Notion app: mijn uitleg & review [bepaal of ‘t wat voor jou is!]

Toen ik met de Notion app begon, wist ik totaal niet wat ik ermee moest en snapte ik niet hoe het werkte. Nu weet ik dat wel (al zou ik mezelf nog steeds geen ‘specialist’ noemen), maar ik ben er niet de állergrootste fan van en ik zou het ook niet aan ie-de-reen en z’n moeder aanraden. In deze blog lees je wat Notion is en wat je ermee kan, mijn verhaal en mijn review van Notion, én wanneer ik Notion wel en niet aanraad – zodat jij kan bepalen of het voor jou interessant is!

Hoe ik met Notion leerde werken

Toen ik een Notion account aanmaakte dacht ik dat het een notitie app was, maar daar ging het al snel mis. Notion heeft niet per se de ‘indeling’ van een notitie app met notitieboeken en notities. Ik keek allerlei video’s op YouTube en maakte willekeurig wat pagina’s aan, maar echt superveel gebruikte ik niet.

Pas toen bij een bedrijfsprogramma wat ik volgde een Notion template en cursus zat leerde ik het echt goed. Ik ging Notion een paar maanden voor ALLES gebruiken. Voor sommige dingen werkte dat wel, en voor andere niet en daar ben ik weer mee gestopt. Zo ontdekte ik waarvoor ik het heel bruikbaar vind (en waarvoor niet).

Ik ben nog steeds geen super ervaren Notion specialist. En ik gebruik ook niet Notion ‘voor mijn hele leven’ zoals anderen dat wel doen. Ik raad Notion ook zeker niet aan iedereen aan. En vanuit dat oogpunt wil ik je meer over Notion vertellen en mijn review delen, zodat jij kunt beslissen of ’t iets voor jou is (voor sommige dingen of toch wel voor je hele leven ;-) ). En of het je tijd en moeite waard is om ermee aan de slag te gaan (want tijd en moeite kan het absoluut kosten, maar daar lees je zo meer over.)

Wat is de Notion app?

Ik kende Notion al een hele tijd voordat ik ermee ging werken. Ik snapte eerst niet wat het was en vond het niet de moeite waard om uit te proberen (immers had ik al programma’s voor alles wat ik online wilde doen). Maar toen werd Notion populairder en werd ik er – als structuur, notitie en planning fan – toch wel erg nieuwsgierig naar.

Ik vind het nog steeds lastig om goed uit te leggen wat Notion is. Notion is geen notitie app en geen planning app, maar je kunt er wel notities in maken en in plannen.

Notion is namelijk één omgeving waarin je al je notities, taken en plannen kunt bewaren. Je kunt het zo simpel of uitgebreid maken als je zelf wilt: je kunt simpele checklists maken of een database met taken en templates gekoppeld aan andere databases.

Het verschil met een taken app als Todoist is dat je in Notion alles helemaal zelf kunt indelen en organiseren. Dat is gelijk het grootste voordeel én nadeel:

• Voordeel: Alles volgens eigen wensen. Als je in de taken of notitie app die je nu gebruikt functionaliteiten mist, dan kun je die in Notion waarschijnlijk zelf ‘bouwen’, zonder dat je echt kennis van codes of iets dergelijks moet hebben.
• Nadeel: Je kunt bezig blijven met ‘bouwen’. Notion is als je ermee begint een leeg canvas. Er zijn genoeg templates, maar als je iets wilt gebruiken wat helemaal aan je voorkeuren voldoet, moet je dat dus bouwen. En dat kost tijd. Ook kun je je verliezen in het maken van de perfecte Notion omgeving, zonder dat het je werkelijk iets oplevert in de vorm van taken gedaan krijgen.

Dit is een belangrijke afweging. De vrijheid van Notion komt met een prijs, en die prijs is je tijd. Zelfs als je bestaande templates gebruikt wil je deze waarschijnlijk een beetje naar eigen hand zetten.

