Notities app? 5 apps voor je laptop én telefoon (incl. voor + nadelen)

Wil jij aan de slag met een notities app, maar weet je niet goed welke app handig is voor jou? In deze blog vergelijk ik verschillende notitie apps met je, zodat jij kunt bepalen welke het beste bij jou past en je kunt bepalen met welke app je gaat werken. Als Mevrouw Structuur geef ik workshops over structuur aanbrengen in planning, documenten en notities; en geef ik dus regelmatig advies over welke notitie app bruikbaar is. Ik deel hier de apps die ik het vaakst adviseer óf waar ik persoonlijk heel enthousiast over ben.

Waarom een notities app gebruiken?

Ik ben groot voorstander van het gebruik van een notitie app. Sterker nog, ik snap niet dat er mensen zijn die ze niet gebruiken. Ze zijn zó handig. Op mijn baan in loondienst heb ik volgens mij zo’n beetje elke collega er fan van gemaakt en is het inmiddels onderdeel van het inwerkprogramma. In mijn blog met tips over het maken van online notities deel ik waarom aantekeningen maken zo belangrijk is. Maar als je interesse hebt in een notitie app, ga ik er even vanuit dat je aantekeningen wilt maken, maar zoekt waarin je dat kan doen.

Twijfel je nog tussen het gebruik van een notitie app, of een notitieboek, of bijvoorbeeld Word? Laat me dan even de voordelen van een notitie app met je delen:

Waarom een notities app t.o.v. in een papieren notitieboek?

Waarom zou je niet gewoon notities maken in een notitieboek? Nou, hierom:

• Online notitie apps hebben eigenlijk altijd een zoekfunctie. En die is je grote vriend. Op papier moet je bladeren, en als je werkt met losse blaadjes raakt er ook nog wel eens wat kwijt. De zoekfunctie is betrouwbaar en zorgt dat je ook in een chaos nog kan vinden wat je wilt.
• Online notities kun je organiseren, aanpassen en verplaatsen. Ze zijn een stuk flexibeler. Je kunt notities die bij elkaar horen in een mapje zetten, je kunt later nog iets toevoegen of toch verwijderen. Je kunt ze eerst op plek A maken en dan naar plek B verplaatsen. Maar heb je op papier eenmaal iets in een notitieboek geschreven, gaat dat niet zo makkelijk naar een ander boekje. En is de pagina vol, dan wordt het toch een beetje een gedoe om er nog van alles bij te schrijven.

Waarom een notities app t.o.v. een Word document?

Gebruik je nu Word om van alles in op te schrijven, dan vraag je je misschien af: maar waarom zou ik dat in een notitie app doen? En in sommige gevallen is Word ook heel handig. Als je het bijvoorbeeld met een bepaalde opmaak wilt kunnen printen of als mooie PDF naar een klant sturen. Word is heel geschikt voor belangrijke bestanden en bestanden die je wilt delen met anderen. Maar voor veel snelle aantekeningen raad ik een notitie app aan, want:

• Notitie apps zijn vaak sneller. Je notities zitten namelijk in één programma en je kunt makkelijk switchen tussen je notities; een ander Word document openen kost meer tijd, waardoor je minder snel ‘even’ rondkijkt. Ook wanneer je zoekt naar een document, zonder duidelijke naam, moet je alles openen om te kijken of je het juiste hebt. Dit gaat sneller in notitie apps.
• Notitie apps synchroniseren gelijk. Een Word document moet je altijd bewust opslaan op een plek voordat je zeker weet dat je het niet kwijtraakt. Een notitie staat automatisch in een standaard mapje opgeslagen, vanaf het eerste woord dat je typt. Handig als je even snel met een telefoongesprek wilt meetypen.
• Notitie apps zijn geschikt voor vluchtige notities. Even aantekeningen maken, maar 2 uur later zie je dat je het niet meer nodig hebt? Hop, weg met die notitie. Terwijl dat Word document al afgesloten en vergeten is, op de berg met 10000 andere documenten waar je geen overzicht meer in hebt.

