Gids voor digitaal aantekeningen maken (incl. voorbeelden & tips)

Heel eerlijk: ik snap niet dat er mensen werken zónder online notities te maken. Ik vind notitie apps écht de ideale oplossing: veel betrouwbaarder dan in je hoofd proberen te onthouden, veel makkelijker terug te vinden dan op papier, én veel sneller dan Word documentjes gebruiken. Wil jij digitaal aantekeningen maken of jouw online notities werkwijze verbeteren? Ik deel mijn tips om snel en slim jouw aantekeningen, gedachten en ideeën op papier te zetten!

Waarom moet je überhaupt digitaal aantekeningen maken?

Ik ben ervan overtuigd dat iedereen aantekeningen moet maken. Tenminste, als je werkt op kantoor en daarbij je hersenen moet gebruiken om je werk te kunnen doen.

Ik werk in loondienst met klanten en heb regelmatig afspraken met ze. Het komt dan best eens voor dat een klant aankomt op kantoor en gaat zitten met niets meer dan een kop koffie voor z’n neus. In de afspraak wordt van alles besproken, en de klant belooft om het “zo snel mogelijk naar je te mailen” en “het straks op kantoor gelijk even na te vragen”. Maar die beloftes worden nergens opgeschreven. Nou ja – ze worden door míj opgeschreven, in míjn aantekeningen. En als ik de klant een week later opbel om te vragen naar de status, dan is het antwoord vaak “oh ja, dat is er niet meer van gekomen, ik zal het zo even doen”. Terwijl het dan misschien om 2 hele simpele dingen gaat die de klant direct gaan helpen om meer resultaat te behalen.

Je hoofd is een hele slechte plek om dingen te bewaren, want je bent vaak met zo veel dingen bezig op een dag, dat het makkelijk is om een kleine belofte te vergeten. En aan de andere kant kun je ook juist de hele tijd met die belofte in je hoofd blijven zitten, waardoor je van andere dingen afgeleid bent. De oplossing: maak aantekeningen in een notitie app (en doe na de vergadering ook iets met je aantekeningen).

Aantekeningen maken heeft nog meer voordelen, naast het feit dat ze je hersenen een handje helpen met dingen opslaan die je niet wilt vergeten. Dit is waarom aantekeningen maken zo belangrijk is:

• Het helpt je ideeën concreet maken. Gedachten in je hoofd kunnen alle kanten opgaan. Als je ze naar woorden moet vertalen, dwing je jezelf om er een helder verhaal van te maken. Júist ook voor jezelf.
• Je schrijft op wat JIJ belangrijk vindt. Ook als iemand anders al notulen maakt, raad ik aan om zelf notities te maken. Je schrijft daar dan op waar jíj iets mee wilt doen: onthouden, later op terugkomen, een taak doen, of simpelweg later nog eens terug kunnen lezen wat iemand zei. Aantekeningen maak je altijd vanuit je eigen lens en dat kun je slim gebruiken. Die vier bullets die jij interessant vond zijn veel makkelijker even snel terug te lezen dan dat A4’tje dat je collega ervan heeft gemaakt.
• Het helpt je hoofd leegmaken. Je hoofd kan maar een paar stukjes informatie onthouden voordat er iets vergeten wordt. Zie je hersenen als een emmer. Er kan water in ( = ideeën en gedachten), maar op een bepaald punt zit de emmer vol. Doe je er dan water bij, dan loopt hij over en gaat er ander water uit. Dus als er nieuwe ideeën en gedachten bij komen, zijn er sowieso anderen die je op dat moment aan het vergeten bent. Dat is nou eenmaal hoe je hersenen werken. Een notitie is écht betrouwbaarder als je hoofd.

Wil je weten waarom ik fan ben van een notitie app om aantekeningen in te maken, ten opzichte van een notitieboek of Word document? Lees dan mijn blog over notitie apps, daarin deel ik dat met je!

Wat voor notities kun je maken online?

Denk je nu: maar wat voor digitale aantekeningen maak ik dan in hemelsnaam? Ik geef je wat voorbeelden van notities die je zoal kunt maken:

• Aantekeningen van vergaderingen
• Checklists van dingen die je regelmatig doet / niet mag vergeten
• Aantekeningen van cursussen die je volgt, boeken die je leest of dingen die je op een andere manier leert
• Concept van teksten die je moet schrijven
• Mini projectplan maken
• Brainstorm met jezelf doen
• Ideeën die je hebt concreet maken en uitschrijven

Kun je nog meer ideeën gebruiken voor waar je zoal notities van kunt maken, met extra uitleg over waarom het dan waardevol kan zijn om die notitie te maken? Dan heb ik iets voor je:

Mijn tips voor het maken van online notities

Geef je digitale aantekeningen duidelijke titels

Dit is misschien wel de belangrijkste tip: geef ál je notities duidelijke titels. Een titel is duidelijk als JIJ, door het lezen van de titel, weet waar de inhoud van de notitie over gaat. Het maakt niet uit dat je collega er niets van snapt, als jij maar gelijk denkt: “ah ja, deze bedoelde ik!” na het lezen van de titel. In een notitie app is de zoekfunctie namelijk super waardevol. Maar dan moet je wel weten waar je naar kan zoeken. Twijfel je dus hoe je de notitie noemt, zet dan de woorden in de titel die je verwacht te gaan gebruiken als je naar de notitie gaat zoeken.

Weet met welke digitale aantekeningen je nog bezig bent en met welke niet

Aantekeningen digitaal maken helpt alleen je hoofd legen als je erop kunt vertrouwen dat je er nog op terugkomt. Ik raad daarom altijd aan om verschil te maken tussen notities waar je nog iets mee moet doen, en notities die je alleen bewaart om later nog eens terug te vinden. De notities waar je nog mee bezig bent kun je dan regelmatig verwerken, zodat je de acties die erin staan op je planning kunt zetten of gelijk kunt uitvoeren.

Benieuwd hoe je dit handig kan doen? Ik kan je helpen met mijn online cursus Planning op Orde of tijdens een 1-op-1 online structuur workshop!

Probeer je online notities niet supernetjes te maken

Als je iets opschrijft in een notitieboek is het ook niet perfect georganiseerd onder koppen of bullets. Het idee van een notitie is dat je even snel iets kunt opschrijven, niet dat je er een prachtig document van moet maken. Notities mogen een beetje een rommeltje zijn, zolang ze hun doel maar dienen: jou helpen met belangrijke dingen opslaan en terug kunnen vinden. Doe wel de moeite om te zorgen dat je later nog kunt begrijpen wat je had opgeschreven, maar doe niet de moeite om je spelfouten te verbeteren.

Maak online notities van wat voor JOU belangrijk is

Als je woord voor woord meeschrijft met wat er gezegd wordt tijdens een vergadering, of wat je hoort tijdens een webinar, dan heb je achteraf een mooi verslag – maar geen notities. Het idee van digitaal aantekeningen maken is dat je opschrijft wat jou aanspreekt. Wat vind je interessant, waar wil je iets mee doen? Wat wil je nog een keer lezen, wat wil je onthouden?

Ook een goede om in gedachten te houden: als je het kunt vinden met een simpele Google opdracht, is het waarschijnlijk niet de moeite waard om er een notitie van te maken.

Bewaar niet alle aantekeningen die je digitaal maakt

Ben je klaar met een notitie? Dat is het moment om jezelf te vragen: wil ik dit bewaren of niet? Bewaren is waardevol als je denkt dat je er later nog eens naar terug wilt kijken. Als je bijvoorbeeld nog terug wilt kunnen vinden welke afspraken je wanneer met je klant hebt gemaakt, kun je de notitie bewaren. Heb je een notitie waar alleen drie taken in staan die allang afgerond zijn, dan voegt het waarschijnlijk niks toe om de notitie te bewaren en gooi je hem weg. Dan houd je meer overzicht in de notities die wél belangrijk zijn om te bewaren.

Bij digitaal aantekeningen maken is je werkwijze belangrijker dan de app

Vraag je je af wat voor jou de beste notitie app is? Of je wel verder moet gaan in de notitie app die je nu gebruikt? Dan heb ik hier een overzicht van allerlei notitie apps. Maar heel eerlijk: het draait uiteindelijk niet om de app, maar om de werkwijze die je hebt IN de app. Maak je écht notities en vergeet je ‘m niet continu te gebruiken? Schrijf je de belangrijkste dingen op en niet ALLES, zodat je niet straks door de bomen het bos niet meer ziet? Ruim de boel wel eens op zodat het een beetje georganiseerd wordt en blijft? Dát maakt vaak meer uit dan de app waarin je ze maakt.

Ruim je online notities wekelijks op

Kies één vast moment in de week waarop je even door je notitie app gaat om de boel op te schonen. Dat hoeft maar vijf minuten te kosten, maar zorg ervoor dat je op lange termijn alles gemakkelijker terug kunt vinden, alleen de belangrijkste notities bewaart en nog nét even die ene taak die nog verstopt zat in een notitie tegenkomt. Ik doe dit graag tijdens mijn wekelijkse review.

De populairste notitie apps voor digitaal aantekeningen maken

Ben je nog op zoek naar een notitie app om digitaal aantekeningen in te maken? Dit zijn veelgebruikte apps:

• Microsoft OneNote (zit bij je Office365 pakket wat je misschien al hebt van je werk)
• Apple Notes (ideaal als je een iPhone en Macbook hebt)
• Evernote
• Google Keep
• Obsidian (voor de gevorderde gebruiker)
• Notion (voor als je er veel meer mee wilt dan alleen notities maken)

Lees ook mijn blog over notitie apps waarin ik de voor- en nadelen van al deze apps voor je op een rijtje zet.

Kun je nog meer inspiratie gebruiken over hoe een notitie app jouw digitale leven naar een volgend niveau kan tillen en meer rust in je hoofd én meer overzicht kan geven, en waardoor je sneller je werk kan doen? Dan heb ik nog iets voor je:

Kun je hulp gebruiken bij het kiezen van de beste notitie app voor jou, het slim inrichten hiervan en het bepalen hoe jij alle informatie die nu in je hoofd, in word documenten of in je mail verstopt zit slim organiseert? Dan kan ik je ook 1-op-1 helpen met een online structuur workshop. Plan een vrijblijvende kennismaking en dan bespreken we de mogelijkheden.