Microsoft OneNote notities: een uitleg, mijn tips én een template

Je bureau ligt vol met post its en halfgevulde notitieboekjes met aantekeningen, en er staan tientallen Word en kladblok bestanden op je laptop die ‘Document1’ of ‘Meeting 6 juni’ heten met daarin allemaal 3 zinnen. Hoe fijn zou het zijn om al dit soort niet super concrete aantekeningen overzichtelijk op één plek te hebben? Dat kan als je notities maakt in Microsoft OneNote! In deze blog deel ik wat OneNote is, wat de voor- en nadelen zijn, en waarvoor het super handig is om te gebruiken. Zo kun je bepalen of het jou kan helpen om meer overzicht, rust en structuur in je werkdag aan te brengen!

Wat is Microsoft OneNote?

Microsoft OneNote is de notities of aantekeningen app van je Microsoft Office pakket. Het is een digitaal notitieboek waarin je aantekeningen kunt maken net zoals in een fysiek notitieboek, maar dan dus online. Dat heeft een aantal belangrijke voordelen:

• Je kunt aantekeningen organiseren zoals je wilt, maar het zit in één app. Geen 5 notitieboeken en 36 post its meer nodig.
• Je kunt de zoekfunctie gebruiken om bepaalde notities snel terug te vinden. In plaats van alles doorbladeren naar die ene aantekeningen.
• Je kunt ook gelijk afbeeldingen of PDF’s opslaan in een notitie indien nodig.

Microsoft OneNote is ook iets anders dan Microsoft Word. Word is bedoeld om echt documenten te maken die je kunt afdrukken of versturen naar anderen. En wat mij betreft is Word totáál niet handig om ‘even snel’ iets te noteren. OneNote is vooral persoonlijk en juist gemaakt om snel en gemakkelijk dingen te kunnen noteren. Ook ten opzichte van Word heeft het een aantal belangrijke voordelen:

• Notities zijn automatisch opgeslagen. Niet meer per ongeluk op ‘Niet opslaan’ klikken als je het document afsluit. Of je voortgang kwijt zijn als je laptop uitvalt.
• Je kunt aantekeningen die je niet meer nodig hebt snel verwijderen. Doorkrassen is niet nodig, en een notitie is ook snel weg als je alleen maar hebt getypt ‘Aantekeningen vergadering 25 september’ en vervolgens geen aantekeningen hebt gemaakt. In plaats van dat dit het enige is wat bovenaan die mooie lege pagina in je notitieboek staat.
• Je kunt met de zoekfunctie snel een notitie vinden en openen. Niet eerst heel Word opstarten om er tot 3x toe achter te komen dat je een ander bestand hebt geopend dan je eigenlijk zocht.

Microsoft OneNote is gratis te installeren en te gebruiken. Maar heb je een betaald Microsoft Office 365 abonnement (wat véél werknemers tegenwoordig hebben) – dan kun je die opslag gebruiken voor je Microsoft notities. Zonder dit abonnement moet je het doen met de opslag van een gratis OneDrive account.

Mijn review van OneNote: de voor- en nadelen

OneNote is één van de veel notitie apps die je kunt gebruiken. Hieronder leg ik uit wat ik de voordelen en nadelen van Microsoft OneNote vind.

Wat ik goed vind aan OneNote

Ik geef als Mevrouw Structuur advies aan ondernemers en werknemers hoe ze structuur kunnen aanbrengen in hun werkdag. Daarbij help ik ze ook zeer regelmatig met OneNote aan de slag gaan. Een belangrijke reden hiervoor is dat OneNote onderdeel is van Microsoft Office. Dat betekent dat de stijl en indeling van het programma lijken op dat wat veel mensen kennen van de andere programma’s zoals Outlook, Word of Powerpoint. Ook kun je erbij met het Office account wat je vaak al hebt van je werk, en ‘praat’ OneNote met bijvoorbeeld de taken app Microsoft To Do of Microsoft Outlook indien nodig.

Een andere reden dat ik vaak OneNote aanraad, is omdat het gewoon een simpele, goede notitie app is. De meeste mensen hebben écht niet meer nodig dan een plek om snel iets op te kunnen schrijven (of ja, typen). En daarvoor volstaat OneNote echt helemaal prima. Het is wat mij betreft dan wel belangrijk om een werkwijze te hebben om overzicht in je notities te houden – anders kan je digitale kladblok net zo’n rommel worden als een bureau vol post its en briefjes.

Twee laatste voordelen die OneNote onderscheiden van sommige andere notitie apps, is dat het gratis is, en dat je veel mogelijkheden hebt om te typen waar je wilt óf te schrijven met een digitale pen op bijvoorbeeld een iPad. Hieronder zie je een voorbeeld van een notitie waar overal wat geschreven wordt. Als jij je in Word vaak beperkt wordt door de vaste regels, dan kun je dit waarschijnlijk waarderen. Het maakt dat het meer lijkt op een papieren notitieboek, waar je natuurlijk ook overal waar je wilt kunt schrijven.