De populairste en mijn favoriete notitie apps en hun voor- en nadelen

Ik hoop dat ik je overtuigd heb van de waarde van notitie apps! Hieronder ga ik namelijk een aantal hele populaire notitie apps én mijn favoriete notitie apps met je delen, inclusief hun voor- en nadelen. Zo kun je zelf bepalen welke notitie app het beste bij jou past.

Wel wil ik je nog één ding meegeven: het kiezen van de allerbeste notitie app gaat er niet voor zorgen dat jij op een fijne, nuttige, productieve en gestructureerde manier aantekeningen maakt en die notities ook weer gebruikt. Dat gaat komen doordat je een slimme werkwijze hebt zodra je jouw notitie app gebruikt. Zoek dus niet per se naar de perfecte app, maar kies een app die aan je belangrijkste voorwaarden voldoet en focus je vervolgens op het hebben van een goede werkwijze in die app. In deze blog deel ik daarvoor mijn tips. In mijn 1-op-1 structuur workshops kan ik eventueel meedenken met een werkwijze op maat voor jou.

Goed, tijd voor de notitie apps!

Populaire notitie app: Evernote

Evernote is al héél erg lang een populaire notitie app. Ik downloadde de app voor het eerst in 2011 (!). Toen wist ik nog niet zo goed wat ik ermee aan moest, maar jaren later heb ik Evernote intensief gebruikt en ben ik er groot fan van geweest. Nog steeds is het een erg handige notitie app, maar ik zou hem niet meer áltijd aanraden. Ik zou Evernote je wél aanraden als:

• Je digitaal niet de meest handige persoon bent en je op zoek bent naar een simpele, gebruiksvriendelijke notitie app die werkt op al je apparaten (Mac of Windows, telefoon, tablet, noem het maar op)
• Je vaak artikelen van het internet opslaat; de Web clipper van Evernote is supergoed in webpagina’s uitlezen en in je notitie app zetten. (Oké, alleen Readwise Reader vind ik beter werken, maar daar heb je wel een apart betaald abonnement voor nodig)
• Je heel erg veel afbeeldingen en PDF bestanden met tekst in jouw Evernote hebt staan. Met een betaald abonnement leest de zoekfunctie dit uit en andere apps doen dit niet standaard. Al verwacht ik dat veel apps daar in de komende periode snel beter in gaan worden dankzij alle ontwikkelingen op AI gebied.

Er zijn echter 2 redenen waarom ik nu minder fan ben van Evernote dan voorheen. De eerste is dat de app bij mij wat langzamer werd in de laatste periode dat ik hem gebruikte (zo rond 2022 als ik het me goed herinner) – maar ik heb dan ook een hoge standaard van hoe snel een programma moet werken. De tweede is dat je in Evernote sinds eind 2023 slechts 50 notities gratis mag maken, en daarna moet je een betaald abonnement nemen. En dat is gewoon bij heel veel andere notitie apps niet zo. Ik zou Evernote daarom niet aanraden als:

• Je niet het budget hebt om te betalen voor een notitie app.
• Je een super snelle app wilt.

Wil je meer weten over Evernote? In deze blog deel ik wanneer ik je Evernote wel en niet aanraad sinds de switch naar een verplicht abonnement vanaf 50+ notities. In deze blog lees je mijn review over Evernote. Deze is wat verouderd; alle info over de functies klopt nog, maar de prijs en wat je kan binnen de gratis versie is aan een update toe ;-).

