Het boek Getting Things Done van David Allen is één van de meest bekende boeken over productiviteit. Het boek legt je uit hoe je productief te werk kunt gaan, voornamelijk aan de hand van een praktische methode. Ik vertel je meer over die methode, wat ik van het boek vond én wat voor mij de meest interessante tips waren.

Getting Things Done is een dik boek, dat ook echt tot de laatste letter gevuld staat met informatie. In deze blog ga ik bespreken wat Getting Things Done inhoudt, wat ik er van vond en welke lessen ik hieruit meeneem. Let wel op: ik heb de versie van Getting Things Done uit 2001 gelezen. In 2015 is er een hernieuwde versie verschenen, die meer gemoderniseerd is en gericht op de digitale wereld.

Wat is Getting Things Done?

Getting Things Done is een boek dat je meer productiviteit en minder stress belooft. Het draait om het juist verwerken van taken en goed kiezen welke taak je het beste kunt uitvoeren op een bepaald moment. Het is eigenlijk een methode waarmee je eigenlijk alle inkomende informatie, vragen, verzoeken etc., dus alles waarmee je iets moet doen, op een handige manier verwerkt, waardoor je kunt focussen op de taken die het belangrijkst zijn voor jou. Deze methode bestaat uit vijf stappen:

1. Verzamelen: verzamel ergens alle inkomende werkzaamheden. Het liefst heb je daarvoo zo min mogelijk plekken, maar bijvoorbeeld je e-mail is een plek waar dingen binnenkomen, en verder kun je iets naar keus gebruiken zoals een notitieblok, postvak of app waarin je alles verzamelt wat bijvoorbeeld aan je gevraagd wordt of waarvan je zelf bedenkt dat je het moet doen.
2. Verwerken/het beslissingsproces: bedenk wat je met de verzamelde items moet doen. In Getting Things Done staat een uitgebreid schema, wat je kunt volgen om te bepalen wat je met een bepaald iets moet doen. Zo bedenk je bijvoorbeeld of je er nu iets mee moet doen. Als het antwoord nee is, gooi je het weg, bewaar je het op je stapel of verwerk je het in een archief. Is het antwoord ja, dan kijk je of je dit in twee minuten kunt doen. Zo ja, doe het, zo nee, delegeer het of stel het uit.
3. Organiseren: houd alles bij in lijsten, waarmee je de status van taken in de gaten houdt. Denk hierbij aan lijsten voor projecten en lijsten voor eerstvolgende acties (agenda, actielijst, afwachtlijst).
4. Onderhoud/reflecteren: bekijk de lijsten zo vaak als nodig is en zorg voor een “wekelijks onderhoud”, waarbij je al je lijsten doorneemt en bekijkt wat je komende week moet oppakken.
5. Doen: ga aan de slag met je taken. Hierbij geeft David Allen weer verschillende modellen waarmee je kunt bepalen welke taak het belangrijkste is en/of welke taak je het beste kunt doen.

Al met al een redelijk complexe methode, maar wel een die echt álle aspecten van je taken oppakt en je kan inspireren om letterlijk alles om te gooien. Het boek is als volgt ingedeeld:

• Deel 1: uitleg over productiviteit en waarom bepaalde methodes niet werken. Ook wordt de methode in het kort uitgelegd en krijg je uitleg over projecten.
• Deel 2: de vijf stappen die ik hierboven noem worden uitgebreid behandeld en uitgelegd, op een praktische manier waardoor je er meteen mee aan de slag kan.
• Deel 3: uitleg over waarom deze Getting Things Done methode zo handig is.

Wat vind ik van Getting Things Done?

De methode is uitgebreid, maar ingewikkeld. Waar ik zelf tegenaan liep, is dat ik al heel veel lijstjes en planningen maak en ik ben al redelijk tevreden over de manier waarop ik dingen doe. Waarom zou ik dit compleet moeten omgooien? In Getting Things Done wordt het op zo’n manier uitgelegd dat het het beste is om een paar dagen de tijd te nemen om alles aan te pakken en zo een compleet nieuwe manier van plannen te gaan gebruiken. Terwijl ik meer op zoek ben naar handige tips om nog net even wat productiever te kunnen gaan werken. Voor mij was dit een afknapper, maar ergens is dit juist ook de kracht van Getting Things Done.

Als je nu nog helemaal geen gebruik maakt van planningen of lijstjes en geen structuur hebt in de dingen die je doet, dan is dit dé methode om orde in de chaos te scheppen. Als je op dit moment totaal geen overzicht hebt, dan kan ik je oprecht aanraden dit boek te lezen. Met daarbij wel de kanttekening dat je tijdens het lezen het beste meteen kunt beginnen met uitvoeren, want anders weet je op het einde niet meer wat je op het begin hebt gelezen.

Dit waren voor mij de pluspunten en minpunten van Getting Things Done:

Pluspunten

• Uitgebreid, alle informatiebronnen en bronnen voor taken komen aan bod, plus hoe je hiermee omgaat en dit alles verwerkt
• Complete, allesomvattende methode – geen detail wordt overgeslagen
• Praktisch, erop gericht om er meteen mee aan de slag te gaan

Minpunten

• Leest niet makkelijk weg door de vele informatie
• Niet bedoeld voor wie alleen op zoek is naar tips voor meer productiviteit

Productiviteitstips uit Getting Things Done

Er zijn 7 tips uit het boek die mij het meest zijn bijgebleven en die ik ook zelf ga toepassen bij mijn planning en productiviteit:

Bedenk bij alles: wat is de volgende actie?

Eigenlijk doe ik dit al, maar het blijft een goede tip; als je een mail leest, als iemand je iets vraagt, als je bedenkt dat je iets moet of wilt doen, bedenk dan: wat is de eerstvolgende actie? Of wat ik eigenlijk aan mezelf vraag: wat moet ik hiermee doen? Mails archiveer ik zodra ik er klaar mee ben, en alles waar ik nog iets mee moet doen blijft in mijn inbox. Wát ik er mee moet doen, schrijf ik op mijn to do lijst.

Gebruik een archief om alle dingen te bewaren waar je niets mee hoeft te doen (maar wel wilt bewaren)

Hoewel mijn documenten geen enorme rotzooi zijn, bewaar ik wel héél veel dingen. In het boek word je aangeraden om met dingen die je niet nu nodig hebt één van de volgende dingen te doen:

• Weggooien
• Laten bezinken
• In je archief stoppen

Weggooien is natuurlijk gewoon een mooi plaatsje in de prullenbak geven, en laten bezinken betekent dat je er nog even over na wilt denken. Denk hierbij aan brochures voor een reis die je misschien wilt maken. Je schrijft dit op een lijst of in je agenda, laat het bezinken, en kijkt er later nog eens naar.

Dat archief is voor alles wat je wel wilt bewaren, maar waar je ook niet per se iets mee hoeft te doen. Het is handig om een archief bij de hand te hebben, voor als je iets nodig hebt. Denk aan een opdracht die je jaren terug voor je studie maakte of een foto van jezelf van vijf jaar geleden. Hoewel er in mijn versie van Getting Things Done vooral gefocust werd op een papieren archief, inspireerde dit mij juist tot het opzetten van online archieven. Of nou ja online, op mijn laptop.

David raadt je aan om archieven op alfabetische volgorde te maken en per categorie steeds maar één subcategorie te maken. Hij geeft als voorbeeld “Tuinieren – potten” en “Tuinieren – ideeën” (en je gaat dus niet voor “Tunieren – ideeën – potten”). Hoewel ik het voor sommige mappen handig vind als alles bij elkaar staat (denk aan foto’s en bestanden van school), denk ik dat het voor andere dingen heel handig kan zijn om met een archiefmap te werken, waar alle submappen op alfabetische volgorde in staan. Maar wat mij vooral handig lijkt is duidelijk onderscheid maken tussen je archief en dingen die je op dit moment gebruikt. Nu staat dat bij mij heel erg door elkaar en is er af en toe wel ergens een archiefmap, maar dan weer verstopt in een andere map en dat werkt gewoon niet zo handig. Dus daarom wil ik de komende tijd aan de slag met het uitzoeken van alles en een archief maken voor de bestanden die ik over het algemeen niet nodig heb, maar wel handig zijn om te bewaren.

Doe iets meteen als het minder dan 2 minuten in beslag neemt

Een hele goede regel. Neem niet de moeite om een taak in te plannen en vervolgens drie keer te verplaatsen als het maar een paar minuten tijd kost om hem uit te voeren. Dit doe ik deels al, maar zou ik zeker nog beter toe kunnen passen. Deze tip maakt deel uit van de drie stappen die je kunt zetten voor het uitvoeren van een taak:

• Uitvoeren (als het dus minder dan 2 minuten kost)
• Delegeren (als het niet handig is dat jij dit doet, vraag het een ander)
• Uitstellen (op je to do lijst zetten)

Kom ik meteen bij de volgende tip:

Houd een delegeerlijst bij

Delegeren klinkt een beetje negatief, maar het is niets anders dan een ander een vraag stellen of verzoek doen. Wat ik heel vaak doe is bijvoorbeeld een mail sturen, een telefoontje plegen of iemand in het echt iets vragen, en vervolgens vergeet ik soms dat ik dit gedaan heb. Niet handig! Als dit gebeurt, is het veel handiger om even op te schrijven aan wie je wat hebt gevraagd en op welke datum. Zo kun je snel zien: “Hey, ik heb dit twee weken geleden al aan Pietje gevraagd en hij heeft het nog niet gedaan!!!??!”.

Verdeel je taken op soort en locatie

Ik heb de neiging om taken in te delen in categorieën als school – werk – sport – huishouden – blog en ga zo maar door. Maar Getting Things Done heeft me wel doen inzien dat dit niet altijd even handig is. Want als je de fysio moet bellen (zou voor mij bij sport horen), maar ook de informatiebalie van je studie (= categorie school), is het dan niet veel logischer om die twee taken bij elkaar te zetten? Als je dan even tijd hebt om te bellen, kun je snel zien dat dat de twee telefoontjes zijn die je nog moet plegen.

Zo is het dus handiger om lijsten te maken op bijvoorbeeld de volgende punten:

• Telefoontjes
• Thuis/op werk
• Laptop

Andere handige punten om lijsten voor te maken zijn bijvoorbeeld:

• Agendapunten (dingen die je met iemand of een groep mensen moet bespreken – je kunt dit onderverdelen in bijvoorbeeld je baas, je collega’s, je moeder, je partner etc.)
• Boodschappen (en misschien zelfs onderscheid daarin: boodschappen Albert Heijn en boodschappen Lidl)
• Lezen (dat wetenschappelijke artikel, die interessante maar uitgebreide blog… Houd bij wat je nog wilt lezen, zodat je op een loos moment in de trein altijd weet waar je mee aan de slag kunt gaan)

Maak een ooit/misschien lijst

Houd een lijst bij van dingen die je ooit wilt doen en kijk er af en toe op, om te zien of er iets op staat wat je binnenkort wilt doen of oppakken, staat er in het boek. En dat vind ik wel een goede gedachte. Sterker nog, ik heb al zo’n lijst. Ik gebruik het alleen een beetje anders. Ik kijk niet elke week die hele lijst doen, maar ik houd bij wat ik dit seizoen wil doen en wat ik deze maand wil doen. Dat verwerk ik weer in mijn weekplanning en zo doe ik het uiteindelijk ook echt. Bij mij is het dan ook niet echt een misschien-lijst maar meer een doen-wanneer-ik-tijd-heb-lijst. Maar het idee komt overeen en ik vind het zeker een aanrader om zo’n soort lijst bij te houden.

Doe aan “wekelijks onderhoud”

Ook dit doe ik eigenlijk al, maar in Getting Things Done komt dit uitgebreid aan bod. Niet zo gek, want het is een hele klus om al die lijsten bij te houden. David Allen stelt voor om wekelijks dingen te doen als losse papieren te verzamelen, notities te verwerken, je agenda te checken en te updaten, al je lijsten te bekijken en na te denken over nieuwe dingen die je aan je lijsten kunt toevoegen. Ik stel voor om bijvoorbeeld ook lijstjesapps, je mail en de notities van je telefoon niet over te slaan. Lees ook mijn blogpost over het wekelijks bijhouden van je planning!

Dat waren de voor mij meest interessante tips, waar ik zeker wat mee ga doen. Wil je Getting Things Done van David Allen ook lezen? Dan kun je het hier bestellen op Bol.com (papieren boek en e-book):

^{Dit artikel bevat affiliate links. Dat betekent dat als jij iets koopt, ik een percentage daarvan ontvang. Je betaalt daardoor nóóit meer en ik promoot alleen dingen waar ik zelf ook echt fan van ben. Lees ook mijn disclaimer.}