Ik verbaas me erover dat mensen kunnen werken met volle inboxen. Ik kan dat dus niet. Ik wil graag de onderste mail in mijn inbox kunnen zien. En omdat ik dat van mezelf weet, doe ik constant mijn best om mailbox zo leeg mogelijk te houden en zo goed mogelijk te verwerken. Lees mijn 5 tips voor het organiseren van je mailbox, zodat je altijd zorgt voor een lege inbox!

PS is je mailbox op dit moment erg vol? Meld je aan voor mijn e-mails en ontvang daarbij gratis het PDF stappenplan voor een lege inbox:

Je mailbox organiseren: 5 praktische tips

Heb zo min mogelijk mappen in je mailbox

De eerste tip die ik sinds een tijdje toepas, is dat ik zo min mogelijk mappen heb in mijn e-mail. Ik maakte eerst gebruik van heel veel submappen, maar eigenlijk is dat nergens voor nodig. Wanneer ik een mail nodig heb ga ik namelijk toch niet alle mappen doorzoeken, maar gebruik ik de zoekfunctie. Is er maar één map, dan weet ik zeker in welke map ik moet zoeken en hoef ik er geen vijf te proberen. Ik gebruik dus een aantal hoofdmappen die voor mij echt belangrijke zaken van elkaar scheiden, maar niet verder nog enorm veel submappen. Dat bespaart me enorm veel tijd bij het organiseren van mijn mailbox.

Check slechts een paar keer per dag je mail

Ik streef ernaar om mijn mailbox niet de hele dag open te hebben staan, maar gedurende de dag de mail slechts een paar keer te openen. Dat lukt in de praktijk niet altijd – maar het is wel mijn streven. Zo kan ik alle mails achter elkaar verwerken als ik mijn mailbox open en word ik er niet constant door afgeleid. Ook dit bespaart veel tijd bij het organiseren van alle mails in de mailbox.

Mailbox organiseren = direct bepalen wat er met elke mail moet gebeuren

Als ik mijn mailbox dan een paar keer per dag open om te organiseren, is het doel ook om meteen de hele mailbox te verwerken. Ik kijk niet naar de mails om vervolgens weer verder te gaan met waar ik mee bezig was (hallo afleiding), maar ik beslis meteen wat ermee moet gebeuren en voer dat ook uit. Bijvoorbeeld:

• Ik hoef niets met de mail te doen: dan versleep ik hem meteen naar een archiefmap of verwijder ik hem.
• Ik kan de mail binnen twee minuten beantwoorden: dan beantwoord ik hem meteen en versleep de mail naar het archief.
• Ik wil de mail later uitgebreid lezen: ik versleep de mail naar een map met mails die ik later nog eens uitgebreid wil lezen.
• Ik moet nog iets met de mail doen, maar eerst moet iemand anders iets doen: ik stuur de mail door naar de persoon die er wél iets mee moet doen.

Voor elke mail heb ik dus een aantal mogelijke acties die ik erop kan ondernemen. Bij elk van deze acties is het gevolg dat de mail uit mijn inbox verdwijnt, en dus is het resultaat van deze verwerkingsactie dus ook dat je inbox leeg is. Een inbox zero beleid dus! De exacte methode die ik gebruik leg ik je uit in mijn online cursus De Altijd Opgeruimde Mailbox.

Alle mails verwerken die je uit je inbox hebt gehaald

De vervolgactie is nog wel dat je de tijd moet nemen om mails op te volgen die je uit je inbox hebt versleept. De mails die ik bijvoorbeeld nog wilde lezen of die iemand anders opgepakt heeft, moeten nog een vervolg krijgen. Hoe vaak dat nodig is, kun je het beste zelf bepalen. Het is afhankelijk van wat voor mails je krijgt en wat algemene verwachting is van de ander. Sommige mails zal je sneller moeten oppakken dan anderen.

Zet bijvoorbeeld twee of drie keer per week bij jezelf op de planning om je dit soort mails uit die aparte mappen in je mailbox helemaal te organiseren en die mappen ook leeg te maken. Je neemt dan de tijd om alle mails te beantwoorden en de mails die je nog uitgebreide wilde lezen te lezen. Voor de mails waarbij je op iemand anders moest wachten controleer je of je inmiddels al terugkoppeling hebt gehad, en zo niet, kun je wellicht een reminder sturen.

Verwijder of archiveer alle mails waarmee je klaar bent

Om je mailbox altijd opgeschoond te houden, is het belangrijk dat je elke mail waar je klaar mee bent gelijk uit je inbox haalt. Verwijder hem of archiveer hem, zodat je altijd overzicht hebt in met welke mails je nog iets moet doen en met welke niet.

Dat waren de tips! Maar… Ik heb nog iets voor je:

Je mailbox verder organiseren met dit stappenplan

Kun je nog meer tips gebruiken voor het organiseren van je mailbox? Meld je aan voor mijn e-mails via het onderstaande formulier, en je ontvangt daarbij GRATIS het PDF stappenplan voor een lege inbox:

Meld je aan voor mijn e-mails en ontvang gratis PDF stappenplan voor een lege inbox!

Loopt jouw mailbox over? Besteed je veel te veel tijd aan e-mail? Ervaar je stress van e-mail? Met het Stappenplan voor een lege inbox ga je snel en efficiënt je inbox verwerken! Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daarbij gratis het PDF stappenplan:

Kun jij hulp gebruiken bij het organiseren van je mailbox?

Mevrouw Structuur helpt jou graag! Dit zijn de populairste mogelijkheden om aan de slag te gaan met je mailbox organiseren met mijn ondersteuning: