Elke dag maak je een planning. En zo’n beetje óók elke dag lukt het maar NIET om alles te doen wat er op die planning staat. Dan duurt het weer langer dan verwacht, dan komt er weer van alles tussendoor, dan was je motivatie weer even wat minder waardoor je je niet goed kon concentreren… En elke dag eindig je daardoor gefrustreerd, want je moet wéér doorschuiven naar morgen. Je hebt wéér te veel moeten doen van jezelf…

Klinkt bekend?! Dan heb ik dit blogartikel voor jou geschreven! Ik kon eerst ook altijd véél te veel plannen op een dag, waardoor ik steeds gefrustreerd raakte en ik snapte maar niet waarom het mij niet lukte. Zó moeilijk is het ook niet, toch?!

Nou ja – klopt, alleen je moet wél even weten waar je op moet letten. Nu doe ik dat wél, en lukt het me bijna altijd (laten we eerlijk zijn, het is een utopie om te verwachten dat ooit álles precies gaat zoals je plant) om wél gewoon je planning te voltooien en een productieve dag te hebben. Ik ga mijn tips met je delen, zodat jij ook het vertrouwen krijgt dat je wél een goed haalbare planning kunt maken!

Begin wel met één lijst

Een planning is voor mij iets héél anders dan een to do lijst. Een to do lijst is een lange lijst met taken zonder plan, strategie of deadlines. En als er iets niet per se handig werkt, is het constant een ein-de-loze to do lijst hebben die steeds opnieuw aangevuld wordt. Want dat voelt als dweilen met de kraan open en geeft nóóit de voldoening die juist ZO fijn is als je een productieve dag hebt.

MAAR. Die lange lijst is wel het punt waar je moet beginnen. Want als er iets is wat óók niet werkt, is wanneer je wel een planning maakt, maar de helft van wat je eigenlijk écht moet doen nog ontbreekt. Omdat het nog in je hoofd of mailbox zit. Om een succesvolle, haalbare planning te maken, moet je één plek met taken hebben. Begin dus met alles uit je hoofd, mailbox en andere plekken halen en het op één lijst zetten!

Jezelf minder druk opleggen door te bepalen wat je NIET gaat doen

Als je een lange lijst met taken voor je hebt liggen, dan kun je in de meeste gevallen al gelijk zien: dat krijg je nóóit allemaal op één dag gedaan. En dat is oké. Dan is het tijd om namelijk het ALLERbelangrijkste te doen wat je moet doen als je een haalbare planning wilt maken waarvan je gewoon wél alles gedaan krijgt. En dat is keuzes maken.

Wat ga je wel doen, en vooral: wat NIET?!

Het belangrijkste om daarbij te onthouden is: Je kúnt niet alles. Vaak denk je: “ach, ik zet dit ook nog even bij op de lijst, wellicht kom ik er nog aan toe.” Om vervolgens een paar uur later te denken: “oh balen!! Ik kom niet meer aan al mijn taken toe!!”

Dus ik ga even de advocaat van de duivel spelen: Als je begint met té ambitieus plannen – dan is je planning van tevoren gedoemd om niet voltooid te worden. Dingen waarover je twijfelt of je ze kunt doen, zet je NIET op je dagplanning.

Schat in hoeveel tijd taken kosten

Hoe schat jij momenteel in wat je kunt doen op een dag?! Veel mensen “doen maar wat”, zonder echt een idee hoe ze het realistisch kunnen inschatten. En begrijp me niet verkeerd, dat IS ook lastig.

Toch raad ik je altijd aan om op z’n minst na te denken over hoe veel tijd je verwacht dat een taak kost. Want als je een 8-urige werkdag hebt, en jij hebt vijf taken van 2 uur gepland – dan ga je dus gelijk al de mist in.

Tijd inschatten is lastig, en er is eigenlijk maar één manier om echt goed te worden erin. En dat is bijhouden hoe lang je nu écht over dingen doet. Doe je over die taak waarvan je verwachtte dat ‘ie 2 uur kostte ook 2 uur? Of ben je eigenlijk maar een uurtje kwijt – of maar liefst 4 uur? Dan maakt veel verschil!

Schat dus in hoe lang je verwacht dat taken gaan duren – en haal waar nodig iets van je planning voor vandaag af. Houd vervolgens bij hoe lang je écht over een taak deed, zodat je daarvan kunt leren voor de volgende keer!

Niet meer te veel moeten door ruimte vrij te houden voor ad hoc taken

“Maar er komen bij mij echt ALTIJD dingen tussendoor!” Ja – ik weet het. En je bent écht niet de enige. Zo werkt het eigenlijk bij iedereen. Je kunt nóóit perfect inschatten hoe je dag verloopt. En voordat je nu in zak en as bent omdat die haalbare planning opeens een compleet onhaalbare droom lijkt: dat betekent niet dat je er helemaal niets aan kunt doen.

Want als je wéét dat er altijd dingen tussendoor komen; waarom houd je er dan geen rekening mee?! Als je elke dag minimaal een half uur je collega aan de lijn hebt met vragen; waarom houd je daar dan niet een half uur voor vrij in je planning? Als je weet dat je kinderen tijdens je opruimsessie je aandacht gaan vragen; waarom houd je daar dan geen tijd voor vrij? Als je weet dat je gebeld wordt door de secretaresse over je aanstaande afspraken; wáárom houd je daar dan geen tijd voor vrij?!

Denk eens na welke dingen bij jou ALTIJD tussendoor komen en hoeveel tijd die kosten. Die tijd kun je dus NIET inplannen met andere taken – anders is je planning óók niet haalbaar!

PS Wil jij beter leren omgaan met taken die tussendoor komen op je werk? Dan is de Tussendoor Taken Challenge iets voor jou! In 6 weken ga je in 6 stappen de controle pakken over je werkdag, door stap voor stap slimmer om te gaan met taken die tussendoor komen. Lees hier alle info!

Niet meer te veel moeten? Werk met een top 3 taken

Het is heel menselijk om altijd maar meer-meer-meer, beter-beter-beter te willen. Ik herken dat zelf ook heel erg. Ik ben constant op zoek naar verbetering, naar nog meer kunnen doen. Maar juist te veel moeten werkt niet altijd even effectief. Want door steeds maar meer-meer-meer op je planning te zetten, wordt je planning steeds onhaalbaarder. En raak jij steeds meer teleurgesteld in jezelf en gefrustreerd omdat het je steeds maar niet lukt om alles te doen wat er op staat.

Wat ik dan heel verfrissend vind werken – zeker als ik de neiging heb om té veel te willen doen – is om te werken met een top 3 taken.

Ik kies gewoon letterlijk 3 taken uit en dat zijn mijn ALLER belangrijkste taken voor die dag. Als ik ze gedaan heb, mag ik tevreden zijn over mezelf. 

Drie taken uitkiezen geeft vaak heel veel rust en focus, omdat je super helder weet wat het belangrijkste is en je je alleen dáármee bezig gaat houden. 

Dat waren de tips! En als je goed een beetje tussen de regels door hebt gelezen, dan heb je de onderliggende boodschap misschien wel begrepen: stop met jezelf torenhoge, onhaalbare verwachtingen opleggen en TE veel moeten. Moet MINDER, want dan doe je vaak meer. En als je dan een keer tijd overhoudt, hoe lekker is het om dan iets EXTRA’s te kunnen doen?! Dat voelt héél goed, kan ik je vertellen!

Kun jij nou wel een herinnering gebruiken voor het maken van een haalbare planning, in plaats van een onrealistische super frustrerende planning? Dan heb ik nog iets voor jou! Meld je aan als e-mail abonnee van Streets Ahead, en je krijgt daar he-le-maal gratis de “checklist haalbare planning” bij cadeau. Deze kun je altijd bij de hand houden bij het maken van je planning, en je hoeft alleen maar even af te vinken als je planning voldoet aan de haalbare planning tips! Meld je NU aan:

Ontvang gratis tips en updates (incl. gratis checklist voor een haalbare planning)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Mevrouw Structuur en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus GRATIS de checklist die je helpt om een haalbare planning te maken!

En dan heb ik NOG iets voor je. Ben jij écht klaar met steeds maar niet doen wat je eigenlijk verwacht van jezelf? Wil je écht slim een planning leren maken die stap voor stap beter wordt, en ook leren hoe je bijvoorbeeld stopt met uitstellen of continu afgeleid worden? Doe dan mee met de online cursus Krijg het gedaan! In de cursus help ik je stap voor stap en laat ik je precies zien HOE je nou zo’n haalbare planning maakt én mega productief wordt. Lees meer op de pagina en kijk eens of het wat voor jou is!: