Over de inbox: Je hebt nog meer inboxen dan in je mail

Ik ben groot fan van inboxen. Ik heb het ook vaak over inboxen in mijn cursussen. En daarmee bedoel ik dan niet alleen het Postvak IN in je mailbox. Maar wat bedoel ik dan wél precies met een inbox en waarom zijn ze zo ‘heilig’ voor mij?

Een inbox is de plek waar alles binnenkomt

Je kent een inbox waarschijnlijk van je mail: het is de plek waar alle nieuwe mail binnenkomt.

Maar je mail is niet de enige plek waar nieuwe dingen binnenkomen. Je ontvangt ook fysieke post, je schrijft dingen op, je bewaart een document, je krijgt wat spullen en noem het maar op. Dat betekent dat je altijd meerdere plekken hebt waar ‘dingen binnenkomen’. En dat kan op 2 manieren:

1. Het kan vanuit iemand anders komen, zoals iemand die jou een mail of pakketje stuurt.
2. Het kan vanuit jezelf komen, zoals dat je op een post it opschrijft dat je Piet nog moet terugbellen.

Zonder inbox raak je het overzicht kwijt

Als je dingen op post its schrijft omdat je ze niet wilt vergeten, is één ding cruciaal: je moet een moment hebben waarop je weer terugkomt op die post it. Anders heeft het nul nut gehad dat je iets hebt opgeschreven om niet te vergeten, want je vergeet het alsnog.

In het geval van de post it is dat waarschijnlijk niet zo heel moeilijk. Je legt de post it pontificaal op je bureau weg en je wordt regelmatig eraan herinnerd dat je Piet nog moest terugbellen.

Maar het wordt ingewikkelder als je niet alleen op post its dingen hebt staan waar je nog iets mee moet doen, maar ook in je mailbox. En in je notitieboek. En in je agenda. En willekeurige Kladblok bestanden. En in de rommellade van je bureau of keuken. En in die nieuwe takenlijst app die je vorige week bent gaan uitproberen. En op je Bureaublad van je computer. En en en en.

Dan raak je het overzicht kwijt. Tenzij je bewust werkt met inboxen.

Wat is een inbox dan?

Ik noem elke plek een inbox waar nieuw werk zich verzamelt. Dus je mailbox is een inbox, maar als jij documenten waar je ‘nog iets mee moet doen’ opslaat op je bureaublad, dan is dat ook een inbox. Als jij in een hoekje spullen verzamelt ‘waar je nog iets mee moet doen’, dan is dat ook een inbox. Als jij een notitieboek hebt waar je aantekeningen van vergaderingen maakt ‘waar je nog iets mee moet doen’ – je raad het al – dan is dat een inbox.

Bewust bepaalde inboxen

Maak voor jezelf eens een lijst van alle plekken waar dingen zich verzamelen ‘waar je nog iets mee moet’. Alle apps en alle fysieke plekken waar werk zich verzamelt.

Alleen al weten waar werk zich verzamelt kan je rust geven, omdat je weet waar er nog potentieel dingen die je aan het vergeten bent rondslingeren.

Als je die lijst hebt, dan is er maar één ding wat je moet doen als je overzicht wilt in alles wat er nog op je bord ligt: alle inboxen die op die lijst staan doorlopen.

Dat doe je bijvoorbeeld 1x per week tijdens een wekelijkse review. En dan heb je in één keer het overzicht.

Wil jij aan de slag met inboxen en je planning op orde brengen, maar kun je daarbij nog ondersteuning gebruiken? Dan kan ik je helpen op één van deze manieren:

• In mijn e-cursus Structuur in Huis help ik je stap voor stap om structuur in je taken thuis aan te brengen. Dit is mijn planning cursus voor je privéleven, met planning advies en tips om structuur aan te brengen in allerlei aspecten van je privéleven (zoals het huishouden en tijd voor jezelf maken).
• In mijn e-cursus Planning op Orde help ik je stap voor stap een planning maken op je werk. De cursus is het meest gericht op werknemers en kleine ondernemers met een kantoorbaan, en helpt je om overzicht te creëren in je werk taken, zodat je weet wat je wanneer moet én wilt doen (ook als er continu dingen veranderen).
• Liever niet zelf aan de slag gaan, maar juist samen met mij en een aantal anderen? Dan is de planning workshop op locatie in Breda misschien interessant voor je. Tijdens deze workshop ga je in 1 dag structuur en overzicht aanbrengen in alle openstaande mails, ideeën in je hoofd en rondslingerende post its, zodat je beter prioriteiten kan stellen en weet wanneer je welke taken gaat doen.