Zit je net lekker middenin je werk, ontvang je wéér een e-mail. Heb je net je inbox een beetje bijgewerkt, is ‘ie weer compleet gevuld als je een uurtje later kijkt. Denk je even naar je mails te kijken, is opeens de halve dag voorbij. Is dat efficiënt omgaan met e-mail?!

E-mail is een enorm praktische manier om te communiceren met anderen, maar het kan ook het afvoerputje zijn waar al je productiviteit doorheen gespoeld wordt. Hoe maak je goed gebruik van je mailbox en kun je efficiënt kan omgaan met e-mail? Ik deel mijn 4 tips met je! 

Efficiënt omgaan met e-mail door een keuze te maken bij elke e-mail die je krijgt

Gebeurt dit je wel eens: je ontvangt een nieuwe mail en denkt, ‘Aha, even kijken!’. Je kijkt er even naar en besluit er nu niets mee te doen, het heeft immers geen haast en je hebt nog andere dingen te doen. De volgende dag zie je diezelfde mail in je inbox staan, en kijk je weer even waar het ook alweer over ging. Opnieuw besluit je er niets mee te doen, om dezelfde reden als gisteren. En zo herhaalt dit zich nog een week. Totdat je besluit dat je helemaal niets meer gaat doet met de mail, en hem verwijdert.

De volgende dag zie je diezelfde mail in je inbox staan, en kijk je weer even waar het ook alweer over ging. Opnieuw besluit je er niets mee te doen, om dezelfde reden als gisteren. En zo herhaalt dit zich nog een week.

Je hebt waarschijnlijk wel een idee van waar ik naartoe wil met dit verhaal: als je gelijk na het ontvangen van de mail had besloten dat je er niets mee gaat doen, had je de mail gelijk kunnen verwijderen. En daardoor had je in die week die daarna volgde direct elke dag tijd bespaard. Natuurlijk, het openen en scannen van een mail kost niet zo veel tijd. Maar het openen en scannen van AL JE MAILS kost je misschien wél veel tijd. En je kunt jezelf een deel van die tijd besparen door gelijk een keuze te maken. Vraag jezelf af bij elke e-mail die je krijgt: Wat moet ik hiermee doen? En doe dat vervolgens gelijk, en niet pas over een week!

Efficiënter worden? Je mail = niet je planning

Héél veel mails bevatten acties die jij moet uitvoeren: vragen beantwoorden, keuzes maken, ideeën aanleveren, oplossingen aandragen… En ga zo maar door. Je mail vormt eigenlijk een constante stroom van nieuwe dingen om te doen. En dat maakt het enorm verleidelijk om dan maar constant met die stroom van acties aan de slag te gaan.

Maar bedenk jezelf dat anderen jou die mails sturen. Als je de hele dag alleen maar doet wat er in de mails van anderen staat, ben je de hele dag bezig met dingen doen die anderen van je vragen. En niet met wat jij wilt bereiken, wat jouw prioriteiten zijn, of met wat jouw verantwoordelijkheden zijn.

Zie daarom jouw eigen planning of to do lijst al-tijd als de #1 bron van wat jij moet doen op een dag. Natuurlijk kun je hier taken opzetten zoals het beantwoorden van de mail van de klant of het doen van dat wat je baas je vraagt per mail. Maar zorg dat de basis van wat je doet op een dag je planning is, zodat je zelf kunt bepalen wat belangrijk is.

Ben niet afhankelijk van je mailbox

Heb je net je mailbox afgesloten omdat je besloten hebt dat het tijd is om even geconcentreerd te werken, bedenk je je dat het document wat je nodig hebt in een bijlage in de mail zit. En de achtergrondinformatie staat ergens in een andere mail. Dit is iets wat mij zo vaak is overkomen. Je opent je mailbox dan opnieuw om de benodigde informatie te zoeken en voor je het weet ben je weer verdiept in allerlei andere mails, en afgeleid van dat wat je eigenlijk wilde doen.

Je opent je mailbox dan opnieuw om de benodigde informatie te zoeken en voor je het weet ben je weer verdiept in allerlei andere mails.

Er is maar één oplossing hiervoor: zorg ervoor dat de informatie die je nodig hebt, NIET in je mailbox staat. Bekijk voordat je je mailbox afsluit je planning en wat je allemaal nodig hebt om die planning uit te voeren; en haal alles uit je mail en sla het ergens anders op. Zo kun je daarna in een ruk door zonder afgeleid te worden door alle nieuwe, oh zo interessante mails.

Efficiënt omgaan met e-mail door een e-mail werkwijze

Eigenlijk is het bizar dat ons nooit geleerd wordt hoe we het beste om kunnen gaan met e-mail, als je kijkt hoe vaak en veel de gemiddelde persoon er gebruik van maakt. Maar dat je er zo vaak mee bezig bent, maakt het juist ook zo belangrijk dat je zelf het initiatief neemt om er slim mee om te gaan – want er valt vaak veel tijd te besparen!

Begin met het bewust bepalen van jouw e-mail werkwijze:

• Wanneer bekijk je mail?
• Wanneer beantwoord je mail?
• Hoe vaak bekijk je mail?
• Hoe bepaal je wat je met een mail moet doen?

Door je mail niet standaard open te hebben staan en direct te reageren op alles, kun je je op die momenten focussen op alle andere dingen die je te doen hebt – je werk in het algemeen. 

Eigenlijk is het bizar dat ons nooit geleerd wordt hoe we het beste om kunnen gaan met e-mail, als je kijkt hoe vaak en veel de gemiddelde persoon er gebruik van maakt.

Kun je hulp gebruiken bij het toepassen van een slimme e-mail werkwijze? Bekijk dan ook eens mijn online cursus De Altijd Opgeruimde Mailbox, waarin ik je help om je mailbox grondig op te ruimen en waar je een werkwijze leert om ‘m ook altijd opgeruimd te houden!

Dit waren de tips! Zorg ervoor dat je bewust een keuze maakt bij elke e-mail die je ontvangt, dat je mailbox niet bepaalt wat je doet op een dag en je er niet afhankelijk van bent, en dat je bewust een e-mail werkwijze voor jezelf bepaalt.

Is jouw mailbox een rotzooi en kun je wel wat hulp gebruiken bij het opruimen en organiseren ervan? Dan heb ik nog iets voor je:

Meld je aan voor mijn e-mails en ontvang gratis PDF stappenplan voor een lege inbox!

Loopt jouw mailbox over? Besteed je veel te veel tijd aan e-mail? Ervaar je stress van e-mail? Met het Stappenplan voor een lege inbox ga je snel en efficiënt je inbox verwerken! Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daarbij gratis het PDF stappenplan:

Kun jij hulp gebruiken bij het efficiënt omgaan met e-mail?

Mevrouw Structuur helpt jou graag! Dit zijn de populairste mogelijkheden om aan de slag te gaan met efficiënt omgaan met e-mail met mijn ondersteuning: