Email etiquette: mijn tips voor goed én tijdbesparend e-mailen

Heb je een kantoorbaan, dan maakt e-mail onvermijdelijk deel uit van je werkdag. Terwijl het toch echt geen onderdeel van je functieomschrijving uitmaakt: je bent waarschijnlijk niet aangenomen om ‘e-mail te beantwoorden’. Maar je ontkomt er niet aan en misschien vraag je je af HOE je dat goed aanpakt. Wat is wel en niet gepast? In deze blog deel ik mijn email etiquette tips: hoe reageer je op een juiste (maar slimme) manier op emails? Want je hebt nog meer te doen dan e-mailen, toch?! ;-)

De basis van email etiquette

Heb je altijd een baan gehad die niet op kantoor was en waar e-mail (bijna) geen rol speelde? Dan fris ik je graag even op met wat basistermen die je tegenkomt als je wél fanatiek gaat e-mailen, en bijbehorende email tips.

Naar wie stuur je de email?

Je kunt ontvangers selecteren in het Aan, CC en BCC veld. Ik leg je even uit wat deze zijn:

• Aan: De persoon of personen naar wie je de e-mail stuurt. Stel je vragen in je mail, dan stuur je hem het liefst aan één of slecht een paar personen, om discussies per mail te voorkomen. Stuur je iets ter informatie, zoals notulen of een presentatie, kun je dat natuurlijk wel naar iedereen voor wie dit relevant is doen.
• CC: Een afkorting voor Carbon Copy. Mag je vergeten, maar dit betekent: “voor jou is het handig om een kopietje van deze mail te hebben”. Oftewel: hier voeg je personen toe die je wilt informeren over de mail die je hebt gestuurd. De email etiquette is: Van deze personen verwacht je niet dat ze reageren of andere actie ondernemen na het ontvangen van de e-mail, het is puur ter info. Voeg hier ook alleen de personen toe die ECHT op de hoogte moeten zijn, want iedereen naar wie je de mail stuurt bezorg je wat werk in de vorm van een e-mail moeten lezen en verwerken.
• BCC: Dit is de Blind Carbon Copy. Hiermee kan je ook een kopietje naar iemand sturen net als bij de CC, maar het verschil is dat de niemand kan zien wie je in de BCC zet. Wil je dus een collega op de hoogte brengen van de mail die je stuurt, zonder dat de cliënt of klant dit weet, kan je hem of haar in de BCC toevoegen.

Hoe beantwoord je een email?

Als je zelf een e-mail hebt ontvangen heb je twee manieren om de e-mail te beantwoorden:

• Beantwoorden: Dit betekent dat je antwoord alleen wordt verstuurd naar degene die de mail heeft gestuurd, en NIET naar andere ontvangers (ongeacht of ze nou bij ‘Aan’ of ‘CC’ staan). Dit is handig als bijvoorbeeld je leidinggevende vraagt om bepaalde gegevens van elke collega, en die gegevens hoef je niet naar alle andere collega’s te sturen. Dan kun je dus gewoon beantwoorden naar alleen je leidinggevende.
• Allen beantwoorden: Dit betekent dat je antwoord wordt verstuurd naar degene van wie je de mail hebt ontvangen én iedereen die verder bij ‘Aan’ of ‘CC’ is toegevoegd. Dit is het meest handig als je een mailwisseling hebt met meerdere mensen, want dan is iedereen altijd op de hoogte van de stand van zaken. Voordat je een antwoord stuurt kun je nog aanpassen wie precies de mail terug ontvangt. Zo kun je personen eruit halen voor wie jouw reactie niet (meer) interessant is om overbodig mailverkeer te voorkomen.

Waarom stuur je een e-mail?

Voordat je een e-mail stuurt is het belangrijk om na te denken over waarom je de mail stuurt. Wat verwacht je precies van de ontvanger? Geef dit vervolgens ook duidelijk aan in de e-mail, want dan is de kans dat je de reactie krijgt die je verwacht het grootst. Dit lijkt voor de hand liggend, maar miscommunicatie ligt bij e-mail op de loer omdat je geen context hebt zoals gezichtsuitdrukkingen of anderen non-verbale communicatie. Zet er bijvoorbeeld in:

• ‘Ter info’ als je geen reactie verwacht maar iemand slechts op de hoogte brengt van iets
• De concrete vragen waarop je antwoord verwacht (eventueel in bullets bovenaan als de rest van je mail lang is)
• Als je een afspraak wilt plannen, doe gelijk een aantal suggesties voor data en tijdstippen, zodat je hier niet over heen en weer hoeft te mailen maar de ontvanger gelijk één van de opties kan kiezen.
• Verwacht je binnen een bepaalde tijd een reactie, benoem dan ook de ‘deadline’.

Kun je niet duidelijk benoemen wat je verwacht van de ander? Krab jezelf even achter de oren en vraag je kritisch af of je de mail wel moet sturen ;-).

Waar je email niet voor moet gebruiken: 3 tips

E-mail is super handig om snel informatie en praktische communicatie met elkaar te hebben, zonder dat je op hetzelfde moment daar tijd voor moet hebben zoals bij een telefoongesprek. Maar dat betekent niet dat e-mail voor álles wat je kunt communiceren even handig is. Voordat je een e-mail stuurt, is het daarom goed om je af te vragen of e-mail het meest handige communicatiemiddel is. Ik deel 3 tips voor wanneer je géén email moet gebruiken:

Email is nóóit urgent

E-mail is asynchroon, wat betekent: op het moment dat jij met e-mail bezig bent, hoeft de ander dat niet te zijn. Wellicht is de ander op vakantie, heeft hij of zij veel afspraken of is diegene gewoon zo gefocust bezig dat de mailbox uit staat. Het heeft dan ook geen zin om te verwachten dat je binnen een paar uur een reactie krijgt per mail.

Op veel plekken zul je lezen dat je volgens de email etiquette kunt uitgaan van een reactietijd van 24 of 48 uur, maar dat vind ik eerlijk gezegd nog snel. Want als je parttime werkt en wel eens een dag vol afspraken hebt, is 48 uur snel voorbij. Ik zou daarom aanhouden: stuur een e-mail als het oké is dat iemand pas na 4-7 dagen reageert. Heb je per se eerder een reactie nodig? Kies dan een ander communicatiemiddel, zoals een telefoontje of chat.

Dit is ook de reden waarom telefoon naast e-mail erg belangrijk en nodig blijft: bij een telefoongesprek heb je iemand gelijk aan de lijn, en kan diegene jou gelijk antwoorden. Bij e-mail is dat altijd maar afwachten.

Email is niet geschikt om besluiten te nemen of te discussiëren

Als je een mail met inhoudelijke vragen naar 6 mensen stuurt, van wie je allemaal verwacht dat ze een mening of inhoudelijke reactie terug kúnnen geven – dan moet je die e-mail eigenlijk niet sturen. Want als je inhoudelijke vragen mailt naar een hele groep die een mening of informatie kan geven, dan krijg je al snel een ‘email ketting’: een lange reeks e-mails van heel veel mensen die heel veel mensen mailen. Dat kost van al die mensen heel veel tijd, want een e-mail schrijven kost meer tijd dan erover kletsen. Daarnaast ligt miscommunicatie op de loer omdat je geen nuance kunt aanbrengen in een e-mail, én duurt het lang als je steeds op een reactie van veel mensen moet wachten. Of je bent er met z’n vijven uit en nummer 6 heeft nog een andere mening.

Volg de volgende email etiquette: Wil je inhoudelijk dingen bespreken of besluiten nemen met 4+ personen, plan dan áltijd een (digitale) afspraak. Al is het maar dat jullie 10 minuten met elkaar videobellen. Dat bespaart vaak zó veel e-mailtijd.

Email is niet geschikt om emoties te delen

E-mail is super handig om praktische informatie te delen, maar totáál niet geschikt om emoties te delen. Die kun je immers niet kwijt in een paar korte woorden, en wie heeft tijd om tijdens z’n werkdag een boekwerk te lezen?!

Stop daarom áltijd met mailen als je merkt dat je geïrriteerd of gefrustreerd bent, want in een mail kun je geen nuance kwijt en het komt vaak extra bot en hard over. Gebruik ook geen email om ‘ruzies’ uit te vechten of discussies te voeren, om precies dezelfde reden.

Bel dan iemand op of plan een afspraak met ze in, of wacht tenminste tot je morgen misschien wat gekalmeerd bent.

Kan het écht niet wachten en moet het écht per e-mail? Gebruik dan ChatGPT om je mail vriendelijker te formuleren.

Nog meer tips voor een goede email etiquette

Email etiquette tip 1: Gebruik duidelijke onderwerpregels

Bij elke e-mail kun je werken met een onderwerp – maak daar slim en nuttig gebruik van! De allerslechtste onderwerpregel van een e-mail is ‘Vraagje’. Oké, misschien niet, want je weet wel gelijk dat er een antwoord van je verwacht wordt. Maar je weet niet waar het over gaat, en als je de mail ooit wilt terugzoeken is dit onderwerp ook enorm nietszeggend.

Benoem in de onderwerpregel als het even kan wáár je e-mail over gaat én wat voor reactie je verwacht.

Email etiquette tip 2: Houd je email leesbaar

Waarschijnlijk ben je dit blogartikel niet woord voor woord aan het lezen. Ha – betrapt – of niet soms?! Of je hebt ’t al even snel gescand, en besloten dat het wel de moeite waard was om te lezen, en tóen ben je het helemaal gaan lezen. De meeste lange teksten worden gescand en dat geldt ook voor lange emails die je stuurt. Mijn email tips voor de leesbaarheid:

• Formuleer alles zo kort mogelijk
• Gebruik koppen waar mogelijk
• Gebruik bullets waar mogelijk (net zoals deze opsomming!)
• Maak de belangrijkste dingen dikgedrukt
• Zorg dat de actie die je verwacht het meest opvalt

Hoe makkelijker je het voor de ontvanger maakt om te reageren, hoe groter de kans dat je (snel) een reactie krijgt.

Email etiquette tip 3: Wees beleefd

Ik heb de neiging om in een e-mail altijd snel over te gaan naar het punt, want ik ben super resultaatgericht en wil iemands tijd vaak zo effectief mogelijk gebruiken – ook als het gaat om de tijd die ze in hun mailbox spenderen. Maar dat komt soms erg hard over. Ik kreeg van mijn baas dan ook ooit de feedback dat ik best wat tijd mocht nemen om iemand juist even persoonlijk te benaderen. En helemaal terecht natuurlijk, want dat is hoe je een band opbouwt of versterkt.

Bij klanten probeer ik daarom altijd even te vragen hoe het gaat of hoe hun vakantie was, of kort (in 1 zin) iets persoonlijks te delen. Ik houd dit wel beknopt, want echt bijkletsen kan beter voorafgaand aan een fysieke of digitale afspraak. Ook dit hoort bij een goede email etiquette.

Vind je dit net als ik wel eens lastig? Tegenwoordig kun je prima ChatGPT gebruiken om je wat inspiratie te geven ;-).

Email etiquette tip 4: Gebruik out of office als je er niet bent

Een out of office bericht is een automatisch mailtje wat teruggestuurd wordt naar iemand om te laten weten dat jij je mail op dit moment even niet kan beantwoorden. Bijvoorbeeld omdat je op vakantie bent. Belangrijk om deze altijd in te stellen, zodat je de verwachting van de ander bijstelt en diegene weet dat je niet snel gaat reageren.

Extra tip: Heb een werkwijze voor het verwerken van emails

Als je jouw emailprogramma de hele dag open hebt staan, meldingen krijgt van elke nieuwe mail en dan gelijk gaat kijken, dan ben je waarschijnlijk vaak afgeleid van de andere taken die je moet doen. En als je niet altijd gelijk reageert, dan voegt het helemaal niets toe om elke mail gelijk te bekijken als ‘ie binnenkomt – het kost alleen maar tijd. Sluit daarom je mailprogramma af als je concentratie nodig hebt voor andere taken, en heb een slimme werkwijze om je mail snel en makkelijk te verwerken als je hem weer opent. In deze blog deel ik mijn tips voor het organiseren van je mailbox. In mijn online cursus De Altijd Opgeruimde Mailbox ga ik daar nog veel verder op in: hier leer je hoe je die mailbox kunt opruimen, maar ook met welke werkwijze het makkelijk is om je mail opgeruimd te houden en zo min mogelijk tijd kwijt te zijn aan e-mail.

Dat waren mijn tips voor je email etiquette!

Hopelijk kun je dankzij deze email tips lekker aan de slag met effectief, goed en slim e-mailen. Goed omgaan met e-mail zodat je de verwachtingen van je baas en je klanten nakomt, maar ook niet onnodig tijd kwijt zijn aan email waardoor je niet meer aan je belangrijkere werk taken toe komt.

Wil je jouw inbox snel en goed leegmaken? Meld je aan voor mijn e-mails en ik stuur je gratis mijn checklist voor een lege inbox toe:

Meld je aan voor mijn e-mails en ontvang gratis PDF stappenplan voor een lege inbox!

Loopt jouw mailbox over? Besteed je veel te veel tijd aan e-mail? Ervaar je stress van e-mail? Met het Stappenplan voor een lege inbox ga je snel en efficiënt je inbox verwerken! Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daarbij gratis het PDF stappenplan: