Een korte termijn planning maken brengt rust en overzicht aan in je werkdag. Je weet wat je wilt doen en wat je kunt verwachten. Je kunt aan verwachtingsmanagement doen: wat past nog wel in de planning en wat niet? Je kunt prioriteiten stellen: wat zijn de belangrijkste dingen, waar ga ik mee beginnen? Maar tegelijkertijd kun je ook doorslaan in plannen: heel veel bezig zijn met de planning en vervolgens niks uitvoeren. Hoe vind je daarin een balans? Wanneer is een planning korte termijn? Hoe ver plan je vooruit en wat is de ideale lengte van een planning? Ik help je bepalen over welke periode je jouw korte termijn planning het beste kunt uitsmeren.

Wanneer is een planning korte termijn?

Laten we beginnen met de hamvraag: wat IS een korte termijn planning?

In het bedrijfsleven en in de algemene zin wordt er met “korte termijn” over het algemeen 1 jaar bedoeld. Maar als het gaat om het maken van een persoonlijke planning met taken, doe je dat over het algemeen nóóit een jaar vooruit (en dat wil je ook niet!). Natuurlijk kun je doelen hebben voor een volledig jaar, en kunnen er projecten gedefinieerd zijn, maar je kán nu nog niet bepalen hoe je de werkdag over 11 maanden en 3 dagen exact gaat vullen. Daarvoor zijn er nog veel te veel onzekerheden.

Aan de andere kant: Als je puur naar het maken van een persoonlijke planning met taken die je op een werkdag wilt doen kijkt, is in principe de méést korte termijn waarvoor je deze planning kunt maken: 1 dag. Je bepaalt wat je vandaag (of morgen) wilt doen. En da’s dan weer veel té korte termijn wat mij betreft.

Welke korte termijn planning is té kort en wat is dan weer té lang?

Een planning voor vandaag is een veel té korte termijn planning

Als je alleen bepaalt wat je vandaag wilt doen, ben je beperkt tot de 8 uur die je werkt op een dag. En daar moet je dan nog de tijd dat je in afspraken zit, reistijd en mail-beantwoord-tijd vanaf halen. Zeg dat je op een doorsnee dag dan maximaal 6 uur overhoudt die je kunt vullen met taken.

Wat als er dan uit een afspraak taken komen die je niet allemaal vandaag kunt doen?

• Zet je ze dan gewoon bij op de lijst, onder het mom van “misschien lukt het toch”?
• Komt het op één grote lange lijst waarin je het overzicht niet hebt wat er eigenlijk eerst moet gebeuren?
• Of schrijf je ‘t helemaal niet op, waardoor je afhankelijk bent van of je hersenen je eraan herinneren om te bepalen of je het gaat vergeten of niet?

Allemaal niet ideaal wat mij betreft.

Daarom raad ik aan om standaard een planning voor minimaal één week te maken. Zo kun je gelijk al bepalen wat er snel moet gebeuren (vandaag of morgen), en wat wel écht moet gebeuren, maar ook over een paar dagen kan.

Een werkplanning voor een (half) jaar is te lange termijn

Verder vooruit plannen kán ook. Maar sla hier ook weer niet in door.

Met het maken van een persoonlijke planning voor je werk bedoel ik: je bepaalt welke taken je wanneer gaat doen. Vanmiddag ga ik taak A doen voor klant X, morgenochtend taak B voor klant Y. Enzovoort.

Je kunt ook doelen stellen of projecten definiëren. Dan maak je wel een globale planning of een capaciteitsplanning, maar zijn de exacte taken nog niét gedefinieerd. Dat kun je prima op de heel erg lange termijn doen.

Maar als het gaat om een persoonlijke planning met concrete taken, raad ik aan om dit maximaal tot een kwartaal vooruit te doen.

Maak een korte termijn planning van minimaal een week, en maximaal een kwartaal.

De ideale periode van een korte termijn planning

Het zou mooi zijn als ik nu tegen je kon zeggen: als je deze periode vooruit plant, dan doe je het goed. Dan plan je niet te lange termijn én niet te korte termijn. Maar zo simpel ligt het helaas niet ;-).

De ideale periode van een planning is voornamelijk afhankelijk van hoe reactief jouw baan is. Hoe reactiever je werk is, en hoe meer ad hoc taken er gemiddeld tussendoor komen, hoe minder ver je vooruit kunt plannen. Als er echter weinig externe factoren zijn die invloed hebben op je planning (je werkt bijvoorbeeld niet heel direct samen met cliënten of klanten), en als andere invloeden van buitenaf beperkt invloed hebben (bijvoorbeeld ontwikkelingen in de wereld of innovaties in je vakgebied), en je kunt proactief zelf je planning bepalen, kun je wél verder vooruit plannen.

Daarnaast is de ideale periode van een planning deels een kwestie van persoonlijke voorkeur. Misschien vind je het fijn om goed zicht te hebben op wat er komende tijd op je bordje ligt. Dan wil je waarschijnlijk verder vooruit plannen dan de gemiddelde persoon. Maar misschien word je er onrustig of opstandig van als het al té erg vastligt wat je wanneer gaat doen. Dan kun je beter wat minder ver vooruit plannen. Ik adviseer werknemers en kleine ondernemers over het maken van hun persoonlijke planning en de planning waar we op uit komen is altijd anders. Dat komt door de aard van de werkzaamheden, maar ook zéker door de persoonlijke voorkeuren van die persoon.

De ideale periode van een planning is voornamelijk afhankelijk van hoe reactief jouw baan is. Hoe reactiever je werk is, en hoe meer ad hoc taken er gemiddeld tussendoor komen, hoe minder ver je vooruit kunt plannen.

Hoe maak je jouw optimale planning?

Wil jij aan de slag gaan met een korte termijn planning, maar kun je hierbij wel een aantal handvaten gebruiken? Gebruik deze stappen als leidraad:

1. Begin met het maken van een weekplanning: alles wat je de komende week wilt doen. Prik een (vast) moment in je agenda waarop je deze planning kunt maken en maak een checklist voor jezelf van taken om rekening mee te houden.
2. Houd ondertussen naast die weekplanning een lijst bij van taken die je ook nog moet of wilt doen, maar niet deze week. Die kun je als bron voor volgende weekplanningen gebruiken.
3. Voer de taken van je weekplanning uit!
4. Kijk elke week hoe veel van je taken je hebt kunnen doen. Staan er aan het eind van de week nog veel taken open? Dan plan je te optimistisch. Probeer minder taken voor jezelf in te plannen zodat je planning meer haalbaar wordt.
5. Reflecteer na een aantal weken op de periode van vooruit plannen. Merk je dat je niet alles wat je wilt doen kwijt kunt op je planning? Of dat je eigenlijk toch al verder vooruit aan het plannen bent? Probeer dan een periode van 2 weken of van een maand uit en kijk hoe dat gaat.

Kun je extra handvaten gebruiken bij het maken van een korte termijn planning?

Dan heb ik wel voor je! Zo heb ik een praktisch PDF werkboek gemaakt voor het maken van een haalbare planning, waarbij je stap voor stap aan de slag gaat met het uitwerken, organiseren en inplannen van alle taken die er bij je open staan. Lees hier meer over het werkboek haalbare planning.

Daarnaast geef ik 1-op-1 workshop dagen waarin we samen aan de slag gaan met het optimaliseren van je planning inrichting en werkwijze. Hier gaan we dus samen kijken naar jouw planning, alles organiseren en inrichten, en ook bepalen hoe ver je vooruit gaat plannen en welke werkwijze je daarbij aan kunt houden. Lees hier meer over de 1-op-1 Planning Workshop Dag.

En kun je meer inspiratie voor het plannen van je werkdagen gebruiken? Meld je aan voor mijn e-mails en ik stuur je alvast mijn gratis checklist voor het maken van een haalbare planning toe. Dit is een PDF die je erbij kunt houden om na het maken van je planning te dubbelchecken hoe haalbaar deze is. Vul het formulier in om je aan te melden:

Ontvang gratis tips en updates (incl. gratis checklist voor een haalbare planning)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Mevrouw Structuur en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus GRATIS de checklist die je helpt om een haalbare planning te maken!