Zelf effectief aan de slag kunnen gaan is één, maar jouw manier van werken aan laten sluiten op die van je groepsleden kan een heel ander probleem zijn. Hoe zorg je ervoor dat jouw kwaliteiten en manier van werken op een goede manier tot uiting komen bij het werken in groepen?

Een lezer van Streets Ahead stelde mij precies deze vraag. Want wat als je introvert bent en de mensen in je groep juist totaal niet? Of andersom? Hoe stem je elkaars manier van werken op elkaar af en werk je goed samen, zelfs als je totaal verschillende karakters hebt?

Verschillende rollen bij het werken in groepen

Niet iedereen is hetzelfde, dat lijkt me duidelijk. Onderzoeker Belbin heeft daarom een verdeling gemaakt van acht teamrollen. Op internet zijn talloze tests te vinden waarmee je kunt ontdekken wat jouw teamrol is. Dit zijn de acht teamrollen die Belbin heeft gedefinieerd:

• Voorzitter: het leiderstype die het voortouw neemt
• Bedrijfsman: de regelaar die de boel organiseert en zorgt voor orde
• Groepswerker: sociaal en emotioneel, zorgt voor sfeer en harmonie
• Waarschuwer: de criticus, een denker die alles wil weten en alle fouten ziet
• Plant: de creatieveling die met ideeën komt
• Onderzoeker: het nieuwsgierig aagje, die brainstormt en met vernieuwing komt
• Vormer: gedreven en ambitieus, niet vies van een uitdaging en competitie
• Zorgdrager: de perfectionist die altijd de kwaliteit bewaakt

Lees op mijn blog meer over de teamrollen van Belbin en wat de waarde van elke rol in een groep is. En doe bijvoorbeeld deze test om te ontdekken welke rol bij jou past. Het kan ook dat je je in meerdere rollen kunt vinden!

Een gevarieerd team heeft juist voordelen

De korte omschrijving van elke teamrol hierboven zegt het eigenlijk al: iedereen in een team draagt op zijn manier een steentje bij en zorgt er zo voor dat het eindproduct beter wordt. Een team van allemaal gelijkgestemde mensen die veel op elkaar lijken is hierdoor in veel gevallen niet per se succesvoller. Juist een gevarieerd team waarbij iedereen iets anders inbrengt zorgt vaak voor het beste resultaat.

Maar dan moeten alle teamleden wel goed met elkaar samen kunnen werken, op een manier waarmee iedereen verder kan. En dat kan al lastig zijn wanneer er bijvoorbeeld iemand met een voorzitters- of bedrijfsmanrol ontbreekt.

Toch zou ik je in alle gevallen aanraden dat wanneer je zelf een team mag samenstellen, na te denken over wat ieders rol is en op die manier een zo gevarieerd mogelijk team samen te stellen. Als jij zelf een perfectionistische zorgdrager bent dan kán het aantrekkelijk zijn om een team samen te stellen met allemaal andere perfectionisten, zodat je zeker weet dat er altijd kwaliteit wordt geleverd. Maar dan profiteer je niet van wat bijvoorbeeld een plant, onderzoeker of groepswerker kunnen bijdragen aan je team; en loop je misschien juist vast. Want wat valt er te perfectioneren als jullie constant proberen alles perfect te doen? Als je samenwerkt met een dromerige plant komen jouw kwaliteiten juist veel meer van pas en vullen jullie elkaar aan. Ook al kan dat lastig lijken.

Tips om alle groepsleden effectief te laten werken

Zoals ik al zei, met een gevarieerd team dat in theorie heel succesvol kan zijn ben je er niet. Het is wel belangrijk dat jullie samen een manier van werken vinden die voor iedereen werkt, zodat alle groepsleden hun kwaliteiten kunnen laten zien.

Vertel op welke manier jij fijn werkt

Dat lukt maar op één manier: als jij aan je andere groepsleden aangeeft hoe jij het liefste werkt. Ook al is dat lastig of luisteren ze niet meteen. En doe dat niet op een vage manier, zoals “ik wil ook dingen alleen doen”, maar maak het concreet. Wat wil je precies doen tijdens een overleg en welke dingen wil je liever alleen uitwerken? Wat ga jij bijdragen aan dit team?

Een bedrijfsman kan bijvoorbeeld het maken van een planning op zich nemen. Een zorgdrager kan de eindredactie op zich nemen en zo ervoor zorgen dat het eindproduct perfect wordt opgeleverd. Een voorzitter kan de vergaderingen leiden en taken verdelen. Een plant komt met de creatieve ideeën. Een onderzoeker kan het contact met externe partijen op zich nemen. Een waarschuwer kiest uit alle ideeën met zijn kritische oordeel feilloos de beste. Een groepswerker zorgt voor de onderlinge communicatie en helpt iedereen waar nodig. En tot slot geeft de vormer altijd inbreng om het eindresultaat nog beter en spectaculairder te maken.

Bedenk waar jouw kracht ligt. Wat is jouw teamrol en welke taken passen daarbij? Maar ook: wat vind je leuk om te doen? Deel dat met je teamleden en vraag als het even kan ook hoe zij erover denken.

Sluit compromissen

Hierna is het tijd om compromissen te sluiten. Jij werkt misschien het liefst alleen en je teamleden niet; zorg voor een compromis waarbij dit allebei kan. Jij controleert en checkt misschien graag alles tot in den treure, terwijl je groepsleden één keer doorlezen wel genoeg vinden. Neem de controletaak dan ook op je. En wanneer jij graag concrete zaken bespreekt terwijl een ander liever brainstormt, zorg dan ook dat dit allebei aan bod komt.

Een compromis: zo werkt iedereen in de groep effectief

Voor mij werkt de volgende compromis goed. Tijdens mijn masteropleiding heb ik regelmatig op deze manier gewerkt en ik vond dit zelf erg prettig.

Wanneer we een groepsopdracht kregen startten we vaak met een soort brainstorm. Wat moet er gebeuren, welke ideeën hebben we? Waar gaan we mee verder, welke input hebben we nodig? Wie wilt wat doen? Hierbij komen vooral de kwaliteiten van de plant en onderzoeker van pas. De plant komt met ideeën en de onderzoeker zorgt voor vernieuwing. Die van de voorzitter en groepswerker komen overigens gedurende het hele proces van pas; de voorzitter kan constant het voortouw nemen, beslissingen maken en zo de groep verder helpen, en de groepswerker bewaakt natuurlijk constant de sfeer.

Na deze eerste brainstorm zet je zaken concreet op papier. Wat gaan we doen? En: wie gaat waarmee aan de slag? Dit vond ik zelf als bedrijfsman nooit erg om op me te nemen en wie zich in deze rol herkent komt in dit stuk dan ook goed tot zijn recht. Bedenk welke taken als eerste uitgevoerd dienen te worden en verdeel deze over de groepsleden. Houd daarbij rekening met hoe iedereen het liefste werkt: wie niet graag alleen werkt, kan bijvoorbeeld een taak samen met iemand anders oppakken. Spreek vervolgens een deadline af en kom op die dag ook meteen nog een keer samen.

Vervolgens gaat iedereen individueel of in duo’s aan de slag met zijn taak. Daarna komen jullie weer samen en bespreken jullie de gang van zaken. Heeft iedereen zijn taak af en hoe gaan we verder richting het einddoel? Zitten we op het goede pad? Hierbij komen de kwaliteiten van de vormer en waarschuwer van pas. De vormer wil het eindproduct beter maken, en de waarschuwer spot alle fouten en minder sterke kanten. Ook nu verdeel je weer taken, op een manier dat ze bij iedereen passen, en spreek je een volgende deadline en vergadering af. Net zolang tot je bij het eindproduct bent.

Eenmaal bij het eindproduct aangekomen en vlak voor de deadline, kan de zorgdrager het voortouw nemen en zorgen dat er een perfect eindproduct opgeleverd wordt. Natuurlijk is het goed als de kwaliteit ook tussendoor bewaakt wordt, maar cruciaal is natuurlijk de laatste check voor de oplevering.

Bij deze manier van werken komen wat mij betreft ieders krachten aan bod en is er zowel ruimte om zaken te bespreken en samen op te pakken, als om individueel aan de slag te gaan. Je probeert niet inefficiënt alles samen te doen, maar je doet ook niet alles individueel waardoor je op je eigen “eilandje” komt. En er is ruimte voor ideeën maar er wordt ook geconcretiseerd.

Wil je ook individueel effectiever werken? Lees dan ook mijn andere blogartikel over effectief werken!