Wil je beginnen met meer structuur aanbrengen? Dan zijn de onderstaande 3 stappen wat mij betreft het belangrijkste om mee te beginnen, op welk gebied in je leven dan ook. Of het nu gaat om je mailbox, documenten, planning of huis; en of je dit nou wilt doen voor werk of privé: dit is de basis. Dit zijn de 3 stappen waar ik bij zweer, waar ik 300% achter sta en die ik iedereen aanraad.

Let’s go!

Stap 1: Maak je hoofd leeg

Heb je wel eens het gevoel dat je hoofd ZO VOL zit met van alles en nog wat? Dat je je al zo veel rustiger en meer “in controle” zou voelen als je gedachten niet continu zo gingen:

“Als ik morgen die meeting met de klant heb, moet ik even vragen wat de status is van dit project”

“Straks niet vergeten om eieren mee te nemen in de supermarkt”

“Als ik dit hoekje opgeruimd heb, moet ik niet vergeten om ook naar die ene doos in de andere kamer te kijken”

“Ik heb nu geen tijd om op dat appje te reageren, maar daar moet ik later vandaag wel echt even naar kijken”

“Had ik eigenlijk al een reactie van Jan op mijn mail van 3 dagen geleden?”

… en zo gaat het de heeeele dag door.

En je wéét dat daar een super simpele remedie voor is. En tóch kan ik het niet vaak genoeg blijven benoemen.

De remedie is:

Schrijf. Dingen. Op.

Schrijf op wat er in je hoofd zit, wat je niet mag vergeten, waar je nog naar moet kijken. Schrijf alles op. Want als je het niet opschrijft, blijft er gebeuren wat er nu gebeurt: het spookt de hele dag door je hoofd en je wordt aan dingen herinnerd precies op momenten waarop je er he-le-maal niks mee kan doen.

Natuurlijk zorgt opschrijven er niet voor dat het opeens op magische wijze gedaan wordt. Of dat de hoeveelheid dingen die je nog wilt doen opeens minder wordt.

Maar het is wel de eerste stap naar inzichtelijk maken wat voor chaos er in je hoofd zit, zodat je er vervolgens structuur in kunt aanbrengen!

Doe daarom een braindump. Zet een wekker voor 15 minuten en schrijf ALLES op wat je je kunt bedenken waar je nog iets mee moet doen.

Loopt de timer nog en kun je niks meer bedenken? Bekijk dan de rondslingerende aantekeningen op je bureau of de verdwaalde post op de eettafel erbij en bekijk wat je daar nog mee moet doen. Of open voor de gein eens jouw mailbox en zet op een rijtje welke taken vanuit daar allemaal nog op je liggen te wachten. Ik weet zeker dat je die 15 minuten vast gevuld krijgt ;-).

Stap 2: Bepaal wat je precies moet doen

Heb je stap 1 gevolgd, dan heb je nu waarschijnlijk een superlange lijst met aaaallemaal dingen die je nog wilt doen.

En als je een heel normaal mens bent, dan denk je nu waarschijnlijk: holy sh*t, ik heb nog véél meer te doen dan ik al dacht! (En hee, dat is waarschijnlijk waarom je bij Mevrouw Structuur bent gekomen en mijn hulp kunt gebruiken. Mijn workshops en cursussen kunnen je helpen, echt ;-) ).

De manier om nu NIET verder te gaan, is de lijst aan de kant gooien “want daar heb je nu toch geen tijd voor”, en over drie weken denken: oh ja, ik had zo’n mooie lijst gemaakt. Ach ja, de belangrijkste dingen zal ik wel al gedaan hebben.

Dan blijf je als een kip zonder kop – en zonder structuur – je werk doen, en blijft dat onrustige, chaotische gevoel.

Wat je in plaats daarvan wilt doen, is keuzes maken. Bepalen wat je ECHT gaat doen.

Stel jezelf eerst bij elk punt de vraag: moet ik hier überhaupt iets mee doen?

Juist door kritisch te zijn en niet ALLES te willen doen, ga je uiteindelijk licht aan het einde van de tunnel met to do’s zien.

Als je hebt bepaald dat je er nog wél iets mee moet doen, bepaal dan:

• WAT wil ik er precies mee doen
• WANNEER ga ik dit doen

En zet het op basis daarvan op de juiste manier in jouw agenda of planning.

Hoe je dit het beste kan doen is super persoonlijk én afhankelijk van waar je mee bezig bent (werk of privé). In mijn workshops en cursussen is dit precies waar ik je mee kan helpen.

Doe dit stap voor stap voor alle openstaande dingen van je lijst. Hoe vaker je dit doet, hoe beter je wordt in keuzes maken, en hoe gemakkelijker het proces gaat:

Gedachte in je hoofd die je afleidt > Opschrijven > Bepalen wat je ermee gaat doen > Naar juiste plek op je planning

Of:

Mail in je inbox > Bepalen wat je ermee gaat doen > Naar juiste plek op je planning

Of:

Rommel die je in huis tegenkomt > Naar op-te-ruimen-hoekje > Bepalen wat je ermee gaat doen > Naar juiste plek in huis

Dit hoeft niet allemaal op hetzelfde moment, maar als dit proces er is kun je erop vertrouwen dat je terugkomt op alles wat je bedacht hebt of wat iemand je vraagt in een mail of wat je nog moet opruimen.

Stap 3: Maak er een werkwijze van

In de vorige 2 stappen zijn er eigenlijk 3 onderdelen van de structuur werkwijze aan bod gekomen:

1. Plekken waar dingen waar je nog iets mee moet doen zich verzamelen (bijv. de plek waar je de braindump gedaan hebt, je mailbox, of een hoekje met nog op te ruimen spullen in je huis)
2. Een moment om keuzes te maken over dingen die zich op die plekken verzameld hebben
3. Een planning waardoor je alles wat je wilt doen ook echt gaat uitvoeren

Als je voor deze 3 dingen een vaste werkwijze hebt, dan kun je werken en leven vanuit structuur.

3.1 Vaste plekken waar dingen zich verzamelen

Als eerste heb je hiervoor vaste plekken waar dingen zich verzamelen nodig. Hierbij is het belangrijk om letterlijk voor jezelf te bepalen: dit is waar ik dingen mag “dumpen”, waarbij ik erop kan vertrouwen dat ik erop terugkom.

Zodat als er een gedachte in je hoofd opkomt, je het snel ergens kwijt kunt, waarvan je erop kunt vertrouwen dat je er later weer bij terugkomt. Dat kun je het namelijk écht loslaten en terug focussen op waar je éigenlijk mee bezig was.

Maar ook zodat als je een e-mail krijgt of een nog op te ruimen doos met rommel tegenkomt, je dié ergens kunt laten waarvan je erop kunt vertrouwen dat je erop terugkomt.

Want dit zorgt voor rust in je hoofd:

1. Dingen uit je hoofd halen
2. Erop kunnen vertrouwen dat je erop terugkomt

Dat haalt écht de onrust uit je hoofd. Het is niet alleen het opschrijven, maar juist erop kunnen vertrouwen dat het op een “veilige plek” staat zodat je het nu op dit moment los kunt laten.

3.2 Een vast moment om keuzes te maken

Als je weet wat de vaste plekken zijn waar dingen zich verzamelen, moet je ook een vast moment hebben om er keuzes over te maken. Ik raad altijd aan om dat gewoon 1x per week te doen.

Dus 1x per week loop je al die plekken waar zich dingen verzamelen na en vraag je jezelf:

Wat moet ik hiermee doen?

Hoe kritischer je hierop bent, hoe meer werk je jezelf in de toekomst bespaart. Want als je bij álles denkt: oh dat is interessant, dat ga ik inplannen! – Dan zadel je jouw toekomstige zelf met héél veel werk op. Het is daarom de kunst om te durven kiezen en te bepalen: Dit is interessant, maar hier ga ik niets mee doen. Of: dit is interessant, ik bewaar dit idee, maar ik ga het niet inplannen.

3.3 Een vaste planning

Het derde onderdeel om te werken vanuit structuur is je planning. Iets simpels maar tegelijkertijd ook iets heel lastigs. Want wat bedoel ik precies met een planning?

Een planning is geen to do lijst. Een to do lijst is voor mij een lijst met taken, zonder dat je nagedacht hebt over wat het belangrijkste is of wat er wanneer moet gebeuren. Een to do lijst kan op sommige momenten prima nuttig zijn, maar het is GÉÉN planning.

Een planning kán wel een lijst met taken zijn. Maar dan wel met:

• Taken waarvan je bewust bepaald hebt dat deze nu het belangrijkste zijn om te doen
• Een vaste periode waar binnen je deze taken wilt doen (bijvoorbeeld een week)

Een planning is dus een concreet overzicht van taken die je binnen een korte periode (ik raad aan 1 week) wilt doen.

In welk hulpmiddel je die planning maakt is helemaal aan jou. Het kan op papier zoals in een bullet journal, of in je Outlook agenda, of in een taken app zoals Todoist, of helemaal ergens anders.

Zolang je maar weet: dit zijn de concrete taken die ik deze week wil doen.

Als jouw vaste moment is om keuzes te maken over alles wat je nog wilt doen, kun je dat moment ook gelijk aangrijpen om je planning te maken. Om even een paar minuten te nemen om heel bewust te bepalen: dit is wat ik komende week wil gaan doen.

Dit is de basis van structuur aanbrengen

Ik kan je nog veel en veel meer vertellen over elke stap. En misschien vraag je je ook af hoe je die stappen in hemelsnaam gaat implementeren in jouw werk of leven. Want hoewel het proces simpel is, is het vaak voor iedereen anders hoe je dit het beste kunt toepassen in jouw werk of leven.

En ik help je daar natuurlijk graag mee! Ik heb 3 manieren waarop we samen kunnen werken: