Ik deel mijn tips voor het organiseren en digitaal archiveren van documenten! Digitaal archiveren is eigenlijk gewoon het slim ordenen en opslaan van al je digitale spullen, zodat je ze makkelijk terugvindt wanneer je ze nodig hebt. Ik deel 5 tips voor hoe je dit goed aanpakt en hier een blijvende gewoonte van maakt, en hoe je hier in 5 stappen mee aan de slag kunt gaan.

Mijn 5 tips voor digitaal archiveren

Werk altijd met een inbox

Ik zweer bij het gebruik van inboxen. Ook voor het digitaal archiveren van je documenten. Ik zie een inbox als de plek waar nieuwe dingen zich tijdelijk verzamelen, om één van deze redenen:

1. Je hebt nog niet bepaald wat je ermee wilt doen
2. Je moet er nog iets mee doen en dat heb je nog niet gedaan
3. Je weet nog niet waar je het definitief wilt bewaren

Laat ik een voorbeeld geven voor elk van deze drie:

1. Je komt online een handig document tegen, doordat je bijvoorbeeld mijn Structuur Struikelblok Quiz hebt gedaan. Je weet alleen nog niet wat je met dit document wilt doen.
2. Je hebt een factuur ontvangen en die sla je even snel op, omdat je hem nog moet betalen.
3. Je hebt van je hypotheekadviseur een ZIP met de nodige documenten over je nieuwe hypotheek ontvangen.

Wat heel veel mensen doen (en je bent dus heel normaal als je je hierin herkent), is dit soort documenten gewoon voor eeuwig in de Downloads map op de computer laten staan. Met als gevolg dat je te laat bedenkt dat je eigenlijk de factuur had moeten betalen, of dat je vergeet om de tips van de Structuur Struikelblok Quiz toe te passen, of dat je een half uur op zoek bent naar dat ene document over de hypotheek van je huis – verstopt in die ZIP.

Er is niets mis met de Downloads map – maar ik raad je het volgende aan: bepaal bewust in welke map documenten tijdelijk mogen staan, en zorg dat je elke week een paar minuten de tijd neemt om die map te legen. Zo voorkom je dat het ooit écht een rommel wordt en kun je veel makkelijker dingen terugvinden in je digitale archief.

Bepaal bewust een mappenstructuur voor je digitale archief

Ik krijg wel eens de vraag wat een goede mappenstructuur is. Maar ik geef dan het vervelende antwoord dat die niet bestaat. Een goede mappenstructuur is er één waarin jij snel kunt vinden wat je zoekt. En natuurlijk zijn er adviezen die ik iedereen daarvoor geef. Twintig lagen submappen zorgt er niet voor dat je even snel naar een document gaat. Bestanden die ‘Document33.docx’ heten evenmin. Maar of jij de papieren van je autoverzekering liever in de map ‘Auto’, ‘Vervoer’, ‘Verzekeringen’ of ‘Vaste lasten’ zet – dat is maar net waar jij aan denkt als we het over je autoverzekering hebben.

Wat heel erg kan helpen is om voor jezelf eens uit te typen hoe jouw documenten te categoriseren zijn, en welke submappen je op welke plek zou zetten. Dit kun je er namelijk naast houden als je gaat archiveren. Mis je dan een plek voor iets? Dan bepaal je met het totale overzicht bij de hand wat de beste plek is. Zo voorkom je dat je straks een map ‘Auto’ én een map ‘Vervoer’ hebt, en alles verspreid staat op twee plekken.

Lees in deze blog ook mijn extra tips over het opzetten van een mappenstructuur.

Heb een werkwijze voor het digitaal archiveren

Hoe komen digitale bestanden vervolgens van zo’n inbox op een plek waarin jij ze gemakkelijk kunt terugvinden? Nou, doordat jij een werkwijze hebt waarin je:

• Bewust bepaalt welke documenten je gaat bewaren, en welke gewoon verwijderd kunnen worden (waardoor je niet tussen honderden documenten die éigenlijk weg hadden gekund moet gaan zoeken)
• Documenten een logische naam geeft waardoor je ze met de zoekfunctie terug zou kunnen vinden
• Documenten in een logische map zet waar je ze ook terug kunt vinden

De combinatie van de onderste twee is wenselijk. Weet je de naam even niet meer, dan kun je naar de map gaan. Raakt de map vol of wil je snel kunnen navigeren naar een document, dan gebruik je de zoek en/of sorteerfunctie in je documenten.

Ergens moet er een moment zijn waarop je denkt: tijd om digitale documenten te archiveren. Dus bepaal voor jezelf:

• Hoe vaak jij documenten wilt gaan archiveren (vanuit een inbox bijvoorbeeld)
• Wanneer je het dan precies gaat doen
• Wat je precies wilt doen om de boel voor jezelf weer op orde te hebben (en waar je dan allemaal moet kijken)
• Hoe je ervoor gaat zorgen dat je dit niet gaat vergeten

Gooi documenten weg

Het voordeel van digitaal archiveren is dat je heel makkelijk heel veel kunt bewaren – het neemt immers geen fysieke ruimte in beslag. Het nadeel van digitaal archiveren is ook exact dat – want het is heel verleidelijk om gewoon maar alles te bewaren. Immers staat het nooit fysiek in de weg!

Maar ook digitaal kunnen documenten in de weg staan. Als je alles bewaart, dan wordt het lastiger om te vinden wat je écht nodig hebt. Ook kan je computer na verloop van tijd vol raken of trager worden. Doe dus documenten weg die je niet meer nodig hebt.

Ik stel daarbij mezelf vaak de vraag: ga ik hier in de toekomst nog aan moeten refereren? Kan een klant bijvoorbeeld een vraag stellen waarbij je dit document nodig hebt, of heb je de factuur mogelijk nog nodig voor de garantie? Kun je niets bedenken waarvoor je het nog nodig hebt, dan kan het sowieso weg.

Wil jouw administratieve documenten digitaal archiveren? In mijn online cursus Papieren en documenten op orde zit als gratis bonus een overzicht van welke administratieve documenten je het beste voor welke periode kunt bewaren, zowel op basis van de Nederlandse als Belgische wetgeving en adviezen.

Scan papieren in

Hoewel ik je niet aanraad om digitaal álles te bewaren, is iets digitaal bewaren vaak wel een betere keuze dan het op papier bewaren. Het neemt dan geen fysieke ruimte in beslag én je kunt het vaak sneller terugvinden.

Gebruik een scanner om zoveel mogelijk documenten in te scannen, of gebruik gewoon je telefoon. Er zijn genoeg apps die ook prima fungeren als scanner. Denk aan Scannable voor iPhone (hier heb je tegenwoordig wel een Evernote account voor nodig) of Genius Scan voor Android. En op iPhone zit in de standaard Notities app ook een prima scanfunctie (klik op het camera symbool en dan op ‘Scan documenten’).

Digitaal archiveren in 5 stappen

Wil jij aan de slag gaan met digitaal archiveren? Dit zijn de 5 stappen die ik je dan aanraad om te zetten:

1. Bepaal waar documenten zich verzamelen: maak letterlijk een lijst van alle plekken die je wilt organiseren, zodat je voor jezelf inzichtelijk hebt wat je moet doen om het project ‘digitaal archiveren’ straks af te ronden.
2. Doe documenten weg: Loop alle plekken die je bij stap 1 hebt genoteerd na en verwijder de documenten die je niet meer nodig hebt. Voor deze documenten hoef je natuurlijk ook geen bewaarplek te bepalen!
3. Bepaal een mappenstructuur: Bepaal waar jouw archief gaat komen en maak de mappen aan.
4. Bepaal een naamgeving: Bepaal welke namen je documenten gaat geven om ze gemakkelijk terug te kunnen vinden. Dit is echt een cruciale stap om over een jaar niet op zoek te moeten gaan naar die ene ingescande factuur die als bestandsnaam IMG_8329.JPG heeft…
5. Archiveer documenten: Verplaats en hernoem alle documenten die je gaat bewaren!

Kun je meer hulp gebruiken bij het digitaal archiveren?

Kun je meer hulp gebruiken bij het digitaal archiveren? Dan heb ik 2 opties voor je:

• In mijn e-cursus Papieren en documenten op orde neem ik je stap voor stap mee in dit proces. Je kunt in je eigen tijd en op je eigen tempo de video’s volgen en de stappen uitvoeren.
• Tijdens een 1-op-1 Workshop Dag ga je samen met mij via videobellen aan de slag met het opruimen en organiseren van je documenten en het verbeteren van je werkwijze. Plan vrijblijvend een kennismaking in mijn agenda om de mogelijkheden te bespreken!