Populaire notitie app: OneNote

OneNote is de standaard notitie app van Microsoft. Ik heb OneNote zelf nooit intensief gebruikt, maar hij is erg vergelijkbaar met Evernote en het is gewoon een hele prima app. Ik weet aardig goed wat de functionaliteiten zijn en heb tijdens mijn 1-op-1 workshops al vaak genoeg iemand mogen helpen met structuur aanbrengen in OneNote. Een grote reden om voor OneNote te kiezen is dat je misschien ook alle andere programma’s van Microsoft Office al gebruikt – en OneNote sluit daar dan goed op aan. Ik zou je OneNote dan ook aanraden als:

• Je digitaal niet de meest handige persoon bent, je op zoek bent naar een simpele app en je al bekend bent met de programma’s van Microsoft Office. En je mogelijk ook al een Office365 abonnement hebt.
• Je graag wilt schrijven/tekenen in je notitie app. (Je gebruikt bijvoorbeeld regelmatig een tablet.) OneNote werkt hier erg goed voor.
• Je een gratis app wilt. Hij is inbegrepen in je Office abonnement als je dat al hebt, maar ook gratis werkt ‘ie. Je bent dan alleen beperkt qua opslag tot dat van je gratis OneDrive account. Je kan dan prima veel tekstnotities maken, maar niet eindeloos afbeeldingen en PDF bestanden erin opslaan.

Ik zou je OneNote niet aanraden als:

• Je zoekt naar een notitie app die je helemaal kunt aanpassen naar je eigen voorkeuren. Je zit ‘vast’ in de Microsoft omgeving en soms beperkte of ietwat onhandige mogelijkheden.
• Je geen Microsoft account hebt of wilt maken.

Wil je meer weten over OneNote? Hier lees je mijn blog met een uitgebreide uitleg over OneNote, mijn tips en een template.

Populaire notitie app: Apple Notities

Ik gebruik Apple Notities sinds ik in 2011 mijn eerste Apple apparaat kreeg (een iPod Touch, wie kent dat nog?!). Nooit als notitie app op ‘alles’ in op te slaan, maar al-tijd langs de zijlijn om even snel iets in kwijt te kunnen. Want dat is gelijk de grootste kracht van deze app: hij werkt altijd supersnel. En dat is heel fijn als je even snel iets uit je hoofd wil halen! Ik raad je Apple Notities aan als:

• Je op zoek bent naar een simpele, gebruiksvriendelijke notitie app zonder al te veel poespas.
• Je op zoek bent naar de meest snelle notitie app. Deze wint het bij mij altijd.
• Je een gratis app wilt. Deze is gewoon gratis en heeft geen betaalde versie.

En het is niet zo handig om Apple Notities te gebruiken als:

• Je de app ook wilt kunnen openen op niet-Apple apparaten (bijv. Windows of Android). Er is alleen een app voor Apple apparaten.
• Je op zoek bent veel opmaakmogelijkheden. Er is best wat mogelijk tegenwoordig, maar het blijft beperkt en is niet de kracht van de app.

Wil je meer weten over Apple Notities? Hier lees je mijn blog met een review, tips en uitleg waarom ik fan ben.

Alleskunner notitie app voor wat meer gevorderden: Notion

Ik kan en wil Notion niet buiten deze lijst laten, al zou ik Notion niet aanraden als je echt alleen op zoek bent naar een notitie app. Je kan namelijk veel en veel meer met deze app. En dat is een kracht en een zwakte. Je kunt er namelijk ook in plannen, projectmanagement doen, tabellen en overzichten maken met de databases en nog veel meer. Zo kan Notion ook je taken app zijn, je urenregistratie app, en nog veel meer tools vervangen. Maar je moet wel weten hoe dat werkt én je moet het allemaal zelf in elkaar ‘knutselen’, wat tijd kost.

Ik raad je Notion dan ook aan als:

• Je digitaal handig bent en veel vrijheid wilt om je app in te richten zoals jij dat wilt.
• Je niet alleen op zoek bent naar een notitie app, maar naar een app om je hele werk/bedrijf/leven te “managen”.
• Je veel data hebt om te organiseren en dat slim aan wilt pakken. Hiervoor heeft Notion een fantastische database functionaliteit.

Maar ik raad je Notion af als:

• Je snel wilt starten met gewoon notities maken, zonder allerlei poespas. Notion is geen makkelijke app om mee te beginnen.
• Je een wat oudere/langzamere computer of telefoon hebt. Mijn ervaring is dat Notion dan niet het snelste programma is, zeker als je het heel intensief gaat gebruiken.

Wil je meer weten over Notion? Hier lees je mijn blog met een uitgebreidere uitleg, mijn review en hoe je kunt bepalen of het iets voor jou is.

Mijn favoriete app (maar wel voor gevorderden): Obsidian

Ik gebruik zelf momenteel Obsidian heel erg veel (wel samen met Notion en Apple Notes – maar van alles combineren zou ik je zeker niet per se aanraden ;-) ). Obsidian zou ik ook niet aan iedereen aanraden – sterker nog, meestal niet. Ik ben enorm enthousiast en tevreden over de functionaliteiten en daarom dat ik hem graag gebruik, maar je moet er wel een beetje digitaal handig mee zijn én het heeft een leercurve want om er snel mee te werken moet je een boel sneltoetsen / opmaaktoetsen kennen.

Ik raad je Obsidian aan als:

• Je op zoek bent naar een app die supersnel werkt met sneltoetsen, en die je met behulp van plugins helemaal naar eigen smaak kan ‘inrichten’.
• Je veel verschillende notities wilt maken die je gemakkelijk aan elkaar wilt linken. Obsidian werkt fantastisch met links naar notities, wat handig is als je bijvoorbeeld bezig bent met PKM/een second brain.
• Je notities gratis, volledig in eigen beheer wilt. Obsidian maakt markdown bestanden op je eigen computer aan en daardoor zitten je notities niet ‘vast’ in de app.

Ik raad je Obsidian af als:

• Je digitaal niet heel handig bent en/of niet graag werkt met sneltoetsen.
• Je aantekeningen heel erg veel afbeeldingen, PDF’s en tabellen bevatten. Obsidian is in basis vooral gericht op tekst.
• Je ook veel notities op je telefoon maakt. Synchroniseren is wat omslachtig (of betaald) en op je telefoon werkt de app niet snel.

Wil je meer weten over Obsidian? Lees mijn blog met een review en uitleg om te bepalen of het iets voor jou is.

Andere notitie apps die je kunt overwegen

De bovenstaande apps zijn de apps waar ik het ‘t vaakste over heb met mijn klanten, het meeste online over lees óf zelf het grootste fan van ben. Maar er zijn natuurlijk nog veel meer notitie apps. Een aantal andere noemenswaardige apps:

• Google Keep: De gratis notitie app van Google. Handig voor simpele aantekeningen, maar beperkte functionaliteiten – daarom ben ik iets minder fan.
• Goodnotes: Notities ‘tekenen’ op je iPad/tablet. Handig als je graag schrijft maar het ook digitaal wilt; niet handig als je wilt typen of je notities achteraf wilt kunnen doorzoeken.

Starten met een notitie app

Ik hoop dat je door de bovenstaande vergelijking een hoop wijzer bent geworden over welke notitie app interessant kan zijn voor jou! Lees vooral ook de losse blogs over de notitie app(s) waar je geïnteresseerd in bent, want daar ga ik er nog veel dieper op in.

Kies vooral de app die je aanspreekt en ga van start! Gebruik ‘m minimaal een maand en reflecteer dan eens over of je er tevreden over bent. Gebruik ook mijn tips voor een handige werkwijze in de app.

Verder heb ik nog iets voor je als je van start gaat met een notitie app:

Heb je behoefte aan meer persoonlijk advies voor hoe je slim omgaat met alle notities die je bijvoorbeeld tijdens vergaderingen maakt, dan kan ik je wellicht ondersteunen met 1-op-1 advies. Plan gerust een kennismaking als je hier interesse in hebt.