Naast dit belangrijke punt zijn andere voordelen/functionaliteiten van Notion:

• Alles op één plek. Doordat je alles zelf kunt bouwen, kun je alles op één plek bewaren en aan elkaar koppelen: taken, notities en alles waar je nog andere apps voor gebruikt (denk aan urenregistratie, maaltijdplanning of projectmanagement).
• Databases gebruiken. Wat je ook kunt bouwen in Notion zijn databases. Dit is echt wat voor mij Notion onderscheidt van andere notitie/taken/structuur apps. Dit zijn een soort supertabellen. Je kunt informatie in een tabel zetten zoals je kent van Excel, maar deze tabel ook anders weergeven, bijvoorbeeld als bord, agenda of met plaatjes. Ook kun je elke rij in de tabel openklikken om meer informatie toe te voegen. En je kunt allerlei soorten informatie toevoegen, zoals datums, (meer)keuzeopties, documenten of afbeeldingen. En je kunt ook databases aan elkaar koppelen. Bijvoorbeeld dat je notitie over die ene klantpresentatie uit je Notitie database gerelateerd aan de taak ‘Klantpresentatie voorbereiden’ uit je Taken database. Hier legt Notion je zelf uit wat databases zijn. Je kan er VEEL mee, maar je moet wel even ontdekken hoe ‘t werkt.
• Sjablonen. Binnen een database kun je sjablonen aanmaken voor alles wat je erin zet. Hierdoor kun je supermakkelijk bijvoorbeeld altijd aantekeningen op dezelfde manier maken of dezelfde checklist bij bepaalde soort taken opnieuw afvinken (ideaal voor een vakantie paklijst of de stappen die je altijd moet zetten als je te maken hebt met een nieuwe klant).

Dit zijn de dingen die Notion wat mij betreft onderscheiden van taken of notitie apps.

Hier zie je een aantal voorbeelden van pagina’s in Notion:

Mijn review van Notion

Wat vind ik goed aan Notion en gebruik ik vaak?

Om mijn review te beginnen: waar ik Notion absoluut fijn voor vind, is het werken met databases. Er is wat mij betreft geen app waarin dat beter kan. Bij de voorbeelden van dingen waar ik Notion voor gebruik (verderop in deze blog) zie je allerlei dingen waar ik databases voor heb. Hier legt Notion je zelf uit wat databases zijn (wel in ‘t Engels):

Wat ook handig is aan Notion, is dat je heel goed “dashboards” kan maken. Een dashboard is een pagina met daarin linkjes naar allerlei andere relevante pagina’s. Zo had ik een bruiloft dashboard met linkjes naar o.a. de gastenlijst, het draaiboek en de takenlijst, en heb ik een content dashboard waarin ik kan zien welke blogs er gepland staan of al gepubliceerd zijn, maar ook wat de status is van de blogs waar ik mee bezig ben (idee bedacht, geschreven, ingepland of gepubliceerd).

Soms vind ik Notion ook heel fijn om in te schrijven. Bij mij gaat het altijd in fases waar ik graag in schrijf. Ik wissel af tussen Word, Notion en Obsidian. Niet heel handig voor de structuur, maar ik ben een schrijfprogramma snel beu en juist de afwisseling zorgt ervoor dat ik met meer focus schrijf. Deze blog schrijf ik, hoe toepasselijk, in Notion zelf. Door sneltoetsen staat alles gemakkelijk in de goede opmaak en het is gekoppeld aan de planning.

Notion is daarnaast heel erg bezig met AI. Het voordeel ervan is dat de AI heel snel door je eigen notities heen kan gaan over wat jij bijvoorbeeld al meer over een bepaald onderwerp hebt geschreven. Zo kan ik heel snel aan Notion vragen ‘Wat vind ik het belangrijkste aan het maken van een goede planning?’ En dan somt hij dat op op basis van alles wat ik er al in geschreven heb. Toch zijn de antwoorden soms nog een beetje clichè. Ik ben nog aan het experimenteren met de prompts en ben er nog niet helemaal uit of ik het beter vind dan ChatGPT of niet (wat gratis is, en Notion AI niet).

Kritische review: Wat vind ik minder goed aan Notion?

Tijd voor het kritische deel van deze Notion review. Er zijn ook genoeg redenen dat ik Notion niet gebruik voor mijn hele leven én het ook zeker niet aan iedereen zou aanraden:

• Notion heeft écht een leercurve. Ben je niet super digitaal vaardig en houd je niet van je hierin verdiepen en dit uitzoeken, dan zou ik je Notion niet snel aanraden. Ik raad Todoist niet voor niets veel vaker aan dan Notion als taken app. Met Notion kán je heel veel, maar ik vond het niet heel gemakkelijk om ermee te beginnen. Je moet bepaalde kennis van de databases hebben voordat je er goed mee kunt werken. En dat kost wat tijd én digitale handigheid om in de vingers te krijgen.
• Notion kan enorm veel tijd opslurpen. Ben je digitaal prima vaardig en houd je van alles uitzoeken en inrichten naar je zin, dan is de andere valkuil dat daar juist ook heel veel tijd in kan gaan zitten. Als jij zo iemand bent, dan moet je jezelf daarin beperken. Anders ga je het ook te moeilijk maken voor jezelf en wordt het veel werk om bij te houden (ik spreek uit ervaring ;-) ).
• Juist doordat je zoveel opties hebt, kan het lastig zijn om er een goede structuur in aan te brengen. Het voordeel van apps als Todoist / To Do als taken app, of Evernote / OneNote / Obsidian als notitie app, is dat ze van zichzelf een structuur met zich meebrengen en jij hoeft er alleen maar in mee te gaan.
• Notion is absoluut niet de snelste app. Heb je een wat oudere laptop of telefoon, dan zou ik je Notion al niet aanraden. Op mijn oude laptop werd ik soms helemaal gek van hoe traag Notion is. En op mijn oude iPad mocht ik Notion niet eens installeren omdat het te veel van het apparaat vereiste…
• De zoekfunctie van Notion kan echt beter wat mij betreft. Soms wil ik zoeken naar een pagina waar ik net nog mee bezig was, zoek ik op de letterlijke naam en krijg ik andere suggesties. Voor een app die zo bezig is met AI als Notion, moet dat toch beter kunnen…

Voorbeelden van dingen waar ik Notion wél voor gebruik

Ik gebruik Notion voor specifieke dingen waarvoor ik Notion het handigste vind. Ik gebruik met name de databases veel, omdat ik dit heel fijn vind werken in Notion. Ik geef je wat voorbeelden, zodat je misschien ideeën krijgt over waar jij Notion voor kunt gebruiken:

• Overzicht van huishoudelijke taken: Hier gebruik ik Notion voor, met een database. Heel handig, want als ik iets afvink verplaatst het automatisch naar onder op de lijst, en afhankelijk van hoe regelmatig ik het wil doen komt het allemaal op een goeie volgorde en weet ik wat het eerste weer mag gebeuren. Zonder dat ik in mijn taken app de hele dag zie welke huishoudelijke taken moeten gebeuren (of welke ik niet heb gedaan). Want als de badkamer een dagje later wordt schoongemaakt overleef ik dat wel. Ik deel mijn Notion template met je in de cursus Structuur in Huis.
• Snelle checklists: Ik heb bijvoorbeeld een database met paklijsten, en daarin sjablonen voor type dingen die ik doe: dagje weg, vakantie, noem het maar op. Zo kan ik binnen 10 seconden mijn paklijst klaarzetten voor als ik ergens naartoe ga en deze desgewenst aanpassen afhankelijk van de trip. Dit kan je natuurlijk voor allerlei vergelijkbare dingen gebruiken.
• Zoekwoordonderzoek: Om ervoor te zorgen dat je mijn blogs tegenkomt via Google, is het handig om te weten waar veel mensen naar zoeken op Google. Dit doe je met een zoekwoordonderzoek. In Notion heb ik een overzicht van interessante woorden met daarbij hoeveel mensen er per maand naar zoeken, en dit kan ik makkelijk koppelen aan blogartikelen.
• Blogartikelen: Dit gebruik ik af en aan, maar Notion werkt heel fijn om overzicht aan te brengen in blogartikelen en in te plannen in een kalender. Ook heb ik oude artikelen toegevoegd en met Notion AI laten samenvatten zodat ik gemakkelijk kan vinden waar ik al over geschreven heb. Een nadeel van het schrijven van artikelen in Notion vind ik dat je maar 3 opties hebt voor lettertypes, en ik vind het voor de afwisseling fijn om steeds een ander lettertype te gebruiken.
• Plannen van onze bruiloft: Hiervoor hadden we verschillende overzichten, waarvan de gastenlijst, draaiboek en takenlijst de belangrijkste waren. De gastenlijst en het draaiboek konden we delen met onze ceremoniemeesters, waardoor iedereen inzicht had. Heel makkelijk om hiervoor overzicht aan te brengen. Ook voor andere grote projecten waar allerlei soorten informatie bij komen kijken kan Notion erg handig zijn wat mij betreft.
• Bronnen / informatie overzichten: In Notion zit een overzicht van alle boeken die ik gelezen heb en nog wil lezen. Hetzelfde geldt voor online cursussen die ik volg. Zo weet ik altijd wat ik gevolgd/gelezen heb en wat ik ervan vond, waar ik nog mee bezig ben en wat ik als volgende wil doen of lezen. Ook kan ik tips zo makkelijk opslaan.
• Maaltijdplanner: Hier kun je Notion heel goed voor gebruiken, maar dit doe ik niet. Dit komt omdat ik al Paprika gebruik, een app waar ik nog steeds groot fan van ben. Maar als je hier geen aparte app voor wilt, of niet voor wilt betalen, dan is Notion een goed alternatief. Ik deel mijn Notion maaltijdplanner template met je in de cursus Structuur in Huis.

Waar ik Notion niet (meer) voor gebruik

Notion als taken app

Ik heb ook een tijd Notion als taken app gebruikt, maar dat doe ik nu niet meer. Juist doordat je zoveel opties hebt in Notion, vond ik het bijhouden en plannen maken in Notion heel tijdrovend. Ik koppelde namelijk kwartaaltaken aan maandtaken aan weektaken, en als er dan iets veranderde moest dat allemaal verschoven. Op zich is dat seconden werk, maar als je dat steeds opnieuw moet doen telt het op. Ook ging ik er tegenop zien om het bij te werken en daardoor lag ik gemakkelijk ‘achter’. Uiteindelijk vind ik Todoist gewoon echt makkelijker als taken app, juist doordat er ‘beperkingen’ zijn in de vorm van vaste, omlijnde mogelijkheden.

Notion als notitie app (oftewel Notion vs Obsidian of Evernote)

Ik heb Notion nooit als volwaardige notitie app gebruikt. Wel geprobeerd maar niet mee doorgegaan. De reden daarvoor is dat Notion weinig structuur van zichzelf heeft, en dit vind ik juist wél fijn aan een notitie app. In het verleden heb ik altijd Evernote gebruikt en sinds een tijd ben ik overgestapt naar Obsidian. Beide apps werken met een structuur van mappen (ook wel notitieboeken genoemd) met daarin bestanden (de notities). Deze kun je aan elkaar koppelen met tags (vooral in Evernote) of links (vooral in Obsidian). Al deze dingen heb je ook in Notion, maar daarnaast heb je óók databases.

Toen ik Notion als notitie app ging uitproberen heb ik verschillende dingen gedaan: pagina’s als notities, een notitie database en een database per type notitie (bijv. een inspiratie database, een content database en een gesprekken database). Juist hierdoor stond alles overal en juist doordat je zoveel opties hebt raakte ik notities kwijt. Het is natuurlijk ook een stukje persoonlijke voorkeur, maar ik houd van algemene notities gemakkelijk kunnen ‘dumpen’ in een app die al een eigen structuur heeft. Hier breng ik dan mijn eigen structuur in aan waardoor ik notities minder snel kwijt ben. Een structuur die iets minder goed werkt in Notion. Ik werk namelijk graag met één inbox. Maar in Notion kan dat een pagina zijn, een database, een item in een database, verschillende databases… Te veel opties waardoor het snel te complex voor me werd.

Hoe ik Notion naast een taken en notitie app gebruik

Nu ben ik inmiddels op het punt dat ik precies weet waarvoor ik Notion gebruik en waarvoor niet, en is het echt een derde, super handig hulpmiddel náást mijn taken app (Todoist – lees mijn review) en notitie app (Obsidian – lees mijn review).

Ja, ik gebruik hierdoor veel apps. Dat zou ik niet per se aan iedereen aanraden, maar je houdt van structuur en je helpt anderen ermee of niet ;-). De reden waardoor dit voor mij werkt, is dat ik Notion voor hele duidelijke dingen gebruik. Zie de voorbeelden hierboven. Mijn huishoudelijke taken staan niet in Todoist, en mijn paklijst staat niet in Obsidian – hoewel dat allebei wel zou kunnen. Voor deze specifieke dingen vind ik Notion makkelijker. En ik weet dat ik die info in Notion vind, dus is het ook niet verwarrend om in een andere app te kijken. Maar ik kan me goed voorstellen dat jij dat misschien wel vindt.

Wanneer is Notion iets voor jou?

Moet jij iets met Notion gaan doen? Ik zou zeggen dat het interessant voor je kan zijn als:

• Er veel informatie is die jij wil organiseren en aan elkaar koppelen, en je doet dat nu bijv. in Excel of in tabellen in je notitie app maar dat werkt niet fijn. Dan zijn de databases van Notion echt een uitkomst.
• Als je content maakt en dit beter wil organiseren. Hier werkt Notion heel goed voor en er zijn niet voor niets honderden YouTubers die daar filmpjes met uitleg over maken.
• Je bezig bent met een groot project en je wil alle informatie op één plek verzamelen. Dat kan een project voor je werk zijn, maar bijvoorbeeld ook een bruiloft net als ik. Of een verhuizing, zwangerschap (heb ik ook Notion voor gebruikt ;-) )… noem het maar op.
• Als je mogelijkheden mist in elke taken / notitie app die je gebruikt hebt en meer vrijheid wilt om je eigen dingen te maken. Dan raad ik je wel aan jezelf te beperken in hoeveel tijd je mag besteden aan Notion wél naar je zin maken.

En ik zou je Notion sowieso niet aanraden als:

• Je digitaal niet de állerhandigste persoon bent en/of je geen zin/tijd hebt om iets nieuws te leren.
• Veiligheid een ding is. Met Notion zet je alles online, het is meestal niet beheerd door het bedrijf waar je werkt en als je bijvoorbeeld in de zorg werkt zou ik goed overwegen of je cliënt informatie erop wilt zetten.

Wil jij na deze review met Notion aan de slag? Ga naar de website en maak je account aan, zo simpel is het! Je kunt gratis van start, of kiezen voor een betaald abonnement met wat extra functionaliteiten. Maar om te beginnen heb je dat zeer waarschijnlijk niet nodig.

Ga naar de website van Notion

Kun je extra hulp gebruiken bij het aan de slag gaan met Notion? Ik geef 1-op-1 advies via videobellen en met scherm delen, waarbij we samen een werkwijze/planning/indeling kunnen bepalen (ik bouw het dus niet voor je). Denk je op basis van dit artikel dat ik je kan helpen? Plan een kennismaking en dan bespreken we of dat inderdaad zo is. Ook kunnen we tijdens 1-op-1 advies bespreken of ik je Notion inderdaad zou aanraden, of beter een alternatieve app.

En wil je tóch een alternatieve app gebruiken? Kijk dan eens hiernaar:

• Alternatieve planning app: Todoist (lees mijn blog erover) of Microsoft To Do
• Alternatieve notitie app: OneNote, Apple Notes, Evernote (of Obsidian voor meer gevorderden – lees mijn blog)

^{Dit artikel bevat affiliate links. Dat betekent dat als jij iets koopt, ik een percentage daarvan ontvang. Je betaalt daardoor nóóit meer en ik promoot alleen dingen waar ik zelf ook echt fan van ben. Lees ook mijn disclaimer.}