, online en op locatie, waarin ik individuele werknemers en kleine teams help om meer structuur aan te brengen in hun werkdagen, met als doel om meer rust én plezier uit hun werkdagen te halen.

Plaats een reactie