Mini projectplan maken: wanneer is dit nodig & hoe doe je het?

Soms zijn taken die je gaat doen heel erg duidelijk en simpel. Dan is het een kwestie van beginnen. Maar soms wéét je wat je wilt bereiken met een taak of project, maar heb je geen idee wat de exacte stappen zijn om de taak tot een goed einde te brengen. De oplossing? Maak een mini projectplan voor jezelf. En dat is makkelijker én meer verhelderend dan je misschien denkt. Hoe maak je zo’n mini projectplan? Dit zijn de stappen die ik zet.

Wanneer komt een mini projectplan van pas?

Een mini projectplan komt van pas wanneer je een grotere taak (project dus eigenlijk) wilt doen wat belangrijk voor je is, maar vaag. Bijvoorbeeld:

• Een strategisch plan maken voor volgend jaar
• Persoonlijke doelen en een plan van aanpak bepalen voor op mijn werk
• Bepalen wat het meest succesvolle marketingkanaal was en wat we met die kennis gaan doen

Ik noem maar wat dingen. Plot ze op jouw baan en denk aan een taak of project waarvan je weet dat het belangrijk is, maar waarvan je niet zo goed weet hoe je eraan moet beginnen en wat de stappen zijn. Je hebt de neiging om het uit te stellen om precies deze reden. 

Maak van elke complexe taak een (mini-)project met duidelijke kaders

Als eerste: de meeste complexe, onconcrete, moeilijke taken zijn geen taken maar (mini-)projecten. En daarmee bedoel ik: je kunt de taak opsplitsen in een heleboel kleinere stappen die nodig zijn om de taak te voltooien. En vaak kun je het zo groot of klein maken als je wilt. Daarom heb ik het vanaf nu steeds over een project.

Het is waardevol om voor een project duidelijke kaders te bepalen. Begin je projectplan door voor jezelf op te schrijven:

• Wat wil ik precies bereiken met het project? Wat is het doel?
• Wanneer is het af? Wat is ‘goed genoeg’? Wat neem ik wel en niet mee?
• Wat is de deadline? Als er geen deadline buiten jou om bepaald is, wil jij er dan één voor jezelf bepalen?
• Eventueel: waarom is dit voor mij belangrijk? De waarde die jij eraan hangt kan je extra motiveren.

Doe een brainstorm met jezelf

Als je bepaald hebt wat er wel en niet bij dit project hoort, dat is de volgende stap die ik altijd zet: een brainstorm met mezelf doen. Over álles wat er komt kijken bij dit project en wat ik mogelijk nodig ga hebben. Ik neem vóórdat ik het projectplan concreter ga maken de tijd om alle ideeën die ik heb rondom dit project uit te schrijven.

Vooral als je iets gaat doen wat je nog nooit eerder hebt gedaan of iets waarbij enige creativiteit komt kijken, kan dat erg waardevol zijn. In plaats van als een kip zonder kop aan de slag te gaan neem je héél even de tijd om te bedenken wat er bij dit project komt kijken. Tegelijkertijd vind ik een ‘brainstorm met jezelf’ simpel en snel klinken en dat is bewust; het hoeft ook niet té groot en uitgebreid. Het kan vaak in vijf minuten. Je wilt ook weer niet eindeloos blijven plannen – want dan stel je de werkelijke uitvoering van het project alleen maar verder uit.

De brainstorm

Goed, wat zijn dan dingen die ik mezelf afvraag tijdens zo’n brainstorm met mezelf? Nou, bijvoorbeeld dit soort dingen:

• Welke ideeën heb ik voor taken die erbij komen kijken?
• Wat heb ik eerder gemaakt wat ik kan hergebruiken bij deze taak?
• Wie of wat kan mij helpen bij deze taak?
• Wat wil ik wel of niet meenemen?
• Waar ga ik informatie vandaan halen en welke informatie heb ik nodig?
• Wat zijn mogelijke struikelblokken?

Dit lijstje wisselt wel heel erg afhankelijk van de taak die ik ga doen. Als ik een analyse ga doen schrijf ik vaak voor mezelf op welke soort cijfers daarin meegenomen moeten worden, zodat ik niets vergeet als ik de data uitdraai. Ga ik geen analyse doen, dan doe ik dat natuurlijk niet.

Gebruik wat je al hebt

Ik bekijk ook altijd welke informatie ik in het verleden al verzameld heb. Ik sla namelijk veel dingen die ik interessant en waardevol vind om iets mee te doen op in mijn notitie en takenlijst programma’s. Als het niet nu belangrijk is, komen die in zogenaamde “ooit lijsten” te staan: Het zijn ideeën voor dingen die ik ooit kan doen maar nu niet belangrijk genoeg zijn; en als ik ze niet doe is het ook geen ramp. Ik kijk niet super vaak naar die lijsten, maar als ik een nieuw project start wél. Ik bekijk wat voor ideeën of informatie ik in het verleden heb verzameld wat van pas komt bij dit project. Dat zet ik bij mijn brainstorm. Zo start ik nooit vanaf nul met een project.

Zet ChatGPT in

Als ik het echt lastig vind om een project concreet te maken, schakel ik ook regelmatig de hulp van ChatGPT in. Daar kun je bijvoorbeeld aan vragen:

Ik ga [project] doen met als doel om [doel] te bereiken. (Voeg alle relevante informatie die je hebt toe. Bijvoorbeeld: Ik wil in ieder geval aan de slag gaan met X, maar niet met Y). Kun je een overzicht maken van alle stappen die bij dit project komen kijken?

Vervolgens kun je doorvragen naar wat jou aanspreekt. Vaak komen er interessante stappen uitgerold waar je zelf misschien nog niet aan had gedacht!

Organiseer alle informatie en start met de eerste stap

Als het goed is geeft de brainstorm een heleboel ongeorganiseerde tekst vol met ideeën. De volgende stap is dat organiseren. Vanuit de brainstorm maak ik vaak een takenlijstje, en dat is meestal echt niet spannender dan een checklist van wat ik eerst wil doen en wat daarna, met de ideeën uit de brainstorm erbij. Soms kijk ik hier ook al even op plekken waarvan ik tijdens de brainstorm bedacht had dat ik er informatie vandaan kon halen, zoals naar een eerdere vergelijkbare analyse.

Vervolgens doe het liefst zo snel mogelijk de eerste taak van het project. (Of als het niet heel groot is, volg ik gelijk alle stappen die ik bepaald heb.) Door een klein begin te maken, heb je het gevoel dat je al bezig bent en is het de volgende keer makkelijker om weer verder te gaan. Soms zet ik aan het einde van de middag de bovenstaande stappen, om de volgende dag gelijk gefocust een analyse te kunnen doen, met mijn aantekeningen erbij van wat exact de stappen zijn. Dat geeft me mega veel focus omdat ik niet meer hoef te bedenken wat erbij komt kijken, ik kan me focussen op de cijfers en wat ik daarvan kan leren.

Plan de volgende stap in voor later

De laatste stap is om altijd een volgende stap in te plannen. Ik plan projecten waarvoor ik een mini projectplan maak op verschillende manieren in:

• Bij kleine projecten (maximaal één werkdag voor het hele project nodig) plan ik soms gewoon een dag ervoor in waarin ik alle stappen die ik heb uitgeschreven één voor één uitvoer. Ik neem niet de moeite om al die stappen over te nemen in mijn planning als ik in een dag klaar kan zijn.
• Bij middelgrote projecten (meerdere dagen) plan ik vaak de eerste vervolgstap in, en plan ik de volgende vervolgstap als die eerste stap gezet is.
• Bij grote projecten (meerdere weken/maanden) is het heel erg afhankelijk van het project en wanneer ik aan het project werk wat mijn werkwijze is. Soms werk ik taken tot in detail uit zodat ik niets over het hoofd kan zien, zoals bij mijn bruiloft. Soms plan ik gewoon een aantal dagen in, en pak ik dan het mini projectplan erbij om te bepalen wat ik ga doen. En soms plan ik de eerstvolgende paar stappen in. Het belangrijkste is dat er altijd iéts op de planning staat, dan valt het project niet half afgerond stil.

Dat was ‘m! Enne ben je op zoek naar een complete werkwijze voor hoe je die taken vanuit je mini projectplan vervolgens kunt plannen? Daar heb ik 2 cursussen voor:

In mijn e-cursus Planning op Orde help ik je stap voor stap een planning maken op je werk. De cursus is het meest gericht op werknemers en kleine ondernemers met een kantoorbaan, en helpt je om overzicht te creëren in je werk taken, zodat je weet wat je wanneer moet én wilt doen (ook als er continu dingen veranderen).

In mijn e-cursus Structuur in Huis help ik je stap voor stap om structuur in je taken thuis aan te brengen. Dit is mijn planning cursus voor je privéleven, met planning advies en tips om structuur aan te brengen in allerlei aspecten van je privéleven (zoals het huishouden en tijd voor jezelf maken).

Liever niet zelf aan de slag gaan, maar juist samen met mij? Dan is een 1-op-1 Planning Workshop Dag misschien iets voor jou.