En hieronder zie je een voorbeeld van een notitie waarbij er met een digitale pen geschreven is. Als jij altijd een tablet met een digitale pen (zoals Apple Pencil) bij je hebt, dan werkt dat heel lekker met OneNote.

Wat ik minder goed vind aan OneNote

Dan de andere kant: wat vind ik minder goed aan OneNote? Hieronder noem ik een aantal dingen die je als nadeel kan zien. Het één vind je misschien wel belangrijk, en het ander helemaal niet.

OneNote is gratis, maar je bent wel beperkt tot de ruimte die je gratis OneDrive account biedt. Nou kom je daar prima mee uit als je geen spannende notities maakt en vooral veel tekst erin zet, maar ga je écht veel erin zetten, of veel PDF’s, afbeeldingen of met een digitale pen geschreven tekst, kan je op een gegeven moment ruimte tekort hebben. Dan heb je een Office abonnement nodig. Dat kan al vanaf € 69,99 per jaar, maar dan betaal je ook voor bijvoorbeeld Word en Excel, wat je misschien niet gebruikt (of al een keer als eenmalig gekocht hebt).

Verder is OneNote niet het állerbeste in het doorzoeken van PDFs en afbeeldingen. Daarin is Evernote gewoon het allerbeste, omdat die ook zoekt in de teksten in je PDF bestanden en op je afbeeldingen. Ook werkt de Evernote Web clipper heel erg goed.

Gebruik je OneNote met je Microsoft Office account van je werk, dan kun je het misschien als nadeel zien dat al je notities daar staan. Als je ook persoonlijke notities maakt staan die gekoppeld aan je werk account, ook als je van baan wisselt.

Tegelijkertijd kan dit laatste punt trouwens ook een voordeel zijn: als je notities maakt van je werk vind de IT afdeling het misschien fijn voor de veiligheid dat jij dit doet binnen de Microsoft Office omgeving, waar ze de veiligheid goed van in de gaten houden, dan in een of andere app die je IT’er niet (goed) kent. Vooral als je werkt met gevoelige gegevens!

Wat voor notities kun je maken in Microsoft OneNote?

Denk jij dat Microsoft OneNote interessant voor je kan zijn, maar vraag je je af wat voor aantekeningen je dan in hemelsnaam in OneNote kunt gaan maken? Ik geef je wat ideeën:

• Aantekeningen van afspraken. Hiervoor vind ik OneNote ideaal. Even snel opschrijven wat er besproken is en wat je niet wilt vergeten, wat er afgesproken is, wat iemand aan jou beloofd heeft of jij aan iemand anders, wat je moet doen ná de afspraak… Dan hoeft het allemaal niet in je hoofd.
• Wat je geleerd hebt van een workshop, cursus of webinar. Als je opschrijft wat er zo interessant of leerzaam was, onthoud je het beter én kun je later gemakkelijk nog eens terugzoeken wat er precies gezegd werd om je geheugen weer even op te frissen, zonder dat je het webinar opnieuw hoeft te luisteren of het notitieboek hoeft terug te zoeken.
• Concept mails. Ik sluit mijn mailbox graag af als ik gefocust aan een taak bezig ben. Maar soms is de taak om een e-mail te schrijven. Dat doe ik dan ook graag in een notitie app, zodat ik pas mijn mailprogramma hoef te openen als de mail klaarstaat (en dán pas afgeleid kan worden door nieuwe e-mails, in plaats van daarvoor).
• Checklists. Wat moet je niet vergeten om in elke presentatie te zetten? Welke dingen doe jij om een afspraak goed voor te bereiden? Wat zijn de stappen om te zetten als er een nieuwe klant of cliënt start? Veel weet je waarschijnlijk wel, maar een checklist kan handig zijn als geheugensteuntje, om te checken of je niets vergeet. Of om gewoon te kunnen volgen als je even niet meer zo scherp bent.

OneNote templates: dit is mijn mening

In Microsoft OneNote kun je werken met templates. Een template klinkt altijd heel erg interessant en leuk. Toch denk ik dat je meestal geen spannend template nodig hebt. Vaak maak je notities alleen maar nodeloos groot of ‘mooi’ terwijl het niets doet voor de inhoud van de notitie. Ook kan het ervoor zorgen dat je alleen maar extra dingen gaat opschrijven die helemaal niet belangrijk zijn – waardoor het later weer meer werk is om even terug te lezen of te zoeken naar de belangrijke dingen.

OneNote templates kunnen wel handig zijn, als ze een geheugensteuntje zijn voor de belangrijke dingen die je altijd wilt opschrijven. Eigenlijk een soort checklist. Zo kan een template voor een vergadering bijvoorbeeld zoiets zijn:

OneNote vergadering template

• Wie aanwezig?
  • (hier schrijf je wie erbij zijn, zodat je weet wat voor te bereiden en met wie de aantekeningen besproken zijn)
• Agenda
  • (geheugensteuntje om te weten wat het doel is van de vergadering. Want waarom heb je anders een vergadering?)
• Aantekeningen
  • (dingen die je belangrijk vindt om later terug te kunnen lezen, bijvoorbeeld afspraken die zijn gemaakt)
• Opvolging
  • (wat moet je doen NA de vergadering?)

De tekst tussen haakjes laat je weg in het template, zodat je gewoon gelijk op de bullets kunt gaan typen. Spannender dan dit hoeft het wat mij betreft vaak niet te zijn.

Tips om Microsoft OneNote slim te gebruiken voor je notities

Ga je aan de slag met OneNote? Dan wil ik je nog een aantal tips meegeven om alles eruit te halen:

• In OneNote kun je werken met notitieblokken, secties en pagina’s. Een pagina is een notitie, met secties en notitieblokken kun je de boel organiseren. Ik raad je aan om daar ook even over na te denken hoe je dit slim indeelt, zo houd je je notities overzichtelijk en weet je waar je wel en niet nog wat mee wilt doen. (Hier kan ik je ook advies over geven tijdens een 1-op-1 online structuur workshop!)
• Wat OneNote onder andere zo waardevol maakt is de zoekfunctie. Als je een notitie maakt, houd dat in gedachte. Als jij de notitie later nog eens terug wilt vinden, waar zou je dan naar zoeken? Zet dat in de notitie. Denk ook over de titel na: wanneer is het voor jou duidelijk waar het precies over gaat? Zet dát dan in de titel.
• Wil je samenwerken aan notities? Dat kan ook als je met Office365 werkt. Je kunt dan een gezamenlijk notitieboek maken via jullie Teams, en die kan iedereen toevoegen aan zijn eigen OneNote programma.
• Heb je een Windows laptop met OneNote, en gebruik je Microsoft To Do voor je taken, dan kun je in OneNote ook gelijk taken maken. Dit doe je door in OneNote een vlaggetje toe te kennen aan een aantekening met of zonder datum, en de taak komt met of zonder datum in To Do te staan. (Helaas kan dit niet met een Macbook.)

Beginnen met Microsoft OneNote notities: zo doe je dat

Heb je nog geen notitie app en gebruik je wel de programma’s van Microsoft Office 365? Dan kan OneNote een hele handige notitie app voor je zijn! Ook als je geen Office 365 hebt maar wel gewend bent aan de Microsoft programma’s is het een prima notitie app.

Wil je met OneNote beginnen? Installeer het programma (als het niet al geïnstalleerd staat op je laptop) en ga notities maken, om te kijken of het je helpt om meer dingen uit je hoofd te halen, of om slimmer te werken dan met Word documentjes of papieren notitieboeken.

Als je OneNote hebt geopend en je weet niet waar te beginnen, begin dan simpelweg met een notitie waar je schrijft: Waar wil ik OneNote voor gebruiken? En schrijf minimaal 3 dingen op.

Kun je daarvoor meer inspiratie gebruiken, dan heb ik nog iets voor je. Meld je aan voor mijn e-mails en ik stuur je daarbij gratis mijn lijst van 75+ dingen waar je een notitie app voor kunt gebruiken. Dan kun je daar 3 dingen uitkiezen om in OneNote te gaan doen om effectiever te werken en meer rust te ervaren op je werk.

Kun jij meer hulp gebruiken bij het aanbrengen van structuur voor je werkdag op kantoor? Dan kan ik je verder helpen!

Ik kan je persoonlijk helpen met een 1-op-1 online structuur workshop. Tijdens een 1-op-1 online structuur workshop kijk ik mee in wat je nu doet en optimaliseren we jouw huidige structuur + werkwijze, zodat je meer overzicht, rust en focus hebt tijdens je werkdag op kantoor. Dit is de meest flexibele manier om met mij 1-op-1 samen te werken, want wat we precies doen is op maat en afhankelijk van waar jij behoefte aan hebt. We videobellen, jij deelt je scherm en we gaan samen aan de slag. We kunnen bijvoorbeeld samen Microsoft OneNote en Microsoft To Do inrichten zodat jij een systeem hebt voor je planning en notities. Dit doen we volledig op basis van jouw voorkeuren en we bepalen dan ook gelijk een werkwijze voor hoe je hiermee gaat werken, zodat je het gaat gebruiken én blijft gebruiken.

Gilbert de Nijs zegt over zo’n workshop:

Ik heb daarom onlangs de 1-op-1 online structuurworkshop gevolgd en ben er superblij mee. Linda luistert echt naar je en komt met duidelijke, praktische tips. Ze hielp me mijn oude gewoontes te doorbreken door inzicht te geven in mijn patronen en stelde acties voor die echt bij mij passen. We gebruikten eenvoudige software die ik al kende, wat resulteerde in een workflow die helemaal bij mij past. Het beste is dat ik, maanden na de workshop, nog steeds met deze methode werk, terwijl ik eerder vaak afhaakte. Ik kan deze workshop dan ook van harte aanbevelen aan iedereen die op zoek is naar meer structuur in zijn of haar werk.

Meer lezen over de workshop? Ga naar de pagina: