Een vergadering voorbereiden en een vergadering opvolgen: twee taken die soms niet meer dan vijf minuten hoeven te duren, maar die ervoor zorgen dat je vergaderingen een stuk nuttiger worden (want je weet waarvoor je komt) én dat je beloftes nakomt die je hebt gedaan tijdens een vergadering. Ik leg je uit wat de (simpele) stappen zijn die ik zet om voorbereid én niet vergeetachtig te zijn.

Ik plan de taken ‘vergadering voorbereiden’ en ‘vergadering opvolgen in’

k een vergadering heb, zet ik AL-TIJD bewust twee taken op mijn planning:

• De vergadering voorbereiden
• De vergadering opvolgen

En vaak staat het gewoon zo simpel als dat ingepland. Die twee taken op mijn planning zien staan heeft al váák voorkomen dat ik dingen die ik tijdens een vergadering beloof niet nakom (omdat ik ze simpelweg vergeten ben). Ook heeft het ervoor gezorgd dat mijn vergaderingen een stuk nuttiger zijn geworden.

Hoe?

Een vergadering voorbereiden: dit is wat ik doe

Als ik de taak ‘Vergadering voorbereiden’ in mijn agenda zie staan, dan dwingt dat mij om na te denken over de vergadering.

Afhankelijk van het type vergadering, stel ik mezelf één of meerdere van deze vragen:

• Wat is het doel van deze vergadering? Waarom heb ik deze überhaupt? Wat wil ik ermee bereiken?
• Wat weet ik al over deze vergadering? Welke informatie die ik al heb moet ik doornemen voorafgaand aan de vergadering?
• Wat wil ik bespreken? Wat mag ik niet vergeten te vragen aan de persoon (of groep personen) waarmee ik deze vergadering heb?
• Wat is de stand van zaken m.b.t. de onderwerpen die we gaan bespreken? Wat moet ik delen met de ander / de rest?
• Indien het een terugkerende vergadering is; wat hebben we de vorige keer besproken? Moet iets nog verder opgevolgd worden?

De volgende stap in de voorbereiding van de vergadering is dat ik een lege notitie open (in bijvoorbeeld Evernote of Obsidian), waar ik in feite de antwoorden op bovenstaande vragen opschrijf. Ik maak meestal een agenda voor mezelf: wat zijn de punten die ik wil bespreken of vragen?

Op deze manier een vergadering voorbereiden hoeft vaak echt maar vijf minuten te kosten. Maar het zorgt ervoor dat een vergadering ZO veel zinvoller is, omdat je niet zonder vragen of zonder idee naar de vergadering komt. En als je tijdens de voorbereiding tot de conclusie komt dat je niets hebt om te bespreken – dan kun je de vergadering afzeggen en bespaar je helemaal tijd.

En zo volg ik een vergadering op

Tijdens een vergadering maak ik eigenlijk altijd zelf aantekeningen. (Ook als er algemene notulen worden gemaakt.) Om precies te zijn pak ik mijn pen of toetsenbord erbij als er sprake is van één van deze 2 dingen:

• Dingen die ik niet wil vergeten; waarvan ik later nog wil kunnen teruglezen dat het besproken/gezegd is.
• Dingen die ik moet doen naar aanleiding van de vergadering.

Als ik geen opvolgtijd inplan, dan blijven deze aantekeningen wat ze zijn: aantekeningen. En dan kom ik ze pas weer tegen als ik mijn notitie inbox ga opschonen, wat gerust een week later kan zijn. Niet handig als je beloofd hebt om iets z.s.m. op te volgen.

Als ik ‘Vergadering opvolgen’ op mijn planning zie staan, dan pak ik mijn aantekeningen van de vergadering erbij en bepaal ik wat ik met elke aantekening moet doen:

• Niets
• Gelijk doen
• Inplannen voor later

Als ik er iets mee moet doen, doe ik dat gelijk óf plan ik het dus in voor later. Zodat ik het vanzelf weer tegenkom in mijn planning. De notitie kan dan gearchiveerd en ik kan erop vertrouwen dat ik doe wat ik beloofd heb (wat zorgt voor véél rust in mijn hoofd).

Dat is hoe ik mijn vergaderingen voorbereid en opvolg! Het zijn echt hele simpele stappen, maar doordat ik er tijd voor vrijmaak sta ik niet met mijn mond vol tanden en kom ik mijn beloftes na.

Wil jij ook slimmer werken, minder vergeten en meer rust ervaren tijdens je werkdag, door kleine optimalisaties in je werkwijze zoals deze? Boek een gratis kennismaking en we bespreken of én hoe ik jou kan helpen! Of ga zelf aan de slag met mijn online cursus Planning op Orde, die je helpt plannen op je